基于大數據技術檔案管理的機遇挑戰和發展

丁麗娜

摘? ?要：基于大數據技術檔案管理有利于有利于形成社會檔案觀，為電子文件的有效管理開辟新途徑，但存在檔案信息數量和類型明顯增多、檔案存儲安全與風險防控的壓力加大和明顯提升檔案資源的利用率等挑戰，這要求我們應強化大數據管理檔案思維教育，實現檔案管理與辦公系統融合，逐步實現檔案數字化，建立大數據檔案資源平臺，全面引入云存儲與云服務，優化檔案管理人員結構，提高檔案管理人員的綜合素質，加強準入及監管制度建設，提升檔案信息化水平，促進檔案事業健康發展。

關鍵詞：檔案管理? 信息化? 大數據技術

中圖分類號：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）06（a）-0167-02

挖掘并有效利用檔案信息蘊藏的數據，可以促進經濟社會協調發展。傳統檔案管理方式已經無法適應基于大數據技術檔案管理的發展要求。檔案管理的發展必須不斷適應科技發展需求，不斷更新管理理念和方式，充分利用大數據技術，釋放檔案信息蘊含的潛在促進經濟社會發展的價值。必須應用大數據技術開展檔案管理工作，通過強化檔案管理信息化建設提高科學規范檔案管理水平和能力，必須面對新機遇和新挑戰，促進檔案事業發展，這是檔案管理的發展方向。

1? 基于大數據技術檔案管理的機遇

1.1 有利于形成社會檔案觀

大數據技術使人們重新認識到應用該技術于檔案管理的重要性，也推動檔案事業的穩步發展。大數據技術能有效記錄檔案數據，隨著檔案資源類型和數量的增多，檔案管理人員的工作量也隨之增加。檔案管理部門要緊跟檔案管理技術的未來發展方向，并采取行之有效的方法，使利用者能從檔案管理大數據中成功提取所需要的重要信息，這是檔案管理的核心內容，也是大數據技術給檔案管理帶來的重大機遇。

1.2 為電子文件的有效管理開辟新途徑

檔案管理人員可借助大數據技術，能有效提高檔案管理效率，豐富檔案管理相關內容。同時，通過特定系統可使檔案管理人員直接分析管理檔案資料，有利于促進科學管理技術的進一步發展，減少原始檔案丟失而造成的不必要的損失。

2? 基于大數據技術檔案管理的挑戰

2.1 不斷增多的檔案信息類型和數量

檔案電子化數字化管理可以儲存海量的檔案資源和再加工信息，基于大數據技術可以不斷提高檔案信息資源數量和類型。這種管理模式確實提高了檔案管理效率，但有時難以從中汲取利用者需求的有價值的檔案信息。文件鑒定人員不可能逐一閱讀文件，用傳統的“直接鑒定法”來閱檔將會成為歷史，大量異構數據增加了檔案管理的難度。基于網絡技術和大數據技術所產生的檔案資料已經不局限于紙質、聲像、實物等傳統檔案類型，更多的體現為圖片、圖表、音視頻等新型檔案形式。

2.2 檔案存儲安全與風險防控的壓力

檔案管理的基礎和重要內容是高效穩定的存儲檔案及其再加工后的檔案信息，只有這樣才能完成后續的檔案信息的加工、整合和提供不同需求者利用等工作。應用大數據技術管理類型和數量龐大的檔案信息，對存儲安全和風險防范提出了更高的要求。所以，傳統的存儲模式和方法必須適應大數據技術和數據處理的要求進行變革，通過改進存儲和管理技術，形成適應新時代的數據存儲和管理模式。保證檔案信息資源安全，做好風險防控是順利開展檔案管理工作的基礎和有機組成內容之一。基于大數據技術的檔案信息存儲多采用數字化技術，由于與互聯網技術聯系緊密，可能會出現難以察覺發現的檔案信息泄露、丟失和篡改的現象，增加了檔案存儲安全與風險防控的壓力。

2.3 明顯提升檔案資源的利用率

基于大數據技術和網絡技術的檔案管理可以實現檔案信息終端共享，徹底改變了傳統的封閉的檔案管理模式，終端共享成為檔案管理的新模式。檔案信息利用者可以根據自身的權限和需求檢索、獲取和利用檔案信息，尤其是從海量的檔案數據資料中獲取蘊含的再加工的豐富檔案信息，這不僅顯著提高了檔案信息的利用率，更為利用者所接受和歡迎。

3? 基于大數據技術的檔案管理工作的發展

3.1 強化大數據技術檔案管理思維教育

轉變觀念和思維是利用大數據技術進行檔案管理的基礎。所以檔案管理部門和檔案管理者必須樹立現代化管理理念，強化應用大數據技術管理檔案思維教育力度，認識到應用大數據技術進行檔案管理的重要性，提高檔案信息化管理的能力和水平。要邀請專家開展形式多樣的培訓教育，重點講解并使之掌握大數據技術概念、應用于檔案管理的優勢和基本操作步驟及其注意事項，不斷提高檔案管理人員的職業素養和職業能力。要爭取其他部門支持，相互之間進行密切配合。

3.2 實現檔案管理與辦公系統的融合

兩個系統的有機融合，能夠實現電子公文流轉體統檔案管理過程。這不僅可以提高電子檔案歸檔工作效率，而且能夠保證檔案存儲和備份管理可以按照公文起草、簽發、擬辦過程形成符合規范標準的電子檔案，保障公文類檔案內容的完整性和被利用性。

3.3 逐步實現檔案數字化

根據大數據技術應用于檔案管理的實際和要求，應建立數字化管理平臺，切實做好檔案信息數據的采集、管理、發布、分析和利用，經過這種高科技處理形成數字化檔案，使檔案管理人員和利用者能隨時檢索和閱讀檔案信息，逐步提高檔案管理和利用效率以及為經濟社會發展服務的水平。

3.4 建立大數據檔案資源平臺

我國已經建成開放的檔案信息資源共享平臺，通過直連檔案館開放平臺高度共建共享不同地區檔案資源。大數據技術為檔案管理提供了強有力的工具，為充分利用大數據技術形成的龐大的檔案信息資源，必須建立符合實際并考慮遠期發展的檔案資源平臺，實現不同館藏檔案信息資源的共建共享，供不同利用者的查閱使用。要充分發揮大數據技術和檔案信息共享平臺的優勢，將大數據技術融合到檔案信息共享平臺之中，進一步完善平臺的功能與服務，以強有力的功能為利用者提供優質檔案信息服務。

3.5 全面引入云存儲與云服務

隨著現代科學技術的發展，大數據技術、云計算是信息化建設的主要方式和手段。引入云存儲和云服務于檔案管理過程中，能夠更好地適應檔案信息化數字化的要求。要主動吸收借鑒當前一些大型企業在云存儲方面的經驗教訓，定制檔案管理云存儲服務器，提高檔案信息處理能力，為優質檔案服務奠定基礎。

云服務的交互性較為強大，能夠促進提高服務效率和質量。所以，當建立檔案信息云儲存模式后，檔案管理部門要高度重視并合理運用云服務，保證檔案信息有效利用，不斷提高檔案信息的社會和經濟價值，提高服務效率和質量，全面提高檔案管理水平。

3.6 優化管理人員結構，提高其綜合素質

大數據技術應用于檔案管理過程，要求檔案管理人員要與時俱進，通過不同的方式熟練掌握相關專業技能，不斷提高職業素質和職業素養。更為重要的是要引進與大數據技術相關的專業技術人才進行檔案管理，不斷優化人才結構，提高專業技術人員的數據處理能力，合理應用大數據技術和其他技術開展檔案管理工作，使檔案管理專業技術人才整體素質得到提升。

3.7 加強準入和監管制度建設

基于大數據技術的檔案信息管理面臨著新的機遇與挑戰，是一把雙刃劍，具有兩面性。檔案大數據信息的開放性和多樣性決定了應保證其安全，相關主管部門要做好頂層設計，做好大數據技術應用于檔案管理的準入和理監管制度的建設，防范各種風險的發生。

總之，大數據技術對檔案事業的發展是尤為重要的，檔案管理部門要高度重視檔案信息化建設，深入分析大數據技術，開展檔案信息化建設，提升檔案信息化水平，促進檔案事業健康發展。

參考文獻

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