事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討

李壯飛

摘 要 本文以事業單位數字化檔案管理的現狀為切入點，對事業單位數字化檔案管理工作展開具體分析，并以此為依據，提出合理增加檔案管理預算，構建完善的數字化檔案管理體系，提升事業單位數字化檔案管理人員的綜合素養等幾方面的對策。希望在網絡信息技術水平不斷提升的影響下，事業單位在未來開展數字化檔案管理工作時，能夠及時發現管理問題，采取科學有效的方式，促進我國事業單位健康長遠的發展。

關鍵詞 事業單位 數字化 檔案管理 現狀及對策

一、引言

無論是事業單位還是其他企業的發展，都與檔案管理工作息息相關，尤其是在事業單位開展數字化檔案管理工作時，檔案管理人員要充分利用信息技術開展相應工作。本文從事業單位數字化檔案管理的現狀入手，緊緊圍繞提升數字化檔案管理效率的方式展開闡述。希望我國事業單位在未來發展過程中，能夠勇敢面對困難，積極尋求突破瓶頸的方式，并解決問題。

二、事業單位數字化檔案管理現狀

（一）缺乏專業的檔案管理人才

數字化檔案管理與其他形式的檔案管理模式相比，存在著較大的差異。事業單位的數字化檔案管理工作，對管理人員的專業性要求比較高，要求檔案管理人員不僅要懂得業務管理的流程，還要在實際工作中將檔案管理的內容與數字化進行有效結合。現階段，我國一些事業單位，在人力資源的配置方面還存在一些問題。例如，檔案管理部門缺乏專業的管理人才。工作人員不具備將實際管理內容與信息化相結合的能力，甚至有一部分工作人員在實際工作中，除了履行檔案管理工作的職能以外，還要負責其他方面的工作內容，這樣不利于員工對數字化檔案管理工作進行深入研究，在一定程度上會影響數字化管理技術水平的提升。

（二）檔案管理技術水平有待提升

目前，很多事業單位在正常運營的過程中，更加注重整體的服務質量，忽視檔案員工的檔案管理技術。事業單位在建設數字化檔案管理體系的過程中，要科學準確地運用檔案管理技術。但是，結合現階段我國事業單位檔案管理的狀態來看，數字化管理技術的運用還不夠成熟，有待加強。[1]具體表現為：員工在實際運用數字化管理技術開展管理工作時，并沒有緊跟時代前進的腳步，經常會出現技術水平與實際狀況嚴重脫節的現象。除此之外，有一些企業在資金投入上比較節制，運用的硬件設備都比較落后，無法及時開展相關工作。因此，現階段我國事業單位的檔案管理技術水平急需提升，為今后檔案管理人員順利開展數字化檔案管理工作奠定基礎。

三、解決事業單位數字化檔案管理問題的重要舉措

（一）合理增加檔案管理預算

數字化檔案管理模式與傳統的管理模式相比，對經濟預算的需求較大。因此，事業單位為了能夠有效解決檔案管理過程中存在的問題，應合理地增加檔案管理的預算。事業單位數字化檔案管理工作的預算人員在編制整體預算的過程中，要嚴格按照具體的規章制度進行編制，要適當地加大資金投入的力度，將主要的資金運用到數字化技術的開發與研究上，還要積極引進先進的科學設備等。除此之外，事業單位經濟預算的工作人員，將預算的實際內容與財務狀況有效結合，積極聽取財務人員的建議，及時對數字化檔案管理的狀況進行調節。這樣既能做到有法可依，又能增強預算管理的力度，為今后提升事業單位整體管理質量具有重要的促進作用。

（二）構建完善的數字化檔案管理體系

在未來的數字化檔案管理過程中，會將紙質檔案與電子檔案進行有效結合，這樣對于構建完善的數字化檔案管理體系具有重要的推動作用。[2]因此，有很多事業單位都在積極運用信息技術，不斷優化數字化檔案管理體系。

例如，事業單位檔案的管理人員，根據不同工作的工作性質和工作內容，對檔案信息進行數字化管理;管理人員根據事業單位實際的發展狀況，合理設置檔案管理的權限，根據員工的工作能力具體劃分每一個員工的工作職能，將工作職能落實到每一位員工身上;充分利用網絡信息技術，將檔案管理的工作內容與先進的檔案管理軟件進行有效結合，這樣既能增強事業單位數字化檔案管理的系統性，又能及時發現事業單位在數字化管理過程中存在的問題，為今后提升事業單位數字化檔案管理的效率創造條件。

（三）提升事業單位數字化檔案管理人員的綜合素養

數字化檔案管理工作涉及的內容多種多樣，事業單位在不斷發展的過程中，要注重開展培養員工綜合素養的工作，這對于提升事業單位數字化檔案管理工作的質量具有重要意義。因此，我國事業單位要在員工空閑的時間，積極開展相關的培訓活動。事業單位要組織檔案管理人員參加科學培訓活動，在此過程中各個事業單位的員工能夠相互交流、相互分享，員工通過參加科學培訓活動，學習先進的數字化技術，為今后員工順利開展數字化檔案管理工作提供重要保障。此外，事業單位也要將理論知識與實踐活動進行全面結合，這樣不僅能夠提高員工的實踐能力，還能加深員工對理論知識的理解，對今后提升事業單位員工的綜合素養具有重要的推動作用。

四、結語

數字化檔案管理技術，是現階段我國新型管理技術中的一種關鍵技術。目前，事業單位越來越注重數字化檔案管理模式的應用，但在實際開展工作中，還是存在一些不足，例如，缺乏專業的檔案管理人才、檔案管理技術水平有待提升等。鑒于此，事業單位在構建和完善數字化檔案管理體系的過程中，要注重培養專業管理人才，進一步推動我國事業單位數字化檔案管理工作的順利開展。

（作者單位為漢川市公共就業和人才服務局）

參考文獻

[1] 滕秀茹.數字化背景下事業單位會計檔案管理工作的優化[J].黑龍江科學，2019，10（15）：84-85.

[2] 王清云.事業單位檔案管理數字化建設的前期準備與實踐策略分析[J].蘭臺內外，2019（21）：38-39.