對黨校檔案管理工作的思考

（中共肥城市委黨校，山東肥城 271600）

近年來，黨校檔案管理工作嚴格按照 《檔案法》的規定，通過定期組織參加各級檔案專、兼職人員檔案知識講座、專題研討會和培訓班等活動，不斷改善檔案管理人員的知識結構和學歷結構，進一步提高檔案管理人員自身的業務能力，切實做到各項制度的保證與落實，確保檔案管理的連貫性，促進了黨校檔案事業的長足發展。但由于各種主客觀原因，目前黨校檔案管理工作依舊存在重視程度不夠、專業人才不足、信息化手段落后等方面的問題，本文擬就對現形勢下黨校的檔案管理工作談點粗淺的認識。

1 充分認識黨校檔案管理的重要意義

黨校是在各級黨委領導下對黨員和黨員干部進行進行培訓、教育的學校。檔案管理是黨校培訓教育工作中重要的組成部分，做好檔案管理工作尤為重要。黨校檔案一般來說分為兩種：一是行政檔案，二是教學檔案。過去一提到檔案一般就認為文書檔案、財務檔案、人事檔案、建設檔案等行政檔案比較重要，殊不知在目前新形勢下，組織人事部門要對各級領導干部學歷等教育培訓經常進行普查，教學檔案越發顯得重要。如基層黨校自80年代中期舉辦過的各類學歷班次，學員在校期間的函授學習、短期培訓輪訓工作的檔案，反映了黨校在教學和管理活動中的真實歷史記錄，是科學管理公務員培訓教育的基礎。因此，黨校檔案管理系統的良性運行對黨員干部教育培訓工作具有長遠的重要意義。

2 檔案管理目前存在的問題

2.1 檔案管理工作重視程度不夠

黨校長期以來存在對檔案工作重視不夠，管理人員認識不足，軟件硬件等基礎設施落后薄弱等現象，更多情況下黨校各部門部室的檔案資料都是各自以檔案柜的形式保管，“人治”在檔案管理中發揮了過重的作用，一旦發生人員調動，該部室的資料就會存在移交和持續性保管的風險。檔案管理人員普遍變動頻繁，有的工作人員認為檔案材料只是公式性的收藏而已，并不具什么探究價值，只要做好本職的工作能應對檢查就夠了，以至于檔案整理不及時、不規范，存在一些歷史欠賬。另外，經費問題也是檔案工作處于落后狀態的主要原因。由于黨校檔案管理現代化意識比較單薄，存在經費緊張問題，在有限的經費當中，領導多不愿意把更多的錢花在檔案管理工作上。因此，時代發展與檔案工作的脫節在諸多黨校普遍存在，檔案工作在黨校各部門項目、內容與要求有諸多的不統一，致使檔案管理無法達到完美與系統，經常會出現有些檔案材料有頭無尾，有計劃無總結，有方案無實施過程，影響了檔案管理工作的有序進行。

2.2 檔案管理專業人才不足

面對新時期黨校檔案管理服務領域不斷擴大，也越來越廣的局面，檔案管理工作面臨很大的挑戰，需要檔案人員素質更強，管理和信息服務更加優質。從現實情況看，檔案管理工作中能進行較深較廣層次開發而且有創新管理思維的檔案專業性人才普遍缺乏，導致后期出現檔案業務監管指導不到位的問題。即便是檔案管理專業畢業，但能獨立從事檔案研究的工作人員少之又少。多數黨校大都是非檔案學專業的人員在從事這項工作，這些人員經過正規檔案學繼續教育培訓的并不多，而且他們計算機水平有限，檔案管理有隨意性，檔案收集分類與歸結不及時，導致檔案工作到檢查時才做，有時會出現混亂狀態，進而影響到檔案質量。因此，黨校檔案管理人員必須具備一定的知識水平，包括歸結能力、豐富的語言水平、深厚的文化功底、學習新技能的積極性、扎實的工作經驗等，方能勝任此項工作。

2.3 檔案管理工作信息化手段落后

目前，檔案內容的檢索主要有兩種，即手動檢索與電腦檢索。諸多黨校特別是基層黨校在檔案管理中普遍重視紙質檔案，輕視電子檔案。對于電子文檔的收集、整理、歸檔沒有明確的要求，對電子文檔規章制度的建設緩慢，或者基本處于空缺狀態。電子計算機發展的日新月異對電子檔案的整理提出了更高的要求，在記錄格式、載體形式、處理方法、管理內容等方面做出了明確的規定，要做到紙質檔案和電子檔案的收集、整理、歸檔都有章可循。從現實情況來看，基層黨校手動檢索占據很大一部分，費時費力，難度相對較大，這就需要編制出更加完整科學的檢索工具，來解決這種困難的局面，促進檔案管理工作的高水平發展。這種情況對于我國當前的檔案管理現狀是一個考驗，也是鞭策我們前進的壓力和動力。所以，針對這種狀況和社會發展的態勢，檔案管理方法的改進，現代化檢索工具的推廣普及已經成為一種必然趨勢。

3 黨校檔案管理問題破解之道

堅持依法治檔、科學管檔，全面加強基礎業務建設，不斷提升檔案管理信息化、規范化、科學化水平是當務之急。

3.1 領導重視是關鍵

一是從管理意識上抓起。一把手要真抓實管，以身作則，加強宣傳，使全體成員對整體工作提高重視，以促進檔案管理工作全面有效地進行，力求科學與健康的發展。黨校的檔案涉及面廣，內容繁多，要想做好這方面的工作需要全體人員共同努力，需要在實際工作中積極參與、支持和配合，及時做好檔案資料的收集、積累、整理與存檔。同時，還要把檔案管理工作納入到業務考評中，為檔案管理工作長期發展奠定基礎。二是在人員任用上，要使用新型人才和新的培訓手段。檔案信息數字化的發展對檔案管理人才的要求越來越高，檔案收集與整理、統計等過程也發生了巨大的變化。檔案管理者要承擔多種角色，比如管理者、分析者、引導者等。檔案管理者不單單要求只懂信息采集與整理，還要能夠更好地運用硬件與軟件方面相關的知識，比如編程和程序維護等。三是提高黨校教學檔案的留存意識。雖然黨校教學檔案比較多，但是只要重視提高歸檔的意識，及時對教學檔案進行歸檔整理，就能做好教學檔案的長期保存和利用，確保今后黨校教學工作“有案可查、有據可依”。

3.2 建立健全檔案管理制度，細化檔案管理規范操作

檔案規范化管理，建立健全檔案管理制度是基礎。黨校制定檔案制度要以確保歸檔文件的真實、完整、有效為目的，并應將其管理納入黨校信息化建設。要具體明確此項工作的分管領導和相關職責，黨校檔案管理人員、設備的配置要求和管理職責，文件形成部門的管理崗位設置、業務規范、處理程序、工作要求，特別是要明確黨校檔案管理部門對上述工作負有督促、檢查和指導的職責，使檔案管理對文件的前端具有實際的控制權。對于黨校來說，不同教研室、不同部門的檔案整理和歸檔要建立首問責任制，從頭到尾進行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進入檔案庫陳列環節。

3.3 引進專業檔案管理人才，實現檔案科學管理

對于黨員干部來說，其在黨校的培訓記錄關系到他的工作情況和政治前途，黨校在這方面必須如實做好原始記錄，為組織人事部門考察、提拔干部提供詳盡、真實的資料依據。所以，黨校的檔案管理一定要引進專業的檔案管理人才從事專職的檔案管理工作。因為高素質的檔案管理人員決定著檔案管理工作的好與壞，檔案管理人員要有較好的職業素養和很強的責任感、良好的道德修養以及全心全意為人民服務的思想。在業務方面，要有過硬的管理方法和經驗，要有對新軟件等產品使用的能力，而且能積極參加行業內的培訓，不斷培養自己、完善自己、提高自己的業務水平。

3.4 完善電子檔案的管理，推進黨校檔案工作信息化進程

目前，黨校的教學檔案實體已經發生了明顯的變化，在黨校教學檔案保存的過程中，既要保存書面檔案，又要留存相對應的電子檔案，以提高文檔的查閱速度和利用便利。由于歸檔電子文件存儲的密集性，其保管期限也不能完全參照紙質文件。因此，歸檔電子文件的保管期限可以與紙質檔案一致，也可延長，原則上能保存多久就保存多久。黨校檔案管理從過去單純的文件整理到如今的檔案管理拓展服務，信息化管理的引入使黨校教學檔案工作越來越受到重視，其作用也愈加明顯，黨校檔案工作信息化已成為重要趨勢。

同時，結合國家檔案局《系統測試指標》的要求，黨校要通過配備、更新硬件設施，研發、升級軟件系統，補充、完善文字材料等措施，盡快建立健全學校層面的檔案管理部門，并劃撥專屬的辦公場所，設置專職的檔案管理崗位，專門從事檔案資料的管理。同時，在檔案建設中要不斷豐富檔案的種類，與黨校發展的各部室、各教研室的專業分類和專業擴展相匹配，提高為黨校基礎部門提供信息資源保障的內容和水平。

3.5 打破舊思維，推動檔案工作的創新發展

創新是一個民族進步的靈魂，也是保證檔案工作發展的關鍵。隨著社會的不斷變革，黨校檔案工作者要重新認識檔案工作的重要性。要和其他領域一樣，改變安于現狀的思想，強化參與意識，在檔案管理方面實現不斷探索和創新。在現代化的辦公環境中，紙質文件和電子文件并存要求檔案管理更加合理化，管理系統中文件和檔案工作的共同融入，把電子文件變成電子檔案并與文書部門相關聯，實現了信息相通，既提高了應用時效性和便捷性，又使檔案管理向前邁進了一步。依據國家對檔案部門的要求，黨校檔案管理工作應與時俱進，創造性的制定符合本單位特點的制度，借鑒相關行業或同行業的成功經驗，在比較探討中促提高，在管理機制上求創新，使檔案工作科學發展，應用性更強。