公共資源交易項目檔案管理研究

王太春

（彝良縣政務服務管理局(彝良縣公共資源交易局)，云南昭通 657600）

1 規范公共資源交易項目檔案管理的必要性

新時代以來，政府更加重視對公共資源交易平臺的建立和統一。公共資源交易平臺整合工作正在全國范圍內積極展開，在“公共資源交易進平臺，平臺之外無交易”的要求下，將來會有更多的招標項目進場交易，項目檔案的數量也會變得更加龐大。

當前來看，雖說有國家出臺的相關法律法規對招標采購的檔案保存提出了相應要求，如有《招標投標法》、《招標投標法實施條例》、《政府采購法》、《政府采購法實施條例》等，但在項目檔案管理方面卻沒有做出具體的規定，這就使得全國各地在針對公共資源交易項目的檔案管理和標準方面多式多樣。在如今整合公共資源交易平臺工作進行之時，若不能對交易項目檔案的管理統一規范化并建立健全項目檔案管理辦法等制度建設，會對未來的管理和利用造成巨大的困難和隱患。另外，項目檔案管理工作對項目交易過程進行真實記錄，在以后各方研究，考察交易情況時，可以幫助其判斷項目交易是否完全合法合規，并為有關行政執法機關調查取證提供有效的法律證據。所以，為了保證項目交易運行的規范性，交易項目檔案管理必不可少，而且它還是公共資源交易工作的重要組成部分。

2 當前項目檔案管理現狀分析

2.1 對項目檔案管理的三種操作方式

（1）實行購買服務方法，對項目檔案進行招標采購服務外包。具體指公共資源交易管理部門將其檔案業務外包給外部專業化團隊來承接其檔案相關業務工作。這種方法目前是一些企、事業單位常用管理模式，這種方式可以解決因缺乏檔案管理工作者而需聘用人員再培訓的經濟成本。另外，這種方式在國內相對來說比較成熟，且有越來越多的專業化團隊出現，可以保證其專業性。但是這種方式也帶來一些問題，比如不能明確外包數據的安全性和保密性等。（2）進行檔案設備招標采購，比如采購項目檔案電子化用到的硬件設備。再由單位的檔案管理員掃描項目檔案的紙質版并進行制作。這種管理操作方式的安全性較高，因為是由單位內部的檔案管理員來對檔案進行操作，這樣可以避免數據被泄密的奉獻。而且這種方式可以節省將檔案業務外包給外部團隊的費用。但是這種方式也會帶來一些問題：有些檔案管理員不是學專業檔案管理出身，可能缺乏專業的檔案管理知識；由于項目檔案數量龐大，帶來的工作量也大，人員不足也加重了任務管理。（3）檔案管理員對各招標代理機構指定兼職檔案員，并對其進行設備操作培訓和業務指導。這種方式是檔案員+代理機構配合的管理模式，減輕了交易管理部門項目檔案管理的工作量。同樣不用進行檔案服務外包，可以節約外包經濟成本。但是該種方式需要培養有扎實檔案管理理論知識和高管理水平的專職檔案員。

2.2 項目檔案的操作流程

（1）招標代理機構在招標項目完成后，應當立即對項目招標中的各類資料進行收集。（2）將招標項目資料收集齊全后，向檔案員申請進行招標項目檔案的電子化存檔。（3）招標代理機構的兼職檔案員必須在公共資源交易管理部門檔案員的監督和指導下對招標的紙質資料進行掃描傳送等工作。（4）按照電子項目檔案的網上審批流程結束后，由檔案員驗收。

3 關于當前項目檔案管理的分析

3.1 完善項目檔案管理制度并明確其責任

“沒有規矩不成方圓”，任何工作都要有所制約和監督才能更好開展，公共資源交易項目檔案管理也是一樣，需要制度和規則來約束，保障并指導管理工作順利進行。在管理項目檔案時，應對檔案的可歸納范圍作出明確的要求，還應說明歸檔時間等。從項目檔案的歸納整理、調閱過程、項目檔案保密工作等多個工作業務中，對各個部門應盡的職責做出明確規定，同時其他相關部門也應做好指導和監督工作，這樣可以督促各部門人員做好自己的本職工作。

3.2 抓住重點，提高效率

檔案工作內容繁重，需要在工作中分清主次，提高檔案管理工作的效率和利用價值。檔案資料需要保持完整性、有效性和可用性，這樣在以后從檔案資料中取證時，所獲取的資料才有可信度。

3.3 加強硬件建設，提高管理條件

為了更好的保存項目檔案資料，應建立項目檔案專用檔案室。檔案室應能防盜、防潮、防火、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠這些要求，并通過“人防、物防、技防”強化安全防護能力。檔案室內應配有降溫設備，安裝監控報警裝置等。同時，還要配備完備的管理設施，硬件設施的建設是檔案資料安全存放避免風險的重要保證。

3.4 加強人才隊伍建設

人是檔案管理工作任務的最終落實者，項目檔案管理工作的順利開展需要一支業務能力過硬、責任感強的專業隊伍，所以人這一關鍵因素需要引起高度重視。在選擇專職或兼職檔案資料管理人員時對于責任心強、熟知現代信息技術且有業務能力的人員應優先考慮，而且在人員選定后，為了能夠使檔案管理工作正常運行，應避免頻繁更換檔案資料管理人員。在人員確定后，交易管理部門應加強對這些人員的業務培訓，提高他們的業務能力。另外，交易管理部門應引導并鼓勵這些檔案管理人員對自己的學習能力的培養，可以運用多種交流工具或方式來對業務進行交流。同時，交易管理部門也應注意多引進有檔案管理專業能力的專業人才，因為相對來說，他們有更多的檔案管理經驗。

3.5 嚴抓項目檔案保密工作，確保檔案絕對安全

為確保檔案安全，于項目檔案工作相關的工作人員應參加保密培訓并簽訂保密協議。由于在原則上，項目檔案不能隨意外借，所以，當有相關部門要借閱檔案時，應嚴格遵循項目檔案借閱審批制度下的借閱流程借閱檔案，同時，檔案管理人員應做好記錄。另外，應嚴格遵循檔案室進出登記制度，允許進入檔案室的只有指定的工作人員才可以，并應注意將隨時攜帶的具有拍攝功能或存儲功能的用品交由指定人員暫時保管，這樣能進一步保證檔案信息不被泄露。

4 項目檔案“互聯網+”項目檔案管理發展

隨著互聯網技術的快速發展及應用，也推動了公共資源交易行業的信息化發展。現如今，社會公共資源交易平臺整合工作正在全國范圍內積極展開，未來會增加更多的項目，也會有更多的項目檔案產生，這將會是一個龐大的數量，使用傳統的紙質化項目檔案存儲和管理將會耗費巨大的存儲資源，包括紙質、空間、人員等，那么在無紙化辦公發展趨勢下，項目檔案電子化迫在眉睫。通過互聯網技術，公共資源交易監管部門可以實現對項目檔案管理的電子化管理，而且，在向電子化管理轉變的過程中，應在同級檔案行政管理部門的指導下進行。由于電子化管理系統存在數據易失的情況，所以在購買存放電子檔案的設備時，應選擇性能很好的專用設備，能使數據不易失。同時應做好數據備份相關工作，避免一份數據損壞或丟失就無法找回的這種情況。借助互聯網技術對項目檔案進行管理，可以提高對項目檔案的利用效率，比如對項目檔案的借閱過程，可以直接網上辦理，相比于傳統的紙質化管理方式，大大簡化了借閱的流程，而且可以節約各方面的經濟成本。

5 結語

據數據統計來看，在全國范圍內公共資源交易監管部門所擁有的交易項目檔案非常之多，高達千萬，交易項目檔案更不占少數，加快建立和統一公共資源交易平臺、健全交易項目檔案管理辦法和有關規定是非常迫在眉睫的。統一公共資源交易平臺的整合建設，也在促使項目檔案管理方式發生改變，從傳統的紙質化辦公到電子化辦公的轉變也將會帶來多種優勢。緊跟新時代的步伐，與時俱進才能更好地加快公共資源交易市場的深入改革，挖掘出公共資源交易潛在的能量。