探討如何做好綜合辦公室管理工作

彭利 湖南省常德市天富實(shí)業(yè)有限公司 湖南常德 415000

1 引言

綜合辦公室管理工作是企業(yè)整體管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，發(fā)揮著關(guān)鍵性的協(xié)調(diào)、統(tǒng)籌與溝通作用。在企業(yè)改革與發(fā)展中，內(nèi)部機(jī)制需要緊跟形勢發(fā)展的需求作出合理的管理調(diào)整，而綜合辦公室也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展，從容應(yīng)對(duì)管理中的新情況、新問題與新挑戰(zhàn)。同時(shí)，作為對(duì)外聯(lián)系的只要部門，綜合辦公室更應(yīng)當(dāng)從歷年、模式及人員素質(zhì)等方面來強(qiáng)化管理職能發(fā)揮，真正用高效率、高質(zhì)量的管理工作提供給企業(yè)發(fā)展的堅(jiān)實(shí)保障。

2 綜合辦公室管理工作的特點(diǎn)

在一個(gè)企業(yè)中，辦公室的工作具有綜合性與繁雜性的特征，既要負(fù)責(zé)制度制定、信息傳達(dá)、檔案管理、值班安排、會(huì)議組織等常規(guī)性的工作，又涉及到人員接待、活動(dòng)策劃及信訪工作等環(huán)節(jié)。從綜合辦公室管理工作的內(nèi)容來看，其具有以下幾方面的特點(diǎn)：

第一，協(xié)調(diào)性。綜合辦公室管理工作具有綜合性，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各職能部門的工作與溝通，因此，需要站在全局的角度，為企業(yè)內(nèi)部部門之間的聯(lián)系以及企業(yè)與外部的聯(lián)系搭建好橋梁與紐帶；

第二，政策性。辦公室工作人員需要保持對(duì)政治經(jīng)濟(jì)發(fā)展政策和行業(yè)市場動(dòng)態(tài)的隨時(shí)關(guān)注，保證企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者能夠以政策與市場為導(dǎo)向制定出科學(xué)的生產(chǎn)經(jīng)營決策；

第三，服務(wù)性。設(shè)立綜合辦公室的主要目的就是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者、生產(chǎn)部門以及員工群眾提供綜合性服務(wù)，保證企業(yè)內(nèi)部各方面的利益；

第四，被動(dòng)性。綜合辦公室管理工作涉及的范圍較廣、內(nèi)容繁瑣而復(fù)雜，對(duì)于企業(yè)內(nèi)部發(fā)生的各類事件要及時(shí)處理，因此，從應(yīng)對(duì)事件的角度出發(fā)，辦公室管理工作具備一定的被動(dòng)性，要求在較短的時(shí)間內(nèi)完成多項(xiàng)工作。

3 綜合辦公室管理工作中存在的問題

3.1 觀念落后

現(xiàn)階段，仍有很多企業(yè)的綜合辦公室是作為后勤業(yè)務(wù)處理部門而存在的，沒有認(rèn)清其在企業(yè)內(nèi)外工作中協(xié)調(diào)溝通的而關(guān)鍵作用。管理思維的落后性對(duì)管理工作的創(chuàng)新與工作人員積極性的調(diào)動(dòng)構(gòu)成了較為嚴(yán)重的制約。綜合辦公室在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示下被動(dòng)應(yīng)對(duì)工作，未能制定明確工作規(guī)劃，工作效率得不到有效提升；同時(shí)，企業(yè)制度沒有在與時(shí)俱進(jìn)中實(shí)現(xiàn)改進(jìn)與調(diào)整，不僅浪費(fèi)了大量的工作資源，更會(huì)對(duì)企業(yè)效益和形象造成較大影響。

3.2 定位不明

一方面，目標(biāo)不夠明確。綜合辦公室管理工作不僅僅是文件收發(fā)、檔案管理和排班管理等這些簡單的工作，更重要的是承擔(dān)著采集信息為企業(yè)決策提供依據(jù)的任務(wù)，而工作目標(biāo)不夠明確會(huì)讓制度執(zhí)行和管理陷入混亂；另一方面，綜合對(duì)象不明確，有些企業(yè)的綜合辦公室只是為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的，而忽略了為員工提供服務(wù)，很容易造成管理無法立足實(shí)際，破壞企業(yè)的形象。

3.3 人員素質(zhì)較低

綜合辦公室管理工作的主力是工作人員，因此，工作人員的素質(zhì)直接影響到辦公室管理的效率。但是從當(dāng)前的實(shí)際情況看，在綜合辦公室管理工作中，很多工作人員不具備較強(qiáng)的學(xué)習(xí)、理解與溝通能力，甚至存在敷衍的工作態(tài)度，更不注重對(duì)新知識(shí)、新能力的接受，導(dǎo)致綜合辦公室管理工作的質(zhì)量與效果得不到有效的提升。

4 做好綜合辦公室管理工作的有效策略

4.1 積極轉(zhuǎn)變思想理念

要想做好綜合辦公室管理工作，就應(yīng)當(dāng)首先從思想層面上增強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的重視，對(duì)工作的內(nèi)容、目標(biāo)與職能有一個(gè)更為清晰的認(rèn)識(shí)，站在整體和全局的角度認(rèn)清該項(xiàng)工作的重要性；同時(shí)，綜合辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)摒棄傳統(tǒng)的被動(dòng)態(tài)度，全面掌握企業(yè)發(fā)展的相關(guān)信息和整體規(guī)劃，更重要的是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)地為員工和客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，不僅要關(guān)注于領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，而且也要在考慮員工與客戶需求的基礎(chǔ)之上開展各項(xiàng)管理工作，真正處理好工作中的各種問題。

4.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

制度不完善會(huì)導(dǎo)致工作人員對(duì)職責(zé)的不明確認(rèn)識(shí)，針對(duì)這種問題要強(qiáng)化管理制度建設(shè)。首先，要對(duì)綜合辦公室管理工作的內(nèi)容、職權(quán)進(jìn)行明確規(guī)定，規(guī)范各項(xiàng)工作流程與考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)工作人員的工作行為作出嚴(yán)格的規(guī)范，樹立企業(yè)的良好形象；其次，由于辦公室管理工作具有復(fù)雜性與繁瑣性，又經(jīng)常需要處理突發(fā)事件，因此，必須制定科學(xué)的管理規(guī)劃與應(yīng)急方案，保證管理工作的良好秩序和突發(fā)事件的正確處理；再者，以制度的形式來強(qiáng)化監(jiān)督與激勵(lì)，調(diào)動(dòng)員工工作的創(chuàng)造性與積極性，同時(shí)綜合采用靈活方式處理具體問題，保證管理工作的順利有效開展。

4.3 建立高素質(zhì)管理隊(duì)伍

傳統(tǒng)工作模式下，強(qiáng)調(diào)的是辦公室管理工作人員的文字處理能力與工作協(xié)調(diào)能力，其中出現(xiàn)了工作人員對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營了解不全面的問題，導(dǎo)致具體的管理工作與實(shí)際情況不相適應(yīng)。針對(duì)這種情況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從隊(duì)伍建設(shè)方面強(qiáng)化綜合辦公室管理，通過組織培訓(xùn)教育，為工作人員提供豐富知識(shí)、提升技能的更廣闊的平臺(tái)，督促他們了解和學(xué)習(xí)最新國家政策和市場動(dòng)態(tài)，為企業(yè)做出正確決策而廣泛采集有價(jià)值信息。同時(shí)，辦公室管理人員應(yīng)當(dāng)自覺學(xué)習(xí)，利用實(shí)踐的機(jī)會(huì)拓展自身的管理經(jīng)驗(yàn)與業(yè)務(wù)視野，從發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)中汲取智慧的因子，掌握更高的協(xié)調(diào)與溝通能力，努力拓展和創(chuàng)新管理工作的思路，促進(jìn)管理工作效率的不斷提升。

5 結(jié)語

企業(yè)辦公室承擔(dān)著綜合管理、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的重要任務(wù)與使命，因此，其管理工作的質(zhì)量與效果對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著直接的影響。在綜合辦公室管理工作中，要通過思想認(rèn)識(shí)的提升、制度建設(shè)的強(qiáng)化和人員素質(zhì)的提升等有效途徑來強(qiáng)化質(zhì)量、提升效果，同時(shí)結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實(shí)際狀況制定科學(xué)的管理規(guī)劃與方案，做好協(xié)調(diào)部門與人員、為企業(yè)決策提供重要信息依據(jù)的工作，推動(dòng)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。