關于城建檔案收集管理的思考

李蕓鵬

每個城市在發展的過程中都會有其與眾不同的地方，而城建檔案會將城市的發展歷程記錄下來并保存，為后續的發展提供參考。很多重要的工程項目就因為過去沒有收集相關的檔案資料，沒有記錄相關的重要音頻、視頻、紙質資料而造成很大的缺憾。在一個工程項目從立項到竣工驗收建設全周期過程中產生的資料記載了重要的信息，這些信息在項目后期的使用、維護、改造、拆除等城建相關工作中將發揮重要作用。

一、城建檔案收集管理工作存在的問題

（一）檔案工作意識欠缺

因工程建設的相關參與單位對檔案收集工作的重要性認識不足，產生的資料沒有及時整理，造成重要的檔案資料丟失，甚至有的施工單位沒有配備相關資料員，很多資料的收集嚴重滯后。以甲方企業為例相關責任人把工作重心放在項目的資金、進度、質量等環節，而忽視這些環節中產生的資料，檔案信息作為工程項目進展中用來反映相關事實的資料，對工程本身來講尤為重要，特別是一些工程事故發生后，需要調查相關工程資料，用于鑒定責任主體以及工程質量是否合格 。

（二）檔案專業人才缺乏

人才結構失衡，城建檔案館作為全市工程檔案收集的專業部門，普遍存在年輕干部缺乏、專業人才缺乏的現象。在工程檔案收集管理的過程中，要求具有高素質的復合型人才，既要有檔案專業的知識結構，同時也要有工程專業的知識結構。檔案收集管理的工作量相對大，室外作業要去工地一線指導業務，室內要對接收的檔案進行驗收整理歸檔。目前，很多城建檔案館都缺乏這種復合型人才。

（三）規范化的檔案收集標準亟待完善

檔案工作標準的實施近些年已經取得很大進步，相關的法律法規相繼頒布。但是目前存在著規范制度過于籠統，沒有實際操作的標準，這就造成在地方的實際操作過程中仍然存在著檔案整理標準不統一的現象。缺乏配套的制度，沒有統一制定檔案整理內容、格式、范圍，哪些檔案要收集，哪些檔案不用收集，沒有給出明確的行業規范，在收集過程中容易造成人員、物力的浪費。即使收集上來的資料因為涉及不同的部門、行業、單位而導致資料也不盡相同。

（四）檔案收集管理的信息化程度低

傳統的檔案管理方式已經無法很好地適應當下檔案事業的發展。過去單一的紙質檔案收集轉變為紙質、照片、視頻、音頻等多種形式并存的局面。互聯網、大數據、云服務等新興媒介已經在各行各業發揮重大作用，而在檔案的收集中如何利用這些資源還有很大的空間去拓展。在城建檔案收集、整理、接收、保管、開發利用階段的信息化建設不完善，檔案數字化的建設嚴重滯后，各部門之間的資源不能很好地實現共享，拉低了檔案工作的效率。例如基于互聯網的檔案管理、查詢、自動檢索不能實現智能化，更多的是依靠人工查找再復印給查檔人員。

二、城建檔案收集管理存在的問題解決方案

（一）宣傳指導

提高檔案收集管理的城建檔案館作為專業的檔案部門，檔案執法人員應主動發力。一是利用多種形式進行宣傳，引起群眾對檔案的重視。例如每年的國際檔案日可以組織活動宣傳檔案的重要性，通過精心設計的城市歷史圖冊展覽、播放城市歷史建筑的視頻等形式吸引大批市民駐足欣賞，通過與市民零距離接觸，更好地達到宣傳的目的。二是現場指導檔案整理。在工程開工前期到一線對施工、監理等相關單位的負責人開展檔案業務培訓會，做好宣傳工作，發放相關檔案收集指南。工程建設期間會不定期開展現場業務指導，對工程的資料員保持溝通，及時解決各種疑問，跟蹤工程進度，提醒關鍵節點的資料整理。工程竣工前實行預驗收，檔案資料整理符合標準，發放預驗收通知書。

（二）加強審核工作

審核工作是加強城建檔案準確性的重要手段，特別是在城市工程建設竣工階段，城建部門應當對收集到的資料完整性及其真實性進行審核。在資料移交的過程中，需要對準備文件、施工文件以及竣工文件等內容進行審核，在保證準確性的同時，使其能夠符合城建檔案管理的基本要求。此外，在審核的過程中，應當要保證文件的“單一性”，避免在信息化平臺中出現檔案重復的現象，同時也避免用戶在檢索的過程中出現重復檢索的現象。

（三）建立健全城建檔案管理服務平臺

服務意識是非常重要的，城建檔案相關管理工作人員需要在提高自身服務意識的基礎上，創新管理服務方式。隨著信息技術的發展，城建檔案管理部門可以通過建立網絡服務平臺來實現檔案管理工作，將檔案資源與單位的局域網結合起來，并在管理部門內部宣傳檔案資源的重要性，引導其對檔案資源進行管理和查閱，使檔案的服務功能發揮出更加重要的作用。在此過程中，檔案管理人員需要站在網站服務的角度，對城建檔案進行全面管理與運行，促進城建檔案管理服務模式的創新。

（四）對檔案管理人的素質進行提升

1.倡導城建檔案管理人員提升自我能力。在城建檔案管理工作中，所涉及到的專業知識和能力較為廣泛，這就需要檔案管理人員具備較高的綜合能力和水平。因此，單位可以倡導檔案管理人員利用閑暇時間不斷充實自己。檔案管理人員可以自行在各類學習資料中、網絡上搜索并學習較為先進且成功的管理案例，學習其先進的管理思想，并將其應用，逐漸形成具有本地特色的城建檔案管理觀念和模式;也可以通過社交群、社交論壇等，與有相同職業的人員進行交流，相互促進，通過交流的方式來提高自身管理能力。此外，除了要積極展開自學外，管理人員還要與其他部門做好協調和溝通，以便能夠有效提升檔案管理工作的質量和效率。城建管理部門應當大力倡導部門管理人員進行自學。

2.借助“外力”來促進管理人員綜合管理能力的提升。“外力”是指通過培訓的方式將先進的管理觀念、管理手段及模式等灌輸到管理人員的知識體系中，使其能夠掌握更具現代化特色的管理模式和觀念，以便為城建檔案管理做出更多貢獻。部門應當定期組織全體員工展開培訓，并結合當地城市建設和發展的實際情況，不斷提升管理人員的綜合能力和素質。此外，也可以聘請綜合能力較強的管理人員到本單位進行演講，加強深入的交流，將先進的管理觀念和方式與本單位的管理人員進行溝通，以便能夠面對面進行“解惑”，有效解決工作過程中遇到的問題，促進管理效率的提升。

城建檔案作為我國特有的中國特色檔案，在過去，在助推城市建設發展上書寫了濃墨重彩的一筆，在城市建設科研資源中占據了重要的一席之地。希望在未來的工作中，城建檔案人聚力創新推動城建檔案事業向更高質量發展，與時俱進地利用好這些寶貴資源，讓城建檔案的價值惠及城市建設發展的每一個角落，造福建設事業百年大計，服務百姓幸福美好生活，知往鑒來，續寫輝煌。

（作者單位：石家莊市城市建設檔案館）