文書檔案自動化管理系統(tǒng)工作流程及其環(huán)節(jié)

孫佳鑫

摘 要：科技創(chuàng)新發(fā)展下文書檔案自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用也日益成熟，文章主要對當前文書檔案管理中辦公自動化應(yīng)用優(yōu)勢進行分析，并探討自動化管理系統(tǒng)工作流程與環(huán)節(jié)策略。

關(guān)鍵詞：文書檔案;自動化;管理系統(tǒng);檔案工作

自從辦公自動化后，文書檔案管理也頗受益，不僅提高了文書檔案管理的效率和管理質(zhì)量，達到了檔案文件與文字信息間的交流，大家可以共享文件，也提高了文件傳輸?shù)陌踩浴⑺俣刃裕c此同時，也有它另一面的弊端——在一定程度上文件沒有了保密性。

1 辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合的重要性

辦公自動化系統(tǒng)是電子文件的主要來源，然而電子文件本身具有系統(tǒng)依賴性、數(shù)據(jù)背景不完整、易更改以及多樣性等特征，導(dǎo)致電子文件檔案本身的屬性不夠規(guī)范。從實際情況來看，辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)分屬于兩個不同的部門進行管理，相互獨立、互不兼容。電子文件本身形成管理當中的安全性、真實性、完整性以及原始性均無法達到檔案管理的相關(guān)要求，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的全面融合面臨諸多困境。檔案管理系統(tǒng)主要是以網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用為主，針對各種檔案信息資料實施網(wǎng)絡(luò)化、電子化處理，可以針對電子文件產(chǎn)生的進程實施規(guī)范、科學(xué)的記錄與儲存，從而有效保障電子文件的完整性、真實性。辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)進行結(jié)合，能夠?qū)烧邇?yōu)勢充分發(fā)揮出來，并實現(xiàn)無縫對接，有效提升檔案管理工作的服務(wù)職能。內(nèi)部各部門之間能夠通過相同系統(tǒng)進行高效的交流溝通，無論是對檔案的收集、整理還是各項工作的開展都具有重要的促進作用，并最終實現(xiàn)統(tǒng)一化、一體化的目標[1]。

2 文書檔案自動化管理系統(tǒng)工作流程及其環(huán)節(jié)

2.1 高效化的文件歸檔流程

辦公自動化是借助單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢，基于行政管理流程，按照實際需要實現(xiàn)高效的協(xié)同辦公的工作模式。辦公自動化的核心是公文流轉(zhuǎn)審批程序。簡潔高效的公文流程設(shè)置是實現(xiàn)規(guī)范化管理的前提，程序?qū)⒎从潮匾幚磉^程中的環(huán)節(jié)，避免不必要的干擾和人工的隨意性，節(jié)省時間。傳統(tǒng)的文檔存檔過程非常繁瑣復(fù)雜，需要很長時間。在辦公自動化條件下，可以通過計算機實現(xiàn)文件流通，審核確認和簽名印章，并對過程進行監(jiān)督和管理。加入文件在流轉(zhuǎn)中出現(xiàn)問題，發(fā)起者可以通過檢查過程記錄，快速檢查出現(xiàn)問題的步驟。辦公自動化系統(tǒng)提高了文檔歸檔的效率，減少文檔流轉(zhuǎn)中積壓、延遲和丟失的問題，有效規(guī)避紙質(zhì)文檔歸檔處理過程存在的諸多問題。

2.2 辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)對接優(yōu)化

對檔案管理機構(gòu)來說，應(yīng)當綜合參考檔案管理工作實際需求，同時充分結(jié)合辦公自動化系統(tǒng)需求全面介入規(guī)劃工作中來。嚴格按照“前端控制”“全程管理”的基本原則，使得辦公自動化系統(tǒng)當中，文件從起草、首發(fā)、辦結(jié)到電子文件設(shè)計的組卷、著錄、歸檔、查檔等各個環(huán)節(jié)均能夠根據(jù)檔案管理工作需求進行記錄，且需要全面處于檔案管理系統(tǒng)的監(jiān)管。與此同時，為保障結(jié)合之后的系統(tǒng)安全性，應(yīng)針對系統(tǒng)采用權(quán)限制的方式，即分別給予檔案管理部門、其余涉及辦公自動化部門給予對應(yīng)的權(quán)限，各個賬號僅賦予其對應(yīng)的權(quán)利，如檔案管理相關(guān)的權(quán)限，只有檔案管理部門才擁有修改的權(quán)利，其余部門只擁有對應(yīng)的檢索、利用等權(quán)利，從而有效保障各個文件的安全性、規(guī)范性。

2.3 規(guī)劃方向，統(tǒng)一管理

單位的領(lǐng)導(dǎo)或者文書管理人員應(yīng)當針對文書檔案辦公自動化應(yīng)用進行充分的討論，在討論中應(yīng)當立足于單位的性質(zhì)以及自身現(xiàn)實情況，為文書檔案辦公自動化的方向進行規(guī)劃，決定單位中關(guān)于辦公自動化的發(fā)展方向以及模式，從而使文書檔案管理人員依據(jù)規(guī)劃的方向進行日常文書檔案的管理，并且在制定了規(guī)劃方向之后便于單位進行統(tǒng)一管理，這樣可以提高文書檔案管理的效率，從而使單位更好的履行其職責(zé)[2]。

2.4 注意內(nèi)外網(wǎng)布局

在單位尤其要注意內(nèi)外網(wǎng)的隔離，這也是保證網(wǎng)絡(luò)安全的有效措施。內(nèi)網(wǎng)是利用單位的路由器把被屏蔽的服務(wù)和IP地址都過濾掉，然后去選擇放入一些自己擬定好的IP地址，進入后進行文檔辦公自動化網(wǎng)絡(luò)。外網(wǎng)是利用防火墻進行有效的隔離防護。網(wǎng)絡(luò)中的防火墻都具備認證機制，它所具有的功能有以下幾種：對經(jīng)過防火墻的活動和信息內(nèi)容進行記錄和保存;截堵一切所禁止的業(yè)務(wù);對網(wǎng)絡(luò)攻擊進行相關(guān)的檢測和警示;對進、出網(wǎng)絡(luò)的一些訪問進行一定的管理。用這樣的方法，增強了文檔的保密性，也提高了檔案管理的時效性。

2.5 文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提升

第一，改變原有傳統(tǒng)辦公自動化硬件設(shè)施，良好的硬件設(shè)施是保證辦公自動化有效實施的前提條件，對于一些先進的高尖型硬件，要對其加大投入的力度，與此同時，管理人員要對設(shè)備的操作與性能進行熟練的掌握。第二，管理人員要定期進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，鼓勵管理人員進行自主學(xué)習(xí)，對于積極向上的管理人員進行獎勵，從而激發(fā)管理人員對于學(xué)習(xí)新技能和新知識的熱情，從而達到提高管理人員素質(zhì)水平的目的。第三，加強地區(qū)間的溝通與合作關(guān)系，定期與相關(guān)單位聯(lián)合舉辦檔案管理交流會，取其精華，采納成功經(jīng)驗，從而使檔案管理工作更加完善[3]。

2.6 企業(yè)文檔文件的信息利用

企業(yè)文檔文件的保管是為用戶提供有效的使用價值。企業(yè)文化檔案管理設(shè)計公司的科研成果，人事管理，財務(wù)管理等內(nèi)容，具有非常寶貴的價值。因此，在文檔文件的管理中，有必要根據(jù)用戶的特定需求豐富文檔文件的資源和服務(wù)形式。并通過現(xiàn)代信息查詢等方式提供電子郵件，為用戶提供方便的搜索渠道。并利用每個地區(qū)的網(wǎng)絡(luò)為用戶提供信息下載機會，并跟蹤已下載數(shù)據(jù)的用戶的服務(wù)，并在全國范圍內(nèi)推廣企業(yè)文檔。

2.7 發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢，建立健全信息化的單位檔案管理制度

單位應(yīng)當結(jié)合有關(guān)實際情況，建立健全檔案信息化建設(shè)制度，促進單位檔案管理工作效率的提升。在文書檔案辦公自動化的建設(shè)過程中需要發(fā)揮資源共享的整體優(yōu)勢，將資源共享的價值在體制建設(shè)中逐步挖掘出來，制定統(tǒng)一的標準規(guī)范，建立健全自動化的檔案管理制度。

3 結(jié)語

總之，結(jié)合新時代信息的發(fā)展和變化，文檔文件的管理應(yīng)該為工作提供新的形式和新的手段。在改革決策、基礎(chǔ)設(shè)施、工作流程等方面進行全方位的工作優(yōu)化，在利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)升級檔案信息的同時，推動文書檔案的自動化、智能化發(fā)展。

參考文獻

[1]莫莉莉.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].黑龍江史志，2015，29（11）：108.

[2]李娜.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].科技資訊，2014，12（14）：138.

[3]褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟，2013，26（15）：35-36.