檔案資料信息化管理策略探究

宋雪寧

摘 要：在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的時代背景下，信息技術(shù)逐步滲透到各個領(lǐng)域的管理中，讓檔案資料管理也面臨著較大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案資料管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會在不斷發(fā)展中對檔案資料管理的要求。本文通過具體論述檔案資料信息化管理的意義，并根據(jù)實際情況提出檔案資料信息化管理的策略，旨在為強(qiáng)化檔案資料的信息化管理水平提供可參考的資料。

關(guān)鍵詞：檔案資料;信息化管理;管理策略

隨著時代的不斷發(fā)展，因檔案資料不斷增加，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案資料管理方式已無法滿足檔案管理的需求，所以為了促進(jìn)檔案資料管理工作有序開展，便需要創(chuàng)新檔案資料管理方式。基于信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時代背景，管理者可積極應(yīng)用信息化的技術(shù)手段來管理檔案資源，有效提升檔案資料的信息化管理水平，促進(jìn)檔案資源的開發(fā)、利用及共享，最大限度提升檔案資料的利用效率[1]。

1 檔案資料信息化管理的意義

1.1 提高工作效率，節(jié)約資源

通過將信息技術(shù)引進(jìn)檔案資源的管理過程中，不僅能減少人工操作環(huán)節(jié)，而且能縮短資料查閱的時間，有效避免傳統(tǒng)檔案資料借閱模式的弊端，從而確保檔案資料信息化管理效率提升[2]。

1.2 提高檔案利用率

檔案管理的信息化是將傳統(tǒng)的檔案管理及利用方式轉(zhuǎn)化為信息化的采集、管理及服務(wù)，保證檔案資料歸檔的合理性，最大限度提升檔案信息的利用效率。對檔案管理部門而言，檔案信息利用效率的提升也便能為其生產(chǎn)經(jīng)營過程提供增加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，繼而達(dá)到助力社會發(fā)展的目的。

檔案的信息化建設(shè)，不僅能讓資源共享過程變得極為方便、快捷，且也無需擔(dān)心檔案資料副本不足的情況發(fā)生。不僅如此，就傳統(tǒng)的檔案資料管理工作而言，其共享及利用工作均是依靠人工來進(jìn)行逐本翻找查閱，而面對龐大的檔案資料量，這種工作方式勢必顯得極為繁瑣且效率低，而信息化的檔案資料管理則可基于索引軟件來精準(zhǔn)定位需要的數(shù)據(jù)信息，最大限度提升檔案資料的利用效率[3]。

2 檔案資料信息化管理存在的問題

2.1 檔案資料保密性與安全性不強(qiáng)

檔案資料的安全問題是檔案資料信息化建設(shè)的核心部分。然而，在當(dāng)前檔案資料信息化管理過程中，部分檔案資料的保密性與安全性不強(qiáng)，其主要原因包括：一是人為因素。部分檔案管理人員隨意在檔案網(wǎng)頁上發(fā)布信息，尚未對發(fā)布的信息進(jìn)行嚴(yán)格的審查與管理;二是技術(shù)問題。在檔案資料的信息化建設(shè)過程中，常常會受到黑客的惡意攻擊，嚴(yán)重威脅檔案資料管理的安全性。

2.2 檔案信息化管理體系不健全

在當(dāng)前檔案信息化管理的過程中，始終存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，尚未構(gòu)建完善的法律法規(guī)來規(guī)范檔案信息化活動，檔案資料的電子文件的法律地位尚未確立，嚴(yán)重影響了檔案資料電子文件的原始性和真實性，不利于檔案信息化管理水平的提升。

2.3 檔案信息化管理技術(shù)不全面

在檔案資料的信息化建設(shè)過程中，依然有大量的紙質(zhì)檔案資料是采用掃描儀等設(shè)備將其轉(zhuǎn)化成為電子檔案，而使用平板掃描儀的價格雖然便宜，但速度較慢，所以難以將原始的檔案資料在較短的時間內(nèi)轉(zhuǎn)化成為電子文件。同時，電子檔案文件資料其不僅是保管條件，還是保管的期限均存在一定的局限性，所以如果不及時更新檔案信息化管理技術(shù)，便會嚴(yán)重影響檔案資料的管理效率。

3 檔案資料信息化管理策略

3.1 增強(qiáng)信息化管理意識，樹立良好的信息化管理理念

基于檔案資料的管理，不僅涉及龐大的檔案信息量，而且這些信息還涉及到各個不同的領(lǐng)域。為實現(xiàn)對檔案資料信息的規(guī)范化管理，則工作人員應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)的管理規(guī)定，將不同類型的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。因此，作為檔案管理人員，便需要具備較強(qiáng)的信息化管理意識，加強(qiáng)對檔案管理工作的認(rèn)知，樹立良好的效率意識，更好地將服務(wù)思想融入到實際工作中，從而為檔案資料的信息化管理水平提供奠定堅實的思想基礎(chǔ)。

3.2 建立檔案信息化管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，諸多技術(shù)問題已經(jīng)被攻克，所以為了最大限度提升檔案信息化管理水平，促進(jìn)檔案管理工作更好的發(fā)展，便需要建立完善的檔案信息化管理制度，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案信息化管理。通過緊密結(jié)合相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，創(chuàng)新檔案管理模式，嚴(yán)格把控檔案信息化管理流程，建立科學(xué)合理的檔案信息化管理獎懲機(jī)制，從源頭上防止檔案信息被丟失或者是泄漏，最大限度提升檔案信息化管理的水平。

3.3 注重培養(yǎng)信息化檔案管理人才，打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍

為切實培養(yǎng)出更多的專業(yè)人才來保證檔案資料管理工作順利開展，檔案管理部門需結(jié)合當(dāng)下的時代背景來對檔案管理人員展開相應(yīng)的專業(yè)技能培訓(xùn)，切實提升檔案管理人員的技術(shù)水平及個人能力，促使工作人員更好地服務(wù)于檔案管理工作，確保檔案資源的價值能充分、有效的發(fā)揮出來[4]。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)逐漸被運用到了檔案資料的管理工作中，包括3D打印、AI、云計算等。這些新技術(shù)的加入將對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出新的要求。對此，要想切實提升檔案資料管理工作效率，便需要強(qiáng)化檔案資料管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，促使檔案管理人員熟練的掌握檔案管理新技術(shù)，最大限度提升檔案資料管理的信息化水平，促使檔案資料管理工作能夠更加穩(wěn)定健康的發(fā)展。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化管理平臺建設(shè)，有效實現(xiàn)檔案資料信息共享

基于如今這種信息化時代，檔案管理工作要想逐步往信息化的方向發(fā)展，便必然要仰賴于信息化管理平臺的建立，為檔案管理工作的有效發(fā)展創(chuàng)造出更為廣闊的空間，繼而在實現(xiàn)檔案管理與科學(xué)技術(shù)的完美融合同時提升檔案管理平臺的服務(wù)水平以及實際價值。當(dāng)然，就檔案平臺的建設(shè)而言，應(yīng)保證各個資源之間的有效共享，真正打破傳統(tǒng)管理在時間及空間方面的限制，繼而實現(xiàn)對檔案管理資源的進(jìn)一步優(yōu)化，從而確保檔案信息資源作用能可得以最大限度的發(fā)揮。

3.5 提高技術(shù)應(yīng)用，保證檔案信息安全

網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)雖是為檔案資源管理工作提供了主要助益，但不可否認(rèn)的是，網(wǎng)絡(luò)本身已有諸多不容忽視的問題，其中又以安全問題最為普板。因此，積極建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息平臺，雖有助于促進(jìn)檔案信息的月舞流轉(zhuǎn)，但其中也伴隨著一定的風(fēng)險問題。對此，針對檔案資源的信息化建設(shè)，需務(wù)必對安全管理工作給予高度重視。對此，檔案管理部門需務(wù)必在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全方面做好如下措施。首先，需添加網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如安裝最新版的殺毒軟件并定期進(jìn)行殺毒工作，以降低安全風(fēng)險系數(shù);其次是要約束工作人員的日常工作行為，切忌私接、亂接的現(xiàn)象出現(xiàn)。除此之外，對于管理檔案資料的計算機(jī)，想對計算機(jī)操作標(biāo)準(zhǔn)予以明確，更要禁止瀏覽不安全的網(wǎng)站和郵件。最后則是要建立在線監(jiān)控體系并及時做好數(shù)據(jù)備份，以最大限度確保檔案信息數(shù)據(jù)安全。

總之，基于信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代，檔案資料管理的信息化建設(shè)亦是該工作發(fā)展的必然趨勢。對此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對自身檔案管理的信息化建設(shè)給予高度重視，繼而加大對管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，以此方能在滿足檔案資料管理工作需求，同時最大限度發(fā)揮檔案資料的積極作用，繼而切實維護(hù)檔案資料信息化的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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