大數據技術背景下的高校檔案管理探索

鄒詩華

摘 要：大數據技術的快速發展及在高校檔案管理領域的應用，極大地提升了檔案管理的效率和水平。本文在闡述高校檔案管理應用大數據的必要性基礎上，側重探討了大數據環境下開展高校檔案管理工作的具體路徑。

關鍵詞：高校;檔案管理;大數據

隨著我國高校規模不斷擴張，學生數量越來越多，在日常教學與管理過程中生成了大量檔案資料，除了文字資料以外，還有音頻、視頻、圖片等，給檔案管理工作設置了重重困難，再加上我國檔案管理工作起步晚，管理理念、模式、技術等與世界先進水平之間存在著顯著差距，在信息時代，這些差距迅速放大，只有進行變革與完善，才能切實提升檔案管理水平，充分發揮出各種檔案資料的價值。所以，將大數據技術引入高校檔案管理工作中，具有較強的必要性與緊迫性。

1 高校檔案管理工作中應用大數據技術的必要性

我國高等教育事業的發展不斷邁上新臺階，學生數量不斷增加，日常管理事務繁多，科研水平的提升，在這種情況下，傳統檔案管理工作也逐漸暴露出許多積弊，這就需要適時進行革新，以先進的技術手段進行檔案管理，大數據技術不失為最好的選擇。大數據是一種大規模的數據庫軟件工具，不僅能獲取海量數據信息，而且能對這些數據信息進行甄別、分析、處理，還能以極快地速度實現數據流轉。大數據的崛起，會在整個社會引發一場新的技術革命。

大數據技術憑借獨特的優勢，能以智能化的方式對紛繁復雜的檔案進行管理，甄別與消除低質量數據，切實提高檔案利用價值，還能提供編碼、檔案檢索等服務，滿足用戶個性化需求，提升檔案資源的全面性。如今，大數據技術已經滲透到多個領域，將其引入高校檔案管理當中，能實現檔案管理的數字化、規范化發展，為用戶使用檔案資料提供便捷，創建合理有效的檔案管理系統，使檔案資料更好地服務于教育事業的發展。

2 大數據環境下的高校檔案管理工作策略

在信息時代，高校檔案管理也面臨著前所未有的挑戰，要想充分發揮出大數據技術的優勢，使之更好地服務于檔案管理，每一個檔案管理人員都要切實提高自身素質，及時摒棄陳舊管理理念，轉變管理思維，實現管理工作的跨越式發展?，F對大數據環境下的高校檔案管理工作提出如下建議：

2.1 依托大數據技術實現高校檔案資源的整合共享

要站在新的高度審視檔案管理，充分認識到信息化發展的意義與價值，遵循統籌規劃、循序漸進的原則，將基礎性、數字性、管理性資源融合到一起，最大化實現信息共享。具體如下：

1）要整合基礎性檔案資源。信息化發展背景下，各個部門、各個院系在日常工作開展過程中都生成了大量檔案資源，這些檔案資源涉及到多個方面，如，行政管理、教育教學、科研工作、黨建工作等，既記錄了各項工作的開展情況，也能為后續發展提供依據，是一筆寶貴的財富。檔案管理人員要將這將資料整合到一起，為檔案管理的數字化發展奠定基礎，為其他用戶的使用提供便利條件。

2）要整合數字性檔案資源。學校要依托于大數據、云存儲等信息技術手段，建立起完善的檔案信息管理中心，安排專人進行數據錄入、加工、存儲工作，使過去碎片化、零星化的檔案信息資源與專題數據整合到一起，并對其進行分門別類地整理，創建立體化、統一化的檔案數據資源庫。同時，也要對各種檔案進行數字化整合，將文字、圖片、音頻等不同形式的檔案內容轉化為數字信息，實現電子文件與數據文件的無縫銜接，提高檔案分析、服務質量，為用戶檢索與使用提供方便。

3）整合管理性檔案資源。在具體操作過程中，將重點精力用于管理標準、制度、機構的整合當中。要以檔案館為中心，在各個院系管理部門的支持下，開創全新的檔案管理格局，將文書檔案室、校史展覽室、人事檔案室、科技檔案室等多個檔案管理機構聯結到一起。與此同時，也要具備大局觀，為各個管理機構建立一套科學合理的檔案管理制度，制定出具體的管理標準，涵蓋信息采集、管理、提取等多個方面，形成全校通用的管理制度，為數字化檔案管理工作的開展做好準備。

2.2 依托大數據技術實現高校檔案信息的精準采集

大數據已經滲透到各個領域，數字技術與檔案管理的高度集成，使檔案采集與推送工作都發生了巨大的改變，面對用戶多樣化的使用需求，只有數字化、自動化的檔案資源采集工作，才能為用戶提供更加精準、到位的服務。具體如下：

1）依托大數據技術實現檔案信息的自動抓取。辦公自動化在高等教育中的應用與普及，對高校的教育教學、行政管理等產生了革命性影響，數字資源的迭代周期縮短，資源更新速度快，信息量翻倍增長，在海量信息中，難免會夾雜一些冗余信息。這就向檔案管理人員提出了較高要求，不僅要及時采集信息，還要進行信息甄別，從中提煉出有價值的內容，管理人員的負擔更重。大數據技術的運用，能對網絡信息進行動態化、跟蹤化監控，不僅能自動抓取信息，還能將信息進行保存與歸檔。與此同時，高校也要加大宣傳力度，增強廣大師生的歸檔意識，對檔案管理人員的工作表示支持。

2）合理利用大數據技術重構高校檔案管理工作流程。高校檔案管理本身就是一項復雜性、系統性的任務，涉及到多個環節的內容。多年以來，檔案管理工作的核心就是收集歸檔，一般都是在學期末進行集中收集，有時也會在日常工作開展的過程中收集資料。大數據技術的應用，豐富了檔案管理的內涵，檔案管理也日益向著扁平化方向發展，不僅要隨時收集檔案信息，還要根據具體的內容、形態等對其進行管理，在提高檔案資料統計利用效率的同時，提升檔案資料的價值。

3）借助大數據技術實現檔案信息的精準推送。借助于大數據技術，高校檔案管理部門會對每一個用戶的使用記錄進行分析，準確把握用戶需求，為用戶精準推送一些他們經常關注、使用的檔案信息資源，以此來滿足用戶的個性化使用需求。

2.3 依托大數據技術實現高校檔案信息的高效利用

信息時代的來臨，高校檔案資料不斷增加，用戶需求也發生了改變，這都向檔案管理工作提出了新的要求，絕不能孤軍奮戰，應該遵循合作共贏的理念，在多方力量的支持下共同做好檔案管理工作。

一方面，可以通過與數據服務商合作。

在技術水平、人才實力等方面，數據服務商都獨具優勢，檔案部門要在其支持下，建立健全數字檔案資源庫，切實提升檔案管理水平。另一方面，檔案管理人員要對各種管理資料進行動態化收集與管理，這就需要得到各個部門、各個院系的支持，也要適時組織教師培訓，或是為學生組織知識講座，使他們意識到檔案管理的重要性，增強師生的歸檔意識。此外，在大數據技術的應用，檔案管理部門絕不能滿足于被動式服務，要對每一個用戶的使用記錄、關注內容等進行分析，對其檔案使用需求進行分析，提前做好服務準備。

3 結語

總之，大數據正在推動著人們生活、工作、思維等方方面面的變革。通過將大數據技術合理地運用到高校檔案管理當中，改革和創新高校檔案管理方式，依托大數據技術實現檔案信息的高效管理、合理利用以及共享，實現對檔案信息的全方位有效分析，切實提升檔案資源的利用價值。

參考文獻

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