大數據背景下事業單位檔案信息化管理策略研究

王瑞連 曹縣殘疾人勞動就業服務辦公室

引言

在當前事業管理工作中還存在一定問題，而且傳統的檔案管理已不具備發展優勢，所以，只有不斷實現事業單位檔案信息化管理的有效性和實用性，才能順應大數據時代的發展趨勢，從而有效提高檔案信息化管理工作效率。

一、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）人事檔案管理觀念落后

現階段，在信息技術快速發展的時代，信息化管理方式被廣泛應用到各個公司或單位。在當前事業單位檔案管理工作還存在管理觀念和技術落后的問題，事業單位的檔案管理工作，主要是對員工工作狀態的重要記錄。而當前檔案管理觀念落后的主要原因是很多管理者對檔案建設缺乏重視，對檔案管理存在錯誤認知，認為檔案管理只起到人員資料的收集和存檔作用，從而使事業單位檔案管理工作很難滿足當前信息發展時代的需求。此外，由于受傳統管理觀念影響，管理者未對檔案管理進行創新和變革，造成傳統人事檔案管理技術落后。技術落后在一定程度上很難適應大數據背景下的管理工作，導致檔案管理工作低效。

（二）信息化管理仍存在缺陷

在信息化時代下，只有不斷創新和改變傳統管理模式，才能更好促進事業單位管理工作的有效發展。隨著信息化時代的不斷發展，信息化管理工作可以利用大數據和物聯網等技術，不斷提高檔案信息化管理的效率和水平，也能使事業單位檔案信息化管理變得更具針對性。但是，在當前檔案管理工作中，還存在信息化管理存在缺陷的問題。其主要原因是管理人員對于信息技術缺乏足夠的重視，并受傳統的檔案管理工作模式影響，在對檔案進行管理時，仍采用傳統檔案管理方法，未有效利用信息化管理的優勢，在一定程度上制約事業單位檔案信息化管理工作效率的提高。

（三）缺乏現代化信息管理體系

目前，很多事業單位在檔案管理工作的實踐中，還缺乏現代化信息管理體系。很多單位將精力都放在主營業務上，而忽略對現代化信息化管理體系的完善和建設。并且在人力和財力資源的配置上，也未有效利用現代化信息管理技術，造成人力和財力資源的配置與檔案信息化管理缺乏專業性和實效性。另外，由于缺乏現代化信息管理體系，也使檔案信息存在一定的安全隱患，如果出現管理疏忽，會很容易造成資料外泄，不利于保證資料的安全性，使事業單位檔案信息化管理工作很難達到所預期的目標。

二、大數據背景下事業單位檔案信息化管理策略

（一）加強觀念轉變和信息化建設

在大數據背景下，事業單位檔案信息化管理需要積極解決檔案管理觀念落后的問題。要加強檔案信息化管理觀念的轉變，重視到大數據背景下檔案信息化管理的重要性。首先，事業單位應加強檔案信息化基礎設施的建設，從而使檔案信息化管理更具合理性和針對性。主要包括網絡化工作環境建設、信息化檔案管理軟件建設等。其次，通過對大數據的分析和應用，結合檔案管理的實用性需求，加大對信息化管理的建設力度和資金的投入，也可以在檔案信息化管理軟件中為相關管理人員提供所需的檔案信息服務，進而有效期檔案信息化管理的實用性和有效性。最后，事業單位可以將檔案信息化管理以網頁的形式建立，從而使管理者和員工能夠通過網頁查找相關資料。另外，要提高資料檔案及軟件的兼容性，確保檔案資料能夠更高效地保存。

（二）優化人事檔案管理機制

大數據時代下的檔案信息化管理，除加強觀念轉變和信息化建設外，還需要事業單位不斷優化人事檔案管理機制，進而使檔案信息化管理工作能夠順利開展。一方面，建立人事檔案管理機制，并利用檔案管理系統軟件，對檔案進行科學化管理，將檔案信息化管理中的無用數據剔除，同時，要善于利用大數據技術，不斷對數據庫信息進行更新和維護，也可將新的大數據信息與舊數據對比分析，對檔案資料進行收集、整理和歸檔，從而確保事業單位檔案信息化管理的完整性和準確性。另一方面，在對檔案信息進行整合和資料分離時，也要嚴格按照檔案管理工作制度的要求，進而使檔案管理的效率不斷提高。

（三）完善檔案信息化建設體系

大數據下的檔案管理有很多優勢，事業單位在對檔案進行信息化管理時，還需完善檔案信息化建設體系，能在一定程度上提高工作效率，降低檔案管理工作成本。因此，事業單位可以不斷完善檔案信息化制度體系，以制度促進信息化建設體系的完善。需要加大資金的投入力度，為檔案信息化建設提供保障，還要不斷豐富檔案信息化建設的內容，從而有效提升檔案數據的真實性。事業單位也可以利用信息技術對檔案管理信息系統進行構建和完善。在大數據背景下，可以利用電子掃描技術，將所有檔案從傳統的紙質檔案不斷優化成數字信息數據庫，大大降低管理難度，提高管理效率。此外，可以通過大數據技術實現信息網絡化和自動化，并不斷優化檢索功能，從而有效提高檔案工作的時效性。

結語：

總之，隨著信息化時代的到來，大數據技術被廣泛應用各領域工作管理中。利用信息化技術對事業單位檔案管理進行創新，才能不斷提高檔案管理信息化工作效率。因此，需要管理者轉變傳統管理理念，優化管理和機制建設，從而促進事業單位的良性發展。