新形勢下檔案管理工作的規范化分析

鄧婉萍 東莞市石排人民醫院 廣東省東莞市 523330

由于檔案管理是企事業單位日常管理工作中非常重要的一部分，具備相應的參考依據，所以事業單位需要加強對檔案的日常管理工作。隨著我國當前檔案管理的不斷快速發展，這使得檔案管理的相關內容非常繁雜。同時也對檔案管理提出了新的要求。為了滿足當前對檔案管理日益提高的要求，工作人員需要結合實際的情況完善梳理檔案管理的工作流程。做好檔案管理工作有利于提高企業單位的工作效率，從而使得企業在激烈的競爭市場中具有競爭力。

一、當前檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案資料面臨著缺損的情況

企事業單位中常常存在著檔案缺失的情況。由于檔案管理人員在日常的檔案管理工作過程中，沒有對檔案管理引起足夠的重視，這使得檔案管理的方法存在著一定的不完善。例如對檔案的整理不及時，沒有加強對檔案保管的環境管理等等，這將會導致檔案資料出現損壞的情況，從而對檔案管理工作產生影響。

1.2 企業管理制度不完善

結合當前我國企事業檔案管理工作的實際情況，存在著很多企業沒有完善的檔案管理流程。由于檔案管理人員在日常的檔案管理過程中沒有完善的制度遵循，這使得檔案管理工作難以正常開展，從而使得檔案管理工作存在著非常多的疏漏。由于檔案管理制度的不完善，這使得檔案管理崗位沒有引起足夠的重視，這使得檔案管理人員的精力不斷被分散，從而使得檔案管理工作人員難以落實檔案管理工作的相關要求。

1.3 檔案管理人員綜合能力有待提高

存在著部分企事業單位沒有充分重視檔案管理工作的重要性，認為檔案管理工作相對簡單，從而沒有加強對檔案的日常管理，這使得企事業單位的檔案管理水平難以得到提高。由于企業在日常的檔案管理工作中，沒有結合企業的實際發展需求，沒有不斷培養相關人員的規劃，從而使得企業的檔案管理人員綜合能力相對較低，這不利于企事業單位的檔案管理工作。

二、新形勢下檔案管理工作的規范化的方法

2.1 不斷完善企業的檔案管理工作制度

我國應當不斷的加強對檔案管理工作的重要性強調，使得事業單位應當充分意識到檔案管理工作的重要性。相關部門可以下發相關文件來進行宣導，使得事業單位能夠充分意識到檔案管理在日常管理工作的重要性。完善的檔案管理制度是確保各個部門正常開展工作的保障，為了提高檔案管理工作的規范性，我們需要充分認識到企業當前的現狀，結合企業未來發展的規劃，制定出完善的檔案管理制度。由于檔案信息的保密工作對于企業非常重要，所以企業應當加強企業檔案信息管理權限的制定，使得檔案管理工作能夠促使企業快速發展。

2.2 提升企業檔案管理人員綜合能力

擁有扎實的檔案管理專業知識和豐富的檔案管理經驗對于企業的檔案管理工作有著非常重要的影響。企事業單位應當從人員招聘開始加強相關工作，在人員錄用的時候，應當充分了解相關人員的工作能力，結合該人員過往的工作經驗進行判斷，確保選用滿足相關崗位需要的人員。相關人員還應當加強對現有檔案管理工作人員的培訓，通過對工作人員的不斷培訓，能夠使得檔案管理工作人員學習到先進的檔案管理方法，從而提高企業的檔案管理水平。在對相關人員進行培訓的過程中，應當結合企業的長遠發展目標和檔案管理中存在的問題進行培訓。在結合企業長遠發展目標進行培訓的時候，應當使得企業的檔案管理人員的專業能力得到不斷的提升，使得相關人員的職業素養越來越高。針對檔案管理中存在的問題進行培訓的主要目的是就解決檔案管理過程中的實際問題。通過結合企業的長遠發展目標和檔案管理中存在的問題進行培訓，能夠使得檔案管理工作人員的專業能力和工作能力都能夠得到快速的提升。

2.3 不斷對檔案管理方法進行創新

伴隨著當前互聯網技術的不斷發展，檔案信息化成為檔案管理的必然選擇。結合互聯網技術來對檔案進行有效的管理，能夠使得檔案管理工作的效率快速提升，還能夠保障紙質檔案的完好，延長紙質檔案的使用壽命。事業單位應當及時了解市面上新的檔案管理方法，投入足額的資金完善檔案管理所需要的硬件環境和軟件環境，對在當前檔案管理過程中進行創新的人員進行鼓勵。企業還需要及時的了解當前先進的檔案管理方法，結合企業的實際情況來加強對檔案的管理，結合計算機技術來梳理單位中龐大數量的檔案，并對相關檔案資料進行快速分析，從而能夠確保企事業單位能夠快速的依照檔案分析的結果來對企業當前的日常經營做出調整，使得企業長遠發展。

三、結語

檔案信息管理對于企事業單位的發展有著非常重要的作用，企事業單位的負責人需要在日常工作中加強對檔案管理的認識。通過不斷完善企業內部的檔案管理流程，優化檔案管理的方法以及提高從業人員的綜合能力來保障企業檔案管理工作的不斷完善。