關于中學檔案管理安全措施的探討

呂愛國

摘 要：在最近幾年來，由于國家對于檔案管理的重視力度越來越大，相應的檔案管理安全性問題也逐漸得到了全社會的關注。中學檔案安全管理工作亦是如此。

關鍵詞：中學;檔案管理;安全管理措施

檔案已經成為一種重要的社會信息資源，逐步得到人們的關注。從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富;體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現象也頻頻發生。

同樣，學校將各種資料整理、歸檔、立卷，使得這些資料既可以為大眾服務，也可以使檔案得到科學合理的利用。根據這些資料，學校領導可以制定出科學合理的決策，促進學校的更好發展。因此，在學校教育管理工作中，做好檔案的安全性保管工作十分重要。

1 定期對管理人員進行培訓，提升檔案管理工作者素質和安全管理意識

根據現實狀況制定可行的建設計劃，強化服務意識，提高服務水平和檔案管理的安全性措施。有效推動檔案事業的發展，必須從根本上提高和改變檔案工作者專業能力、知識素養，改變錯誤的思想認識，充分認識到檔案管理的重要性和必要性。通過這樣的方式，才能做好管理工作，使檔案信息更好的為人所利用，創造出更大的價值。因此，檔案管理工作人員必須熟悉檔案，了解和研究利用者的需要，進行有效的宣傳。

1）加大法制宣傳力度，提高全體師生的安全應用檔案觀念。在我國《檔案法》和《保密法》已修訂得相當完善，學校應該加大安全應用檔案的宣傳，強化師生檔案管理工作的意識。學?？梢钥衫眯０鍒?、校園文化走等大力宣傳相關的檔案知識?；ヂ摼W普及的今天，學校也可以利用QQ、微信等宣傳手段，使全體師生都能充分認識到檔案管理工作的重要性。

2）定期對檔案管理人員進行培訓，加強對其的職業教育。檔案管理及其安全性保管工作的順利開展需要一支專業化的檔案管理人員隊伍。為了加強檔案管理隊伍建設，學校應該進行崗前知識培訓，然后進行考核，只有通過崗前考核的人員方可持資格證上崗，還要定期地對上崗人員的業務知識、技能和職業道德進行培訓。進而提高檔案管理工作的規范化，使得學校檔案管理工作健康的發展。

3）學校應加強檔案安全性保管工作的意識，建立領導責任制。檔案管理工作是一項長期的任務，是學校整體工作的一部分，但是在我國很多學校這部分工作是被學校忽視的，這樣使得我國檔案工作存在很多問題，例如部分案卷保管不完善，在查閱時資料不全面，甚至需要的資料找不到、丟失等。為了避免這些情況，校方應該加強對檔案管理工作的重視，建立領導責任小組，由校長或者副校長擔任該小組的組長，其他成員必須選用素質能力和業務能力較高的檔案管理人員擔任，建立完善的檔案管理《檔案室工作職責》、《檔案利用制度》等工作制度，建立起完善的檔案管理機制，使得學校檔案管理工作更加健康有序的發展。

4）實現管理現代化，拓寬服務領域。隨著互聯網技術的發展，我國檔案管理的現代化、信息化發展也日益成熟。利用現代化高科技手段完善檔案管理安全工作的現代化，檔案的作用在于為學校領導的決策提供依據，這是就需要檔案管理者通過一定的手段將檔案資源及時提交學校領導。利用現代科技實現檔案管理工作的現代化不斷提高了資料利用率，更使得校方通過檔案資料的使用過程，使得他們更加重視檔案管理工作。

5）緊跟時代發展，將檔案管理工作與校園文化建設相結合。學校檔案工作應該以廣闊的社會文化為背景，結合自身學校的發展特色，不斷地改革創新，緊跟時代潮流，建立獨具本校特色的文化氛圍，再通過學校文化走廊、校報等進行校園文化的宣傳。

2 我國檔案管理工作的安全管理措施

日常我們要對檔案的全面完整性、真實性、時效性以及規范性進行維護，這是檔案管理最起碼的基本要求，完整有效規范的檔案才能為檔案工作提供必要的物質基礎。全面完整性：主要是指三個方面，第一是數量的完整，要保證檔案的齊全，保證應該集中和實際保存的檔案不致殘缺短少。第二是質量意義上的完整，也就是從系統性方面要維護檔案的有機聯系，不能人為地割裂分散，或者零散的堆砌，第三是要避免在檔案的保管和利用過程中，因各種理化因素或有害生物對各種檔案制成材料產生不同程度的損害，一旦發生這些情況，為了使這些破損檔案恢復原貌，繼續發揮作用，必須由專業人員對破損檔案進行及時修復。檔案的安全防護主要有兩方面，一是力求檔案本身不受損壞，切實做好防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作，延長檔案壽命，即保證檔案管理物質安全;二是要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊，不失密，即保證檔案管理的政治安全。檔案室管理所用的電腦及數字檔案需進行加密處理，檔案室內需安裝360度無死角攝像頭，同時還需做到人離鎖落、定期對檔案室進行檢查清點等。在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數單位都因資金投入力度不夠而不能盡數完備。再者，我國學校檔案管理意識淡薄，造成檔案管理工作中存在“重保密輕利用”的現象。怎樣將檔案管理工作的安全管理措施與利用做到良好的結合？

1）檔案管理人員要做到“兩勤一查”。檔案管理工作人員要做好定期的宣傳工作，利用校報、宣傳走廊、QQ群等，向全體師生宣傳《檔案法》《保密法》及查閱檔案資料的規章制度，使檔案使用者可以科學合理的使用檔案資源。在平常的工作中做好觀察，實時對監控錄像進行監看，防止出現檔案被閱讀者偷撕、涂改甚至損壞。在閱讀者歸還檔案資料時，管理人員也要做好檔案是否完好的檢查，如若發現問題，管理人員應該及時向領導小組進行匯報，在問題出現的第一時間做到問題的檢查。

2）做好檔案開放前的基礎工作。學校在進行檔案管理工作時，要做好檔案開放前的基礎工作，提高開放案卷的內在質量。要根據檔案的原有存放規律，將檔案進行科學分類、組卷、編目、排列。在做好這一系列工作后，要對珍貴、重要的檔案進行復印、掃描進行復制，做好檔案副本，進而延長檔案的使用壽命。

3）做好檔案的解密工作。部分檔案還是屬于“保密”檔案，而檔案保密是有時效性的，根據《保密法》的規定，保密檔案劃分為“絕密”“機密”“秘密”三個等級。這就要求檔案管理者應該及時對保密期滿的檔案進行清理和劃分，將這些文件進行公開，使得師生可以借閱。

3 總結

綜上所述，檔案安全管理工作是一項長期的艱巨的工作，也是尤為重要的工作。學校應該加強對檔案安全管理工作的重視程度，結合學校的工作實際，不斷地總結經驗教訓，轉變檔案管理工作思路，創新檔案管理方法，定期對檔案管理者進行職業素質、業務能力等方面的培訓，加強管理人員檔案保密安全管理的培訓，這樣可以促進檔案管理工作健康、有序的發展。

參考文獻

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[2]大數據時代檔案信息安全管理思路[J].趙光月.黑龍江科技信息，2016（7-27）.