探討如何做好綜合辦公室管理工作

彭利 湖南省常德市天富實業有限公司 湖南常德 415000

1 引言

綜合辦公室管理工作是企業整體管理的關鍵環節，發揮著關鍵性的協調、統籌與溝通作用。在企業改革與發展中，內部機制需要緊跟形勢發展的需求作出合理的管理調整，而綜合辦公室也應當緊跟時代發展，從容應對管理中的新情況、新問題與新挑戰。同時，作為對外聯系的只要部門，綜合辦公室更應當從歷年、模式及人員素質等方面來強化管理職能發揮，真正用高效率、高質量的管理工作提供給企業發展的堅實保障。

2 綜合辦公室管理工作的特點

在一個企業中，辦公室的工作具有綜合性與繁雜性的特征，既要負責制度制定、信息傳達、檔案管理、值班安排、會議組織等常規性的工作，又涉及到人員接待、活動策劃及信訪工作等環節。從綜合辦公室管理工作的內容來看，其具有以下幾方面的特點：

第一，協調性。綜合辦公室管理工作具有綜合性，負責統籌與協調企業內部各職能部門的工作與溝通，因此，需要站在全局的角度，為企業內部部門之間的聯系以及企業與外部的聯系搭建好橋梁與紐帶；

第二，政策性。辦公室工作人員需要保持對政治經濟發展政策和行業市場動態的隨時關注，保證企業領導者和管理者能夠以政策與市場為導向制定出科學的生產經營決策；

第三，服務性。設立綜合辦公室的主要目的就是為企業領導者、生產部門以及員工群眾提供綜合性服務，保證企業內部各方面的利益；

第四，被動性。綜合辦公室管理工作涉及的范圍較廣、內容繁瑣而復雜，對于企業內部發生的各類事件要及時處理，因此，從應對事件的角度出發，辦公室管理工作具備一定的被動性，要求在較短的時間內完成多項工作。

3 綜合辦公室管理工作中存在的問題

3.1 觀念落后

現階段，仍有很多企業的綜合辦公室是作為后勤業務處理部門而存在的，沒有認清其在企業內外工作中協調溝通的而關鍵作用。管理思維的落后性對管理工作的創新與工作人員積極性的調動構成了較為嚴重的制約。綜合辦公室在上級領導的指示下被動應對工作，未能制定明確工作規劃，工作效率得不到有效提升；同時，企業制度沒有在與時俱進中實現改進與調整，不僅浪費了大量的工作資源，更會對企業效益和形象造成較大影響。

3.2 定位不明

一方面，目標不夠明確。綜合辦公室管理工作不僅僅是文件收發、檔案管理和排班管理等這些簡單的工作，更重要的是承擔著采集信息為企業決策提供依據的任務，而工作目標不夠明確會讓制度執行和管理陷入混亂；另一方面，綜合對象不明確，有些企業的綜合辦公室只是為領導者服務的，而忽略了為員工提供服務，很容易造成管理無法立足實際，破壞企業的形象。

3.3 人員素質較低

綜合辦公室管理工作的主力是工作人員，因此，工作人員的素質直接影響到辦公室管理的效率。但是從當前的實際情況看，在綜合辦公室管理工作中，很多工作人員不具備較強的學習、理解與溝通能力，甚至存在敷衍的工作態度，更不注重對新知識、新能力的接受，導致綜合辦公室管理工作的質量與效果得不到有效的提升。

4 做好綜合辦公室管理工作的有效策略

4.1 積極轉變思想理念

要想做好綜合辦公室管理工作，就應當首先從思想層面上增強對該項工作的重視，對工作的內容、目標與職能有一個更為清晰的認識，站在整體和全局的角度認清該項工作的重要性；同時，綜合辦公室管理人員應當摒棄傳統的被動態度，全面掌握企業發展的相關信息和整體規劃，更重要的是增強服務意識，主動地為員工和客戶提供優質服務，不僅要關注于領導交代的任務，而且也要在考慮員工與客戶需求的基礎之上開展各項管理工作，真正處理好工作中的各種問題。

4.2 加強制度建設

制度不完善會導致工作人員對職責的不明確認識，針對這種問題要強化管理制度建設。首先，要對綜合辦公室管理工作的內容、職權進行明確規定，規范各項工作流程與考核標準，對工作人員的工作行為作出嚴格的規范，樹立企業的良好形象；其次，由于辦公室管理工作具有復雜性與繁瑣性，又經常需要處理突發事件，因此，必須制定科學的管理規劃與應急方案，保證管理工作的良好秩序和突發事件的正確處理；再者，以制度的形式來強化監督與激勵，調動員工工作的創造性與積極性，同時綜合采用靈活方式處理具體問題，保證管理工作的順利有效開展。

4.3 建立高素質管理隊伍

傳統工作模式下，強調的是辦公室管理工作人員的文字處理能力與工作協調能力，其中出現了工作人員對企業生產經營了解不全面的問題，導致具體的管理工作與實際情況不相適應。針對這種情況，企業應當從隊伍建設方面強化綜合辦公室管理，通過組織培訓教育，為工作人員提供豐富知識、提升技能的更廣闊的平臺，督促他們了解和學習最新國家政策和市場動態，為企業做出正確決策而廣泛采集有價值信息。同時，辦公室管理人員應當自覺學習，利用實踐的機會拓展自身的管理經驗與業務視野，從發達的網絡中汲取智慧的因子，掌握更高的協調與溝通能力，努力拓展和創新管理工作的思路，促進管理工作效率的不斷提升。

5 結語

企業辦公室承擔著綜合管理、統籌協調的重要任務與使命，因此，其管理工作的質量與效果對企業的發展有著直接的影響。在綜合辦公室管理工作中，要通過思想認識的提升、制度建設的強化和人員素質的提升等有效途徑來強化質量、提升效果，同時結合企業生產經營的實際狀況制定科學的管理規劃與方案，做好協調部門與人員、為企業決策提供重要信息依據的工作，推動企業的持續發展。