檔案數字化工作帶來的優勢與劣勢

張芮

【摘要】我國已經進入了信息化時代，檔案作為不可再生的第一手信息資源，具有“取之不盡，用之不竭”的特點，數字化利用越多、效果越好，增值效果越大。但為工作帶來便利的同時，也產生了很多不利的因素。

【關鍵詞】檔案數字化;優勢;劣勢

當前為了適應新時代的變化，提升工作效率，逐步使用數字化管理的方式，但這種數字化管理模式在為檔案工作帶來便利的同時，一些負面影響也隨之顯現出來。近期我單位將部分檔案資料進行了檔案數字化加工處理，筆者從幾個方面對本次數字化加工中存在的優勢與劣勢進行分析。

一、檔案實施數字化管理的優勢

（一）提高經濟效益。過去的檔案管理模式是以增加辦公人員提高服務效率為首要手段，這樣做大幅度增加了公司管理成本。檔案數字化管理是通過計算機處理將紙質檔案信息轉化為機器可讀檔案，既節省了檔案的存儲空間，又使查閱檔案變得極為快捷方便，從而避免了因重復復制檔案資料而造成的人員和紙張的浪費，真正實現無紙化，大大提高了工作效率。

（二）提高工作效率。檔案數字化管理使資料能及時歸檔，并快速提供利用。檔案的數字化管理使檔案信息能夠及時存檔并得到迅速利用。以我單位人事檔案為例，干部在任用、提拔時都需要準確詳細的“三齡二歷一身份”等檔案信息，這時檔案數字化管理便可盡快提供詳細和即時的數據。另外，數字檔案使檔案材料的使用非常簡單，可以節省大量的查找時間，讓利用者足不出戶即可實現查檔需求。此外，由于信息隨著時間的推移而流動，數字檔案實際上已成為“無墻界檔案”，檔案也從文件實體的保管轉變為便于查閱的信息控制中心。

（三）提高對原始檔案的保護。將紙質文件轉化為數字文件后，檔案的使用更加安全和方便。尤其是檔案材料的歷史悠久，數字處理無疑是更好的保護。此外，經過數字加工處理后，也防止了一些文件的偽造和篡改。實現檔案數字化管理不僅可以通過權限控制直接在網上查閱打印，而且減少了對檔案原件的調閱次數和復印次數，延長了檔案的壽命，有效對檔案原件進行保管和保護，確保了檔案實體安全。

二、檔案實施數字化管理的劣勢

（一）沒有充分挖掘檔案資料。檔案工作的生命力所在就是利用，但多數單位的檔案管理人員為兼職員，檔案人員專業知識水平低下，對數字化和電子化檔案管理認識不透徹，在檔案數字化管理時，把它作為了一種存儲工具，并沒有發揮出檔案數字化管理的優勢。在后期的檔案利用時，還是采用原有傳統的方式去手工檢索，沒有真正體會到數字化檔案帶來的便捷，這使得檔案數字化管理受到較大的影響。此外，還有部分單位，將重點放在檔案管理上，對于檔案的利用價值則忽略，使得檔案資源的利用率較低。

（二）檔案載體的存儲存在著一定的安全問題。隨著信息技術的快速發展，網絡安全問題也是非常擔心的一個重要因素，由于計算機病毒和黑客入侵對計算機系統的危害較大，當檔案存儲設備出現安全問題后，其存儲的檔案信息也會受到較大的影響，給數字化檔案的真實性和完整性產生了極大的威脅和安全隱患。此外，計算機軟件、硬件頻繁升級換代，為保證電子檔案繼續兼容和使用，就必須對電子檔案轉換，這個轉換過程中可能會造成檔案信息的丟失。

（三）數字化建設資金的不斷投入。加快檔案信息化建設，資金是制約的首要瓶頸。要做好檔案數字化，就必須投入電腦、復印機、平板和高速掃描儀、文檔一體化管理系統等一系列設施設備，這些都需要較大的經費投入，而且信息系統的維護也是一筆不小的費用。同時，由于電子產品的快速升級，壽命周期非常短，不可能一次投資受用終身，其在后期維修、維護、升級費用也是很大的。

三、對檔案數字化劣勢的管理策略

（一）充分挖掘檔案的價值帶動檔案資源的有效開發利用。檔案開發利用是檔案工作的永恒主題。將“死檔案”轉化為“活信息”，是檔案工作中最有價值的工作。黨的十九大報告確立了“不忘初心、牢記使命”這一貫穿中國共產黨人奮斗歷程的重要主題。習近平總書記在十九大報告中用“為中國人民謀幸福，為中華民族謀復興”回答了什么是中國共產黨人的初心和使命。筆者認為，作為檔案工作者，檔案安全保管是最基本職能，檔案的有效開發利用是我們黨為人民謀幸福、為民族謀復興的體現形式之一。

（二）信息化環境下檔案信息安全的保障措施。一是各單位在整理歸檔文件時，要準確科學劃分檔案保密和非密文件的界限，真正做到要“涉密信息不上網，上網信息不涉密”。二是在檔案信息化建設過程中，一定要配置符合國家涉密資質的檔案管理信息系統，并與檔案信息技術外包服務提供商簽訂檔案信息安全保密協議。三是為確保檔案管理信息系統的安全運行，將內部辦公網與互聯網物理隔離，嚴格按照保密管理要求，實行內外網分開辦公。

四、結語

隨著信息網絡化的發展，我國已經進入了一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代。在數字化背景下，檔案管理工作也要順應潮流發生巨大改變，傳統的檔案管理模式已經不再適應新時代檔案發展的要求，對存在的弊端，要揚長避短、克服弊端，確保檔案數字化管理工作做好做實。

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