大數據時代高校檔案管理模式的變革和優化

崔麗

摘 要：伴隨著云計算和計算機技術的不斷推廣應用，高校檔案管理工作的信息收集整理及保存等環節都實現了電子化和信息化，因此如何實現管理模式的優化成為重要研究問題之一。本文從了解大數據時代給高校檔案管理帶來的挑戰入手，結合具體變革內容來探討優化策略，以此來更好地發揮信息技術在高校檔案管理工作的效用。

關鍵詞：大數據時代;高校檔案管理;模式變革

近些年互聯網技術和計算機技術越來越廣泛地應用到各行各業中，其不僅豐富了各項服務的內容，而且大大提高了服務工作的效率和質量。就高校檔案管理而言，大數據時代的到來使得其理念、內容及模式等都發生巨大變革，這要求高校檔案管理工作人員盡可能利用大數據技術來優化工作內容和管理模式，以此來提高整體工作的效率和質量。

1 大數據時代給高校檔案管理帶來的挑戰

1.1 對檔案管理觀念的挑戰

大數據時代的到來使得高校檔案管理工作人員的管理觀念不得不變革，如何利用大數據技術來提高檔案收集及保存工作的效率和質量成為重要研究問題之一。檔案管理工作的開展離不開檔案信息的收集和整理，這首先需有充分判斷檔案價值，并在此基礎上根據其價值信息來設定保存年限，最后實現檔案的有效保存。在傳統檔案管理思路下，這些工作的開展面臨較大挑戰，而大數據時代的到來使得檔案保存呈現出數字化發展趨勢，進而有助于更好地提升檔案管理工作的服務性能和工作效率。

1.2 對檔案管理技術的挑戰

當前大部分高校在處理檔案時采用的仍是人工模式，這一模式在利用方面需要工作人員進行手工存檔，因此這一管理方法顯得較為粗放，而且在具體應用方面也面臨效率低下的問題。大數據時代的到來使得越來越多高校在檔案管理方面開始利用電子信息技術，這不僅提高了檔案管理工作的電子化程度，而且有助于提升管理工作的整體效率和質量，因此大數據時代對檔案管理技術帶來巨大挑戰，其要求相關工作人員掌握新型電子化技術來開展檔案管理工作。

1.3 對檔案數據安全的挑戰

傳統的高校檔案管理工作需要做好人防、技防和物防這三方面安全工作，這樣可以有效保障檔案信息的安全性，因此其檔案信息的安全威脅較小。但是當年大數據時代使得越來越多高校在檔案管理方面轉向電子模式，而開放的數據網絡平臺大大增加了檔案信息的泄露風險性。部分高校在利用大數據技術進行檔案管理工作時未能做好安全防護措施，因此導致其客戶端受到網絡攻擊并造成檔案信息泄露，這是大數據時代對檔案數據安全造成挑戰的重要表現之一。

2 大數據時代高校檔案管理模式的變革

2.1 檔案管理觀念的轉變

大數據時代的到來要求工作人員轉變其檔案管理觀念，盡可能利用數據技術來提供優質化和全面化服務。除了傳統的收集整理檔案信息外還要提供信息查詢等服務，這不僅可以豐富高校檔案管理工作的內容，而且可以使檔案管理工作深入到信息利用環節。從某種意義上講，大數據時代的到來使得云技術和計算機進入百姓視野，其同時也成為檔案信息的儲存媒介，而這一新型媒介的出現及使用使得檔案管理觀念也在發生變化。

2.2 檔案采集和處理環節的轉變

大數據時代的到來大大提高了檔案信息的采集效率和處理質量，其在原有的整合數據基礎上實現了分類化建檔并形成數據庫。各高校可以利用網絡數據技術來建檔，同時根據不同學院專業等進行分類設置數據庫，這一方法的應用有助于提高檔案信息的查詢和更正效率。除此之外，各高校可以利用數據技術來實時校正檔案信息，刪除無用數據并規范管理模式，以此來提高檔案數據的準確性和詳實性。

2.3 檔案歸檔和保存環節的轉變

傳統檔案管理工作中需要填寫紙質檔案，而高校的檔案信息繁雜，其中包含不同學院不同專業的海量數據信息，因此如何做好檔案信息的歸檔和保存工作成為重要研究問題之一。伴隨著大數據時代的到來，越來越多高校檔案管理工作人員開始利用計算機技術開展檔案歸檔和保存工作，以此來提高數據信息的分類效率和保存質量。在使用計算機技術的過程中可以先進行時間標注并設定保存期限，在此基礎上按照不同學院專業進行分類，這可以提高檔案信息的查詢便捷程度并優化檔案管理工作的服務質量。

2.4 檔案安全工作的轉變

傳統檔案管理工作中只要做好人防、技防和物防就可以最大程度避免出現檔案信息泄露情況，而大數據時代的到來使得檔案信息的安全性受到極大威脅。當前越來越多高校開始利用數據平臺來儲存檔案信息，這雖然提高了檔案信息管理工作的電子化程度，但同時可以增加了檔案信息泄露的可能性，一旦出現黑客攻擊和病毒入侵問題，后果不可想象。除此之外，部分高校所使用的檔案信息管理技術并不完善，再加上檔案儲存方法存在疏漏，這些同樣大大增加了檔案信息數據的安全風險，因此可以說，大數據時代的到來使得高校檔案管理的安全工作面臨轉變。

3 大數據時代高校檔案管理模式的優化

3.1 建立現代化的檔案管理理念

高校檔案管理人員要積極轉變管理理念，既要做好檔案管理宣傳工作，又要做好現代化檔案管理理念的普及工作，這樣才能使得新型檔案管理理念深入人心。在宣傳方面需要涉及大數據時代對高校檔案管理內容及模式產生的影響，以及如何優化高校檔案管理模式才能更好地發揮數據技術的應用作用，進而實現與大數據時代主題的緊密契合。在此基礎上積極建立現代化檔案管理模式，其要求檔案管理人員認識到工作目的和核心，以此來實現管理模式的優化，檔案管理工作人員可以借助大數據技術來實現檔案管理內容的豐富化，由傳統的保存層面升級到服務層面來提高工作質量。

3.2 制定檔案大數據戰略

高校在利用數據技術優化自身檔案管理模式時需要制定檔案大數據戰略，這一戰略的制定可以更好地契合高校自身發展狀況和檔案管理需求，以此來優化數據技術的應用質量。在具體工作中，高校檔案管理工作人員可以組成專項小組來深入分析，既要保障高校檔案信息得到充分使用，又要提高數據信息的加工處理質量，這樣才能制定出與高校發展模式相契合的檔案大數據戰略。除此之外，高校可以組織科研人才來建立檔案信息統籌機制，借助這一機制來提高不同學院專業檔案信息的聯合效率，以此來更好地發揮信息技術在高校檔案管理工作的效用。

3.3 對檔案人才隊伍的建設進行加強

數據技術的高效應用離不開技術人才的培養，因此高校在利用數據技術開展檔案管理工作時需要加強檔案人才隊伍的建設，通過積極優化管理人員結構來提高其應用數據技術的能力。高校可以組織開展云計算和計算機技術方面的培訓活動，借助這些培訓活動來提高檔案管理人員對數據技術的了解程度，在此基礎上培養網絡技術人才來優化檔案管理模式。除此之外，各高校在招聘檔案管理人員時要增加對計算機網絡方面知識的考核力度，這對于推行數據化檔案信息管理模式而言具有重要意義。

4 結束語

為了更好地適應大數據時代所帶來的變革，高校檔案管理工作人員要改變其管理理念，同時要增加對數據技術的理解應用能力，這樣才能更好地將新型技術應用到檔案信息管理工作中。各高校要建立完善檔案信息數據庫并做好信息整合工作和數據安全工作，以此充分發揮數據技術在高校檔案管理工作的積極作用。

參考文獻

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