芻議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

李雙旅

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在行政事業(yè)單位檔案管理中科學(xué)運(yùn)用信息化，能夠提高工作效率，能夠促進(jìn)檔案管理更加科學(xué)，更加規(guī)范。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;檔案管理

在信息化背景下，我國(guó)行政事業(yè)單位的檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如何跟上時(shí)代的步伐，提升管理的科學(xué)化，是當(dāng)下行政事業(yè)單位需要重視的問(wèn)題。

1 行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 信息化程度和水平不高

行政事業(yè)單位檔案管理在信息化程度和水平上還存在一定的差距，在檔案資料日益增加，社會(huì)需求量加大的情況下，檔案管理工作的質(zhì)量顯得不夠高，在很大程度上無(wú)法為人們提供有效的服務(wù)。特別是行政事業(yè)單位檔案資料復(fù)雜、數(shù)量多，在資金和設(shè)備上的資源不足，使得信息化建設(shè)明顯落后，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏規(guī)范性，不能給客戶提供良好的使用體驗(yàn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1.2 缺乏專業(yè)的人才

在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，檔案管理走向科學(xué)化，保持不斷創(chuàng)新是順應(yīng)時(shí)代的要求。所以，檔案管理人員必須要具備專業(yè)的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，掌握先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)，增強(qiáng)自身的道德素養(yǎng)，才能為檔案管理信息化建設(shè)做出相應(yīng)的貢獻(xiàn)。但是根據(jù)實(shí)際情況，行政事業(yè)單位的檔案管理部門中，高級(jí)專業(yè)管理人員極度缺乏，無(wú)法利用科學(xué)有效的手段來(lái)完善管理工作。所以，人才的缺乏是影響檔案管理走向科學(xué)化的重要因素。

1.3 檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不夠

雖然我國(guó)行政單位在檔案管理工作上有比較嚴(yán)格的管理制度，但是在實(shí)際工作中，無(wú)論是人員配備還是信息化建設(shè)方面都存在許多不足。特別是在實(shí)際管理中，檔案管理人員在各自崗位上不能明確自身的責(zé)任，使得管理工作更加繁瑣，辦事效率有待提高，在這種情況下，管理人員在信息化建設(shè)創(chuàng)新上就會(huì)存在意識(shí)不夠或者力不從心的局面。

2 如何在信息化背景下實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化

2.1 落實(shí)提升檔案信息化管理水平的工作

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，就要在行政事業(yè)單位的內(nèi)部進(jìn)行信息化建設(shè)。首先就要提升信息化管理水平。檔案管理人員要充分利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄和整理工作，還要保證及時(shí)性和完整性。還要利用信息系統(tǒng)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的分錄和分配，開發(fā)先進(jìn)的、便捷的查閱和調(diào)取系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。再者，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的資金投入，完善檔案管理的硬件設(shè)備，為工作人員進(jìn)行檔案管理工作提供優(yōu)良的物質(zhì)基礎(chǔ)。

2.2 提高檔案科學(xué)化創(chuàng)新管理的意識(shí)

要提高檔案科學(xué)化創(chuàng)新管理的意識(shí)，首先要完善檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)范。比如，在資料的處理上，要采用統(tǒng)一的文書排版模式對(duì)資料信息進(jìn)行記錄和整理，然后要通過(guò)嚴(yán)格的審核程序才能進(jìn)行簽發(fā)，保證工作的嚴(yán)謹(jǐn)性;還有，無(wú)論是檔案的錄入、簽發(fā)、保管、轉(zhuǎn)移等工作流程，都需要制定相應(yīng)的規(guī)章制度，才能保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。其次，行政事業(yè)單位內(nèi)部要加強(qiáng)管理人員思想和理論知識(shí)上的創(chuàng)新，積極的組織管理人員對(duì)檔案學(xué)理論的學(xué)習(xí)，鼓勵(lì)管理人員對(duì)其進(jìn)行新的開發(fā)和拓展，引導(dǎo)管理人員在工作方式上的創(chuàng)新，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新的意識(shí)。

2.3 提高檔案管理手段的科學(xué)性

首先，要加強(qiáng)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理。比如要以計(jì)算機(jī)信息化系統(tǒng)為主要的管理手段，將手工工具作為輔助手段，提高管理水平。通過(guò)技術(shù)的創(chuàng)新，來(lái)提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案電子化，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的功能，不斷的開發(fā)檔案的信息資源;其次，要進(jìn)行管理制度的創(chuàng)新，創(chuàng)新的管理制度是檔案工作整體創(chuàng)新的關(guān)鍵。根據(jù)單位內(nèi)部的實(shí)際情況，結(jié)合社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，來(lái)建立科學(xué)的、適應(yīng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理制度，提高檔案收集的完整性和及時(shí)性，提高信息利用的高效性和有效性;最后，要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)意識(shí)，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要運(yùn)用科技的手段來(lái)強(qiáng)化服務(wù)質(zhì)量，利用信息化建設(shè)來(lái)為服務(wù)創(chuàng)造更好的市場(chǎng)，不斷完善內(nèi)部管理機(jī)制，推動(dòng)單位檔案管理朝科學(xué)化的方向發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)檔案管理的安全防范意識(shí)

首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作內(nèi)的一些重要因素和意義的培訓(xùn)，對(duì)工作人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給公司和個(gè)人帶來(lái)的損失等新聞和短片，來(lái)加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案工作的重視程度，只有增強(qiáng)了責(zé)任意識(shí)，才能提高執(zhí)行力度，為工作人員提供更強(qiáng)大的精神動(dòng)力，從而提高工作效率和質(zhì)量，為檔案工作賦予更多的樂(lè)趣;其次，在管理機(jī)制中加入科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)工作人員要實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲措施，才能從根本上來(lái)加強(qiáng)管理的力度，提高管理的效率;然后，要完善信息化檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督力度，提高工作責(zé)任的明確度、公開度和透明化，促進(jìn)工作人員之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。最后，要提高管理程序的科學(xué)化和規(guī)范化，要改變單位中人情的影響，提高制度的重要地位，以制度為首要的實(shí)施原則，另一方面要加強(qiáng)檔案的歸類整理工作，遵循不同類型文件歸納的不同方式，有效的實(shí)施檔案管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化背景下，行政事業(yè)單位要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，必須要從檔案管理信息化的意識(shí)上著手，靈活有效的運(yùn)用電子信息技術(shù)，提高管理工作的現(xiàn)代化、先進(jìn)化，豐富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

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