高校供暖收費管理信息化研究

楊志會

摘 要：隨著社會的不斷發展，生活和工作節奏越來越快，方便、快捷、高效的服務方式是社會的需求，信息化技術的蓬勃發展使人們足不出戶便可以解決衣、食、住、行等各方面的問題。經調研多數高校供暖費的收取卻仍處于用戶上門繳費、上門索取發票的傳統管理模式下，落后的收費方式給繳費用戶帶來極大的不便。供暖周期長、收費范圍廣、資金量大、繁雜的數據記錄和統計工作、收費管理的低效等是高校供暖費收取工作所面臨的問題。本文從現階段高校供暖費收取的流程入手，試圖從信息化角度解決供暖費收取工作所面臨的突出問題，充分利用信息化技術改變現有的收費管理模式。

關鍵詞：信息化;供暖收費;高校

收費是高校財務管理工作最為基礎的一項工作，收費系統的信息化建設是財務管理信息化的重要組成部分之一。供暖費作為高校收費項目之一，既牽動著廣大個人用戶和企業用戶的切身利益，又影響著學校的經濟利益，供暖收費管理工作的重要性日益突出。而經調研多數高校的供暖費收取工作仍停留在上門收取、Excel表格登記的傳統管理模式，數據的統計仍停留在紙質、匯報的模式，電話、紙質的傳輸方式影響數據的準確性和時效性。本文從供暖費收取的流程入手，分析參與者的需求，利用信息化技術整合房屋管理部門、收費人員、繳費人員、財務等部門信息，以實現用戶、收費、財務等相關信息的共享。

一、現階段供暖收費管理的流程

根據《北京市供熱采暖管理辦法》的規定，供熱單位應當直接向用戶收取供暖費。用戶是指有償使用供熱單位提供的熱能用于采暖的單位和個人，高校供暖費的收取對象一般為個人用戶和企業用戶。供暖費的收取主要有收費人員上門催收和收費點收費兩種方式。用戶可選的繳費方式有現金、POS機刷卡、支票和網上匯款。個人用戶大多以現金和刷卡方式繳費，企業用戶以支票和網上匯款的方式居多。供暖費的收取工作需房屋管理部門、收費人員、繳費用戶、財務人員這四個角色的共同參與。

房屋管理部門負責基礎信息的維護工作，每年根據房屋資產過戶變更及新建、改建、擴建、拆除等情況變更用戶、供暖面積等基本信息。供暖季開始前，房屋管理部門將本供暖季需要收繳供暖費的個人及企業信息表提供給收費人員;收費人員根據信息表上的用戶及供暖面積擬定供暖協議，上門派送協議和繳費須知;繳費用戶如無異議，攜供暖協議及時到收費點繳納供暖費，并索取發票;繳費完成后，收費人員記錄用戶的繳費情況并開具發票，填制交款單將款項一并交予財務部門;財務人員對發票等入賬單據進行再次核對和統計，無誤后根據發票內容按繳費用戶逐筆入賬，并將入賬憑證留存聯返回給收費人員，以便收費人員做好二次登記、數據核對及統計工作。

二、現階段供暖收費管理存在的問題

1.信息傳遞方式落后、時效性差

供暖費的收取需要房屋管理部門、收費人員、繳費用戶和財務部門的共同參與。房屋管理部門與收費人員間通過Excel電子表傳遞用戶基本信息。收費人員與繳費用戶通過親自上門完成供暖費的催收、繳納及發票的索取。財務人員依據收費人員填制的交款單、發票、銀行存款聯等紙質單據作為入賬憑證，收費人員依據財務人員返回的紙質入賬留存聯再次核對并登記用戶信息表。電子表、紙質的信息傳遞方式導致收費各環節的脫節、收費流程的連貫性差。用戶實際繳費與財務入賬、核對等工作存在時間上的差異，會導致繳費信息記錄工作的滯后。從繳費通知的發送到供暖費的實際入賬，收費周期長，信息傳遞的時效性差。

2.信息無法實時共享、勞動重復性高

房屋管理部門無法實時獲取用戶是否完成繳費的信息，更無法查詢用戶歷史年度繳費記錄，在用戶退租或者房屋變更登記時只能通過電話詢問收費人員。在收費人員與繳費用戶因歷史年度繳費記錄出現異議時，收費人員通過電話詢問財務人員，查詢用戶繳費的入賬信息。為確認一個用戶的繳費信息，一般需要三個角色的共同參與，需要三方反復的溝通、查詢和確認，導致工作效率低下。收費信息的反饋缺乏系統化的管理手段，收費人員無法對收費全程進行跟蹤，信息無法實時共享，造成大量的重復性勞動，是目前收費管理面臨的最大問題。

3.收費全程人工操作、差錯率高

供暖費的收取全過程仍是傳統人工勞動，上門發通知、上門繳費、手工開票、手工登記，收費管理方式落后。查詢用戶基本信息、收費、開具發票、登記繳費表，一戶供暖費的收取需要收費人員明確分工，通力配合。通知的錯發、漏發，繳費記錄的錯記、漏記，人為差錯無法避免。票據的領取、開具、核銷工作量大。在供暖集中收費時期，緊張忙碌的工作狀態，長時間的高強度工作更是容易出錯。

4.數據存檔方式落后、信息失真

目前，歷年繳費數據的登記、統計、備份、存檔及繳費情況的查詢工作全部依靠Excel表。在實際收費時，繳費用戶因歷年繳費情況與收費人員常有異議，究其原因，一方面是人工登記時出現的錯記、漏記，另一方面是歷史數據的龐大導致電子表數據錯亂的情況時有發生。此外，未及時保存、備份等均會導致數據信息的丟失，不留痕跡的人為修改也會導致數據信息的失真。繳費用戶信息量大、歷史存儲數據多，單一的Excel電子表存檔方式無法確保數據的真實性、可靠性。

5.財務入賬要求嚴格、信息煩瑣

為方便收費人員隨時查詢、核對用戶歷年繳費情況，對財務人員入賬提出了嚴格的要求。財務人員必須按戶逐條入賬，即一個繳費用戶一條分錄對應一筆繳費金額。此外，對憑證摘要的錄入內容也有明確的要求，需按發票內容錄入用戶名稱、繳費所屬供暖季、供暖面積。入賬要求嚴格、入賬信息煩瑣，在供暖集中收費時期更是一項繁重的手工錄入工作。一方面錄入的工作量大，另一方面為降低手工錄入的差錯率，對財務的錄入人員和復核人員都提出了非常高的要求。

6.數據統計工作量大、難以滿足管理需求

為加快供暖費的回收，提高回收率，收費人員會統計每日收費情況、計算每月的回收金額、定期篩查未繳費用戶。同時，也為管理人員提供相關統計數據，使其更好發揮監督管理的職能。供暖用戶信息量大，收費數據龐大，統計工作量大，管理復雜，Excel電子表的有限功能已無法全面滿足管理的需求。

三、信息化技術在供暖收費管理的應用

1.供暖收費管理的需求分析

（1）用戶信息管理需求。對于住宅性房屋，供暖費的收取是以戶為單位，按戶所在小區進行分片管理，房屋資產信息的準確保證了繳費用戶信息的準確性。相對于房屋資產的變動，用戶信息的變動相對頻繁。對于住宅性房屋和企業，戶主和企業責任人作為最直接的供暖費繳費義務人，其信息的維護工作尤為重要。對于新建、改建、擴建、拆除等動態房屋資產信息，要做好相關供暖面積信息的維護工作。

（2）網上繳費需求。對于繳費用戶而言，方便的繳費方式、快捷的開票方式，是其最關心的問題。對于收費人員而言，在節省勞動力的前提下高效完成收費工作是其需解決的問題。網上繳費和電子發票的打印可以實現即時繳費即時開票，既減少現金的收取數額、降低收取假幣的風險，又免去了上門繳費的不便，有效解決了繳費高峰期的排隊等候、服務質量低下、用戶情緒不滿等問題。

（3）財務入賬需求。現階段財務入賬要求嚴格、摘要信息煩瑣。使收費信息與財務系統對接，繳費信息提取功能的實現，既能緩解財務人員入賬的壓力又能有效地發揮財務的監督職能。在保證供暖費及時入賬的同時，也省去了收費人員與財務人員間交款單等紙質單據的傳遞工作。

（4）信息查詢需求。收費人員需時時關注供暖費的收取情況，定期篩查未繳費的用戶，以便及時開展二次催繳工作。房屋管理部門在協助用戶辦理相關房屋資產手續時，需先確認用戶是否已繳清歷年供暖費。對于不同的角色參與者，查詢需求各有不同，用戶歷年的繳費情況是所有角色共同的一項查詢需求。

（5）報表統計需求。管理人員最為關心的是供暖費的回收情況，實時了解供暖費的收取情況。報表統計匯總功能可以自動生成每日回收報表、月度回收率等各項數據，不僅直觀反映出收費的波峰期，還可以對供暖費的應收、實收情況有更為清晰的了解。收費信息和財務數據的高效采集，為管理者提供更準確的分析數據和決策支持，也將收費人員和財務人員從繁重的數據統計工作中解放出來。

2.供暖收費管理的信息化建設

供暖收費管理需求的分析過程是一個簡化收費流程的過程。目前，供暖收費管理所要實現的階段化目標是精簡流程、實現收費全過程的信息化管理、實現收費信息的實時共享、提供全面的數據信息、提升服務水平。以上目標的實現必須建立一個完善的收費管理系統，根據不同角色的需求點進行模塊設計，以實現收費信息的共建和共享。系統劃分為五個模塊：信息維護模塊、信息查詢模塊、用戶繳費模塊、收費管理模塊和報表統計模塊。收費管理系統的模塊設計和收費流程如圖1所示。

收費管理系統的建設能夠快速地完成用戶基本信息的維護、繳費通知的線上發送、統計報表的一鍵生成，既滿足了參與者的各項基本需求，又確保了數據信息存儲的安全性和保密性。除這些基本功能外，收費管理系統建設的真正意義在于系統基本功能的擴展，通過與銀行的互聯、與財務系統的對接，實現系統間的協調工作、信息的交互利用與實時共享。具體包括：

（1）實現收費系統與銀行的互聯。個人繳費用戶遍布多個小區數百棟居民樓，用戶多，資金量大。POS機的安裝緩解了收取現金的部分壓力，但并未解決收費點排隊繳費等問題。信息化建設可以實現供暖收費管理系統與銀行的互聯，拓展供暖費的繳費渠道，用戶可以隨時隨地的完成供暖費的繳納，真正實現足不出戶便可以解決問題。在提升服務質量的同時也縮短了收費周期，加快了供暖費的回收速度。

（2）與財務系統的對接，實現財務入賬的自動導入。財務系統與供暖費收費系統是兩個獨立的系統，財務系統通過其他系統信息的導入功能，提取與財務相關的有用信息，直接生成會計憑證，減少財務人員工作量的同時直接避免了人工差錯。完成制單后，財務系統向收費管理系統實現特定財務信息的自動反饋，比如入賬時間、憑證編號等。數據的自動交互減少了傳統收費模式下中間流轉的環節，實現了兩個獨立系統的對接，自動反饋這一功能的實現為數據信息的共享奠定了堅實的基礎。

（3）開放部分查詢端口，實現信息共享。為滿足各角色查詢的需求，開放部分查詢端口。繳費用戶對繳費面積、收費標準、應繳金額及欠繳情況可快速查詢，避免了不必要的糾紛。房屋管理部門在辦理退租、房屋資產變更時可實時查詢用戶歷年供暖費的繳費情況，省去了傳統模式下的反復溝通、確認環節。對某一用戶的繳費情況，收費人員可以實現快速檢索，以便二次催繳工作的及時開展，縮短了收費周期。

四、結語

總之，供暖收費管理的信息化建設有效改善了挨家挨戶催繳的收費模式，讓所有角色都能參與到收費的全過程管理中，建立角色間的合作機制，打通角色間的信息壁壘，保證了信息傳遞的時效性和有用性。供暖收費管理的信息化建設是一個循序漸進的過程，尤其是大部分老年繳費用戶習慣了傳統的繳費方式，系統的開發與上線更需要做好充分的調研考察工作，更加細節化的功能設計離不開參與者的共同配合以及相關的信息技術支持。

參考文獻

1.韓超.供熱企業銀企聯網代收費系統的設計和應用.企業科技與發展，2012（16）.

2.郭嘉.淺析學費收費系統開發的背景與意義.新經濟，2014（8）.

（責任編輯：蘭卡）