基于非結構化數據管理平臺的企業數字檔案館建設研究

蔣術

近年來，越來越多的企業開始建設數字檔案館，旨在集中統一管理企業數字信息資源，尤其是2017年國家檔案局發布《企業數字檔案館（室）建設指南》后，企業數字檔案館建設可謂如火如荼。經過近兩年數字檔案館建設實踐，筆者發現通過傳統的做接口歸檔的數字檔案館建設模式存在很多問題，已經不再適合企業數字檔案館建設實際。為有效解決現存問題，本文提出了一種基于非結構化數據管理平臺的數字檔案館建設模式。

一、近年來國家相關要求

近年來，中央辦公廳、國務院辦公廳、國家檔案局等單位相繼印發了系列電子文件和電子檔案管理相關文件。從這些文件中，我們可以歸納出電子文件和電子檔案管理發展的新趨勢，也能洞悉企業數字檔案館建設的新要求。

1.“單套制”歸檔更近一步

2018年7月，海關總署、財政部、國家稅務總局、國家檔案局聯合發文決定，企業、單位滿足《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）第八條、第九條所列條件的，可以電子《海關專用繳款書》為依據進行會計處理并僅以電子文件形式歸檔保存，即實行“單套制”。2018年12月，國家檔案局修改《電子公文歸檔管理暫行辦法》，將第七條修改為：“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔?！边@是國家最高檔案行政管理部門首次明確電子公文可以單套制歸檔。2019年4月，國務院印發《國務院關于在線政務服務的若干規定》（第716號令），其中第十二條規定“政務服務機構應當對履行職責過程中形成的電子文件進行規范管理，按照檔案管理要求及時以電子形式歸檔并向檔案部門移交。除法律、行政法規另有規定外，電子文件不再以紙質形式歸檔和移交。符合檔案管理要求的電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力。”這是國家層面首次明確在政務服務過程中施行單套制。同時，一些企業已走在單套制發展的前列，比如2019年3月，國家檔案局印發《企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點驗收企業名單（第一批）的通知》（檔函〔2019〕35號），確定了13 家企業完成所選業務系統的電子文件歸檔和電子檔案管理試點工作，通過國家檔案局驗收，形成典型經驗，可向全國推廣。

2.“一切歸檔”成為要求

2017年9月，國家檔案局印發《企業數字檔案館（室）建設指南》（檔辦發〔2017〕2號），明確企業電子文件歸檔范圍應包括各業務活動中形成的各種結構化和非結構化數據，以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄，包括辦公自動化系統、產品或業務系統、財務會計管理信息系統、人力資源管理信息系統、門戶網站、微博、微信、公務郵件系統及本企業其他職能活動業務系統中形成的電子文件，以及從外部接收的電子文件。企業已實施的支撐主營業務的信息系統均應具有歸檔功能。隨著企業信息化進程的推進，存儲、網絡技術的升級，“一切歸檔”成為可能與發展趨勢。

3.商密防護不可或缺

2015年4月，國資委印發《中央企業商業秘密安全保護技術指引》，要求各中央企業對集團層面載有商業秘密的信息系統在1-3年內部署完成有關安全保密措施，并結合本單位實際，利用3-5年時間，在本企業系統內分步部署完成相關安全保密措施。數字檔案館作為企業數字信息資源的聚集地，成為商業秘密防護的關鍵。

4.安全可控成為趨勢

近期，中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發文件，要求大力推進黨政機關電子公文系統安全可靠應用，早日實現國產化替代;大力推進安全可靠應用試點，帶動國產基礎軟硬件迭代升級，促進關鍵核心技術不斷進步。不久的將來，電子公文等業務系統將面臨一次比較大的升級改造，企業數字檔案館應提前做好相應承接準備工作。

二、企業數字檔案館建設歷程

企業數字檔案館是指企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對本企業或與其具有資產隸屬關系企業的電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺。它是一個由軟件、硬件、數據、人和制度規范等組成的人機系統。企業數字檔案館的發展經歷了以下5個階段：

1.啟蒙階段

我國企業檔案信息化與企業信息化同步發展，始于20世紀80年代末，成長于20世紀90年代。尤其是辦公自動化系統出現后，企業檔案人員也逐步了解和接觸計算機，出現了單機版檔案目錄數據庫，可進行檔案數量統計和制作卷內、案卷目錄，這個階段也稱為單機應用階段。

2.起步與探索階段

20世紀90年代，為適應檔案事業發展需要，企業檔案信息化工作開始起步，一些企業率先開發建設單機版檔案管理信息系統。但囿于全國檔案信息化基礎設施薄弱、檔案信息化建設理念滯后、檔案人員知識結構單一，檔案信息化也僅僅停留在計算機輔助管理和探索性研究階段。1997年，深圳市檔案館提出建設數字檔案館構想，幾年后，深圳市檔案館成為全國檔案工作示范單位。

3.建設與成長階段

1995-1999年，全國檔案工作進入了更大范圍信息化基礎設施建設和穩步成長的初級階段。檔案管理系統也由單機版向客戶端/服務器（C/S）模式轉換，但是這個階段檔案信息化標準、規范比較滯后，企業檔案信息系統仍然是目錄數據的統一管理和局域網內的共享應用，尚未涉及檔案全文收集、保管和利用工作。

4.發展與應用階段

進入21世紀，企業檔案信息化建設進入快車道。2000年，國家檔案局將加快信息化建設列為全國檔案事業“十五”規劃重點任務，深圳市率先開始數字檔案館建設。2003年青島市數字檔案館正式啟用，成為國內首家投入使用的數字檔案館。檔案管理系統功能也逐步完善，并進一步發展到瀏覽器/服務器（B/S）模式。

5.深化集成階段

隨著電子文件數量越來越多，企業數字檔案館向集成化方向發展，檔案管理也由傳統檔案管理轉向電子檔案管理。國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》《企業數字檔案館（室）建設指南》等指導性文件，數字檔案館建設成為企業檔案信息化建設的方向和主要內容。

三、企業數字檔案館建設存在問題

為落實上級單位文件精神，提升企業檔案信息化水平，不斷總結試點經驗。2018年4月，國家檔案局確定北京市保障性住房建設投資中心等35家企業為企業數字檔案館（室）建設試點單位。筆者所在單位有幸成為試點單位之一。在近2年的開發建設過程中，筆者發現企業數字檔案館建設存在如下問題：

1.接口歸檔模式不適合企業信息化建設實際

按照國家檔案局《企業數字檔案館（室）建設指南》要求，企業已實施的支撐主營業務的信息系統均應具有歸檔功能?，F階段，歸檔模式通常為開發接口。因業務系統各式各樣，系統中的各類結構化數據、非結構化數據紛繁復雜，接口開發數量多、難度大、周期長、費用高，通過接口歸檔的數據后期還需要處理和校驗，工作量、難度也很大。筆者所在的單位，有各類信息系統40余個，僅一個辦公自動化系統（OA系統）歸檔接口開發和后期數據遷移處理，用時近八個月。由此估算，筆者認為通過開發接口實現全業務系統電子文件歸檔已不符合企業信息化工作實際。

2.電子文件歸檔“四性”檢測成為難點

《電子公文歸檔管理暫行辦法》明確要求，電子公文形成單位應在電子公文歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。接口開發的歸檔模式，本質上是將應歸檔電子文件從一個信息系統遷移到另一個信息系統，遷移過程中，電子文件的“四性”難以保證或保證的成本很高。

3.商密防護難以落地

企業數字檔案館的建設，不僅需要落實國家檔案局的要求，還要落實國家保密局、國家信息部門等要求。按照上級單位關于商密防護的要求，各企業應對存儲的包含商業秘密的電子文件或數據進行防護，以實現“保數據、保核心、保安全”的目標，最終達到“進不來、拿不走、打不開、賴不掉”的效果。實施途徑往往是各業務系統與商密系統深度集成。這就造成了在業務系統中防護正常的商密數據，進入數字檔案館后打不開，用不了的問題。

4.數據不一致，信息煙囪林立

企業信息化建設的通病是條塊分割、缺少統一的規劃，各業務部門根據自身具體業務相對獨立開發各類信息系統，往往“頭痛治頭，腳痛醫腳”，這就造成一個企業內部信息孤島遍地、信息煙囪林立，各系統不相互兼容，升級難，基本沒有數據共享體制機制，甚至同一個數據在不同的業務系統中不一致。作為相對后端的企業數字檔案館，這些不一致數據都要歸檔，給后期檔案資源開發利用帶來挑戰。

5.數據存儲問題

筆者所在的單位數字檔案館采用大集中部署方式，全系統400多個全宗，電子檔案全部統一存儲在北京總部。以普發性的公務電子文件為例，總部數字檔案館存一份，50多個二級單位數字檔案館各存一份，300多個基層單位數字檔案館再存一份。即同一份電子檔案，在數字檔案館中可能重復存儲了近400遍，造成對存儲資源的極大浪費。

四、解決方案

為解決企業數字檔案館建設痛點，我們開展了非結構化數據治理與防護研究軟科學項目。在調研公司總部23個部門近40個業務信息系統和有關基層單位需求的基礎上，課題組提出建設一個貫通公司全業務系統的非結構化數據管理平臺（如圖1所示），以實現非結構化數據的統一存儲、集中管理、深化應用與歸檔保存，形成了非結構化數據管理平臺的架構、技術路線、部署方式、推廣方案、商密防護等系列解決方案。

所謂非結構化數據管理平臺，即統一管理各類非結構化數據的底層系統。企業所有業務系統產生的非結構化數據都存儲在底層平臺上，各業務信息系統只有工作流。我們認為只有建立了這樣的底層平臺，才能從源頭上解決企業數字檔案館建設瓶頸，（下轉34頁）（上接41頁）實現數據共享、商密防護和一切歸檔目標，打造數字檔案館核心競爭力。歸檔方面，因為所有非結構化數據全生命周期均在平臺上產生，因此不需要開發接口，不需要數據遷移，不會數據丟失，一鍵即可歸檔;商密文件防護方面，由多源防護到單一防護，防護住平臺，即可實現商密防護的目標;存儲方面，因為所有數據均存儲在一個平臺上，能夠實現數據的查重、去重，節省存儲空間;利用方面，平臺本身就是一個企業各類數據的聚集地，基于平臺的數字檔案館將更方便用戶的檢索與利用，也將更好的實現檔案利用的遠程化及多元化。

五、結語

基于非結構化數據管理平臺的企業數字檔案館建設模式在企業數字檔案館建設領域尚屬新鮮事物，但它卻能從根源上解決一切歸檔、四性檢測、數據共享和商密防護等問題。隨著企業信息化進程的加快、信息技術的進步，或許這種模式將成為日后企業數字檔案館建設的主流模式。

注：本文系中國華能集團有限公司軟科學研究項目“華能集團非結構化數據治理與防護研究”“華能集團電力科技檔案管理模板構建研究”階段性成果之一。

（作者單位：中國華能集團有限公司 ）