淺議檔案利用過程中的保護工作

范文超 航天系統(tǒng)部檔案館

一、檔案利用過程中出現(xiàn)的問題對檔案壽命的影響

（一）人為因素

1、 檔案利用者檔案保護意識不強。檔案利用者不按照檔案閱覽室的規(guī)章制度查閱檔案,比如：在檔案利用過程中，紙質(zhì)檔案占有較大比重，筆者在接待查檔人員時曾經(jīng)見過這樣的現(xiàn)象:由于檔案在庫房放置的時間較久,不好輕易翻開檔案，有的查檔人員會用手蘸唾液翻檔案 有的查檔人員在喝水時，會不小心把水浸濕在檔案上，還有的查檔人員在所需復(fù)制或摘抄的檔案上做出標(biāo)記，殊不知，查檔人員的這些無意之間產(chǎn)生的行為，都會影響檔案的保護與安全，對其造成不可挽回的損失。

2、 檔案工作人員素質(zhì)參差不齊。目前，以我館為例，大部分干部不是檔案專業(yè)出身，懂檔案保護技術(shù)的人員少之又少。近年來，隨著老同志由于退休等原因，陸續(xù)離開我館，出現(xiàn)了人才斷層的現(xiàn)象。近年來，雖然我館信息化建設(shè)快速發(fā)展，但是忽略了對紙質(zhì)檔案的保護，在人力、物力、財力上都無法保障檔案保護工作正常開展。

(二)環(huán)境因素

檔案利用需要復(fù)雜的環(huán)境，其中環(huán)境對檔案產(chǎn)生的危害有：溫度、濕度、灰塵、光、有害氣體等，這里筆者重點談?wù)劵覊m和光對檔案的影響：

1、 灰塵對檔案的影響

空氣中的灰塵是固體雜質(zhì)，形狀多不規(guī)則，帶有棱角，當(dāng)灰塵落在檔案上后，在檔案的利用過程中，隨著檔案的移動和翻閱，會造成灰塵與檔案的摩擦，這種摩擦?xí)共煌d體的檔案遭到破壞，比如：照片、磁帶、光盤等。

2、 光對檔案的影響

檔案閱覽室大多使用熒光燈照明，熒光燈產(chǎn)生的光源含有少量紫外光，紫外光會對檔案產(chǎn)生不同程度的損壞。比如：紫外光對木質(zhì)素的紙張破壞性更大，能在較短時間內(nèi)使木質(zhì)素變成氧化木質(zhì)素，使紙張發(fā)黃、變脆。光也能使不耐光的字跡褪色。

（二）復(fù)印檔案頻率過高

筆者在提供利用的過程中，發(fā)現(xiàn)了一些問題。為了減少對原件的損壞，我們主要采用替代法，比如：復(fù)印。有的查檔者在查檔完畢后，會要求我們用打印機對檔案進行全文復(fù)印，打印機中的高強度照射會影響檔案的壽命，紙質(zhì)原件會受到損壞。

二、檔案利用過程中保護檔案的措施

1、加強宣傳工作，增強檔案保護意識

首先，強化領(lǐng)導(dǎo)和官兵的檔案保護意識，其次，對查檔者進行檔案安全利用的宣傳和教育。方法一，把利用規(guī)范張貼在檔案閱覽室的墻上，讓每一個查檔人員在查檔之前均需瀏覽利用規(guī)范。方法二，做一個原始檔案重要性的小冊子，發(fā)放給查檔人員，讓更多的人了解檔案工作和檔案的重要性。同時，也能夠理解在提供利用過程中使用計算機屏幕看原文，而不提供紙質(zhì)檔案的原因。因此，只有通過宣傳與教育，才能提高檔案保護意識，認識檔案保護的重要性。

2、建立電子閱覽室

在檔案利用與保護工作中，要積極利用先進的技術(shù)，借助計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，使檔案數(shù)字化。比如：建立電子閱覽室，既可以保護檔案實體，又可以節(jié)約查檔的時間。比如：我館自行研發(fā)的總裝檔案館信息查詢系統(tǒng)，來我館查閱檔案的人員都愿意使用該系統(tǒng)查閱他們所需的檔案，因為在該系統(tǒng)上看檔案幾乎與實體檔案一致，電子閱覽室的建立，既保護了紙質(zhì)檔案，又提高了服務(wù)利用工作效率。

3、建立專題數(shù)據(jù)庫

以我館為例，我館先后建立了“干部立功受獎”、“干部任免”、“干部晉銜”等幾十個專題數(shù)據(jù)庫，專題數(shù)據(jù)庫的建立，既提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率，又保護了紙質(zhì)檔案。具體的利用環(huán)境在滿足了利用人員需要的同時，又最大限度地避免了對檔案在不同程度上的損壞。

二、培養(yǎng)合格的專業(yè)隊伍

1、加大在職培訓(xùn)力度

針對檔案保護人才缺少的情況，我們可以利用全軍唯一設(shè)有檔案專業(yè)高層次的培訓(xùn)機構(gòu)——南京政治學(xué)院上海分院，該院校每年舉辦檔案基礎(chǔ)理論與檔案保護的培訓(xùn)班，舉辦培訓(xùn)班的目的是為了提升檔案館工作人員的業(yè)務(wù)能力與檔案保護技術(shù)能力。比如：我館已經(jīng)連續(xù)六年向南京政治學(xué)院上海分院派人學(xué)習(xí)。通過學(xué)習(xí)，使工作人員具有較強的專業(yè)技能與較高的服務(wù)意識。

2、參加地方檔案館的檔案保護技術(shù)學(xué)習(xí)

積極開展宣傳與教育，學(xué)習(xí)地方檔案館的檔案保護技術(shù)，通過學(xué)習(xí)，可以增長檔案知識，豐富專業(yè)儲備。我館可直接派干部去地方檔案館參加檔案保護技術(shù)的學(xué)習(xí)，來提高檔案工作人員的檔案保護技術(shù)能力和檔案業(yè)務(wù)能力。

3、調(diào)動檔案工作人員積極性

檔案工作人員只有具備過硬的政治素質(zhì)，高度的政治敏銳性，在提供利用工作中做到全心全意為用戶服務(wù)，做到不怕苦、不怕累，檔案工作人員具備較強的業(yè)務(wù)素質(zhì)，擁有熟悉館藏、檢索各種工具及懂得檔案保護技術(shù)的知識，具備善于與利用者溝通，會靈活的處理檔案利用過程中可能出現(xiàn)的問題，充分發(fā)揮各個規(guī)章制度的作用，借助獎懲制度，責(zé)任機制及檢查機制等，對檔案人員進行及時有效的懲處與鼓勵，這樣才能調(diào)動檔案工作人員的積極性。

結(jié)語：我們在檔案提供利用的過程中雖然能體現(xiàn)檔案的價值所在，但是我們更應(yīng)該注重檔案的保護工作。檔案的保護不僅需要人力、物力、財力，更需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視，檔案的保護工作才能受到重視。