分析檔案信息化與紙質照片檔案數(shù)字化

解薇

摘 要：伴隨科學技術的不斷發(fā)展，檔案信息化屬于檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展過程的必然趨勢，檔案管理工作的信息化建設重點就是要實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，而紙質形式的檔案信息、照片信息等都能夠基于數(shù)字化技術進行轉換，最終成為數(shù)字檔案的形式進行存儲。

關鍵詞：檔案信息化;紙質照片;檔案數(shù)字化;掃描;數(shù)碼

實際上，信息技術的不斷發(fā)展讓其在各個行業(yè)領域當中被廣泛應用，更在檔案管理工作中被廣泛應用，讓檔案管理工作實現(xiàn)了信息化，其中紙質形式的檔案內(nèi)容也被轉換成了數(shù)字化形式，這個過程中基于相關設備的實際應用，實現(xiàn)了檔案信息化和紙質照片信息的數(shù)字化，存儲、使用與管理都變得更為便捷。

1 檔案信息化和檔案管理信息化建設的相關內(nèi)容

1.1 檔案信息化

檔案信息化實際上就是基于檔案管理部門的組織與規(guī)劃，在檔案信息管理工作當中應用信息技術手段，對檔案信息實施針對性的處置、管理工作。而檔案信息化涉及到的技術有：

1）OA技術。辦公自動化屬于檔案信息化當中的基礎技術，電子文化信息的形成、傳輸以及加工處理都需要使用辦公自動化技術，簡單而言，就是電子文件是辦公自動化的必然產(chǎn)物。2）數(shù)字化。數(shù)字化技術屬于檔案信息化的基礎，紙質形式的檔案、照片、音頻、影像等檔案內(nèi)容，都能夠基于數(shù)字化技術進行轉換，形成數(shù)字檔案進行存儲與管理。

1.2 檔案的信息化建設

檔案的信息化建設在國家檔案工作發(fā)展中是非常關鍵的組成部分，其內(nèi)容包含對硬件、軟件以及網(wǎng)絡的建設，還有信息資源、標準規(guī)范、應用體系和人才團隊方面的建設等，而現(xiàn)代檔案信息化建設的工作重點就是檔案數(shù)字化。

2 紙質檔案、照片檔案的數(shù)字化轉換

數(shù)字化就是要基于計算機技術把模擬信號轉變成為數(shù)字信號的過程，紙質、照片檔案的數(shù)字化就是要使用數(shù)碼相機等設備對其實施數(shù)字化的轉換加工，把其變成能夠存儲在磁帶、光盤、硬盤等載體中的信息形式，同時還能夠被計算機進行識別。

2.1 掃描

1）技術指標。當前已經(jīng)存在的掃描儀器有很多種，比如手持式、平板式、立體式、拍照式、大幅面、膠片與透明介質的掃描儀。而掃描儀的技術指標有這幾項內(nèi)容：光學分辨率，色深度、灰度級、幅面和掃描的速度。通常光學分辨率越高，掃描出來的圖像就越清晰，可是生成的數(shù)字圖像也會隨之變大，存儲空間需要更大。色深度表示的是掃描顏色的二進制數(shù)字指數(shù)的位數(shù)，比如24位色深度，色深度越高其能夠描述出來的顏色就越加豐富，掃描出來的數(shù)字、彩色圖形和原稿色彩更加接近。在對彩色圖像的原稿進行掃描的時候，一般要使用色深度36位以上的儀器，這樣獲得的圖形效果會更好?；叶燃壘褪潜硎净叶葓D像層次數(shù)字指數(shù)的位數(shù)，灰度級越高圖像層次就越加豐富。幅面一般就是掃描儀每次能夠掃描的最大尺寸，針對平板式掃描儀而言，負面大小和掃描儀的稿臺尺寸是相同的，而有的掃描儀幅面寬度和掃描儀寬度是一樣的。掃描儀的幅面越大，其銷售價格也更高。在掃描過程中，需要遵照掃描對象對掃描儀的幅面進行選擇。比如，掃描文件通常是A4幅面的掃描儀，掃描圖紙要盡量使用幅面較寬的掃描儀。在掃描過程當中，掃描速度的單位是頁/分鐘，當前掃描儀的速度最高可達15頁-20頁/分鐘。2）安裝流程。在對掃描儀實施安裝的時候，要先將數(shù)據(jù)線連接好，之后連接電源線，并且在計算機中安裝掃描儀的驅動程序，同時要安裝掃描儀對應的掃描軟件。之后要對掃描儀實施參數(shù)設置，通常在對比較清晰的白紙黑字文件進行掃描的時候，掃描的模式要使用黑白二值的圖像模式，而如果要掃描的是黑白照片或者文字不夠清晰的文件內(nèi)容，需要及時對掃描儀的灰度圖像模式進行調(diào)整，當要掃描的是彩色照片、帶章文件的時候，需要把掃描模式調(diào)整成彩色圖像的模式。

而在對掃描儀的分辨率進行設置的時候，首先要明白分辨率就是單位長度中圖像所包含的點數(shù)或者是像素數(shù)，通常都是用DPI來表示的。不同形式的紙章、尺寸其掃描分辨率也是不同的，閱讀文字圖像的分辨率比較低，一般為≥100DPI，而OCR文字圖像的分辨率比較高，一般為≥300DPI，照片圖像的分辨率一般不會低于300DPI。而通常數(shù)碼沖印店中用來沖洗的分辨率是300像素/英寸。

在對圖像文件格式進行掃描或者壓縮的時候，通常有這樣幾種文件格式：TIFF、JPEG、JPEG2000。TIFF的文件擴展名是TIF，支持黑白二值的圖像壓縮格式，而其中的無所壓縮就是圖像信息在壓縮處理過程中不會產(chǎn)生損失，一個TIFF文件當中是多層或者多幅圖像的。JPEG格式支持彩色的圖像，圖像壓縮比能夠進行選擇，質量不會產(chǎn)生明顯變化。JPEG2000同時支持有損、無損壓縮，圖像質量會遜色于JPEG，但是圖像質量更為良好。

2.2 數(shù)碼攝影

數(shù)碼攝影就是使用數(shù)碼相機對紙質、照片檔案進行拍攝，這個時候要盡量使用光學分辨率比較高、可調(diào)整焦距的廣角鏡頭的數(shù)碼相機對紙質、照片檔案進行拍攝，之后導入到計算機當中進行存儲，以備檔案管理工作中的使用所需。

2.3 對掃描圖像的處理

在對掃描圖像進行處理的時候，可以使用圖像處理的軟件（當前較為通用的處理軟件依然是Photoshop），對掃描所得到的數(shù)字圖形實施處理，將檔案內(nèi)容中出現(xiàn)的污斑、陰影等進行有效去除，并且能夠讓那些由于擴散而變模糊的字跡重新恢復清晰。

2.4 圖像信息的查詢檢索

1）文件名。針對多頁掃描文件所形成的數(shù)字圖像而言，可以使用TIFF、PDF、CEB、DOC文件格式進行設置，這樣能夠把多個數(shù)字圖形都當成單獨的TIFF、PDF、CEB、DOC格式文件進行管理。實際上最為有效的圖像文件命名方式應該是“題名+檔案號”，這樣為掃描圖像進行命名，有助于后期基于文件名對這些數(shù)字圖形形式的文件進行查詢檢索和使用。2）圖像數(shù)據(jù)庫的檢索。建立數(shù)字圖像的檔案信息數(shù)據(jù)庫目錄，對紙質、照片檔案進行掃描和存儲，并且把目錄和圖像進行有效關聯(lián)，數(shù)據(jù)庫當中要包含編輯、處理、查詢檢索、顯示與打印數(shù)字圖像的功能，同時一定要對數(shù)據(jù)庫信息進行及時維護。查詢檢索的過程中，可憑用戶數(shù)字檔案信息的說明、時間與分類等多個條件、條件組合等來實施，為檔案管理工作帶來更多的便利。

2.5 光學字符的識別

基于現(xiàn)代的光學字符識別軟件，把文字圖像轉變成為文本文件或者是RTF等文件格式。OCR軟件對于純中文、純英文的印刷體文字有非常高的識別率，但是對中英文混排的印刷體文字卻無法實現(xiàn)完整識別，對于手寫體的漢字其識別率更為不良。這是由于光學字符的識別軟件無法實現(xiàn)100%識別，數(shù)字檔案卻要求100%的精準，因此檔案部門一般只能夠提供數(shù)字檔案信息的圖像文件和光學字符的識別軟件，并不只是為相關人員提供能夠數(shù)字檔案的文字文件。施工人員在獲得數(shù)字檔案文字的同時，需要自認對文字進行識別與校對。

3 結束語

綜上所述，信息技術的創(chuàng)新發(fā)展過程中，其在各個行業(yè)領域中得以廣泛應用，其讓檔案管理發(fā)生了翻天覆地的變化，更逐漸實現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，在讓紙質的檔案內(nèi)容與照片信息都逐漸實現(xiàn)了數(shù)字化，確保了檔案信息的完整性，更為檔案管理工作帶來了更多便利，實現(xiàn)了檔案管理工作的無紙化，推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

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