高職校辦企業“鐘點秘書事務所”的可行性研究
——以汕尾職業技術學院文秘專業為例

■李爭娃/汕尾職業技術學院

一、前言

隨著我國市場經濟體制日趨完善，對外交流加深，秘書逐步由政府部門、事業單位轉向企業、生活的舞臺。鐘點秘書和各種文秘服務企業在大城市應運而生，秘書工作開始趨向社會化，為各行政事業單位和私人企業或是個人提供秘書相關的智能工作，如提供單位日常運營所需要的信息服務，以專業的秘書技能完成日常的工作信息幫助，如文書寫作，安排行程會議，提供單位各項目運行的最基礎保障。筆者在調研和深入分析的基礎上，結合汕尾職業技術學院秘書專業人才培養實際情況及汕尾地區發展需求，依托于職業院校中的文秘專業的教學現狀，提出在面向市場需求的文秘崗位中，提出職業院校加強校企合作的深度，共同構建其鐘點文秘事務所的可行性和必要性，并且以汕尾職業院校為例，分析創辦企業鐘點秘書事務所的有效途徑。最終實現高職院校的文秘畢業生能夠實現無縫的校企銜接工作。

二、成立鐘點秘書事務所的條件

（一）汕尾地區市場需求是建立秘書事務所的強大動因

目前各大城市進行商務活動的外商外企、民間團體越來越多，這部分機構和人群大多不帶自己的專職秘書同行，當地的鐘點秘書成為他們輔助工作的首選。筆者通過調查發現：當今汕尾地區進行短期商務貿易的外地（境外）企業、組織和個人，觀光旅游、參加非商務活動的團體和個人以及短期的展覽會等活動十分頻繁。龐大的市場需求驅使我們迫切地在汕尾地區建立一所鐘點秘書事務所。

（二）文秘專業建設的日趨成熟為秘書事務所的成立提供人才供給

汕尾職業技術學院作為汕尾地區唯一一所高職院校，從2005 年開始，在深入社會調研的基礎上，針對汕尾市快速的經濟發展，秘書人員和秘書崗位的大量缺口，結合中文系的教學資源和專業特點，進行了第一屆的招生，原方向為文秘（涉外），后為適應汕尾地區的需要，更名為文秘，主要培養中文秘書。

2009 年根據教育部16 號文件精神（教高〔2006〕16 號）專業主干課程進行了針對性的調整，重在實踐性教學的改革與創新，建立設備完善的文秘綜合實訓室與實訓基地，實現以工作過程為導向，通過工學結合驅動知識與技能的教學模式。而專業建設、師資配備、校內仿真實訓室等條件日漸成熟，為鐘點秘書事務所的成立奠定了基礎。

近幾年來，課程建設已形成多媒體教學、案例教學、網絡教學、模擬情境教學等一套做法，實踐性教學指導已經形成相對完整的體系。

（三）新《公司法》的實施為秘書事務所的組建提供制度的保障

在2006 年1 月1 日新實施的《公司法》中為高職院校創建企業鐘點秘書事務所的提供了強有力的制度保障。如，在《公司法》中有明文要求組建有限公司的最低注冊資金為3 萬，卻可以實現分期繳納。這大大降低了組建秘書事務所的門檻，高職院校的文秘專業可以通過以班級為法人的方式，向學院申請獲得事務所創業資金的扶持，在事務所的經營管理中，還可以由學院的主管院長、中文系主任擔任所長以及辦公室主任，由骨干教師帶頭組成員工隊伍。外聘資深秘書及文秘專業優秀學生組成，以對外提供鐘點秘書服務為產品。

三、鐘點秘書事務所的建設與管理

（一）機構設置

根據傳統和現實的市場需求可知，當前在高職院校校辦企業鐘點秘書事務所構建中，需要參考現代企業管理制度。首先在事務所的組織機構上要全面，如此才能夠確保鐘點秘書事務所能夠進入到市場競爭中，真正地掌握市場中實際需要的秘書實踐能力情況。參考成熟的律師事務所等中小型企業單位可知。高職校辦企業鐘點秘書事務所要能夠基本擁有綜合辦公室、宣傳與策劃部門、市場拓展部、組織人事部、業務部五個大的部門，各部門分管不同事務。五大部門上面有所長以及主任統轄，維持鐘點秘書事務所的日常工作。

（1）綜合辦公室。綜合辦公室可以說是鐘點秘書事務所中的“秘書處”。在整個事務所中承擔著螺絲釘的作用，更發揮著協調事務所各部門，為事務所的各項日常運營以及項目開展保駕護航。如對內，綜合辦公室要能夠完成對事務所的內部控制管理，構建其事務所的企業文化內涵，提供后勤保障，完善各類規章制度確保事務所能夠有據可依，對外，綜合辦公室要能夠維持公司的對外交流，做好行業的發展趨勢的跟蹤，走在行業發展的前沿，動態完成對事務所的各項規章制度等的構建。如事務所中的工會部門，綜合辦公室要能夠隨時根據2019 年工會最新規章制度，進行本公司的福利待遇等的調整，以此保證事務所工作人員的福利待遇。

（2）宣傳與策劃部。在網絡信息時代下，宣傳和策劃已經成為各個部門單位對外宣傳、聯絡的重要環節。在競爭日益激烈的市場環境下，秘書事務所在日常運營中需要同社會各用人單位構建良好的信息互通的渠道。從而實現對本秘書事務所的對外形象的構建，如，及時發布秘書事務所的最新人才動態信息。

（3）市場拓展部。高職校辦企業鐘點秘書事務所的本質在于盈利的企業，同時其還承擔著為文秘專業學生提供實踐操作的職能。對此秘書事務所只有進入到企業發展中，才能夠真正地參與到秘書發展需求中，目前設置市場拓展部正是秘書事務所根據本所的業務情況，展開宣傳策劃，設計和實施工作，結合本地的實際完美的完成每一項對外業務工作。同時還樹立其秘書事務所的形象，提高事務所的知名度和美譽度。

（4）組織人事部。高職校辦企業秘書事務所本質上具有雙重的特點。其既有學校教師、學生，還有外聘的資深秘書等，事務所員工組成層次較為復雜。而在現代企業經營管理中，復雜的人員結構雖然能夠帶動整個企業的創新發展，同時若是沒有采取相應的人力資源管理制度手段，則更容易出現人心渙散，工作積極性不高等問題。因此組織人事部門能夠讓校辦企業秘書事務所的人力資源更加有序科學。在事務所人才招聘中，組織人事部門能夠本著人著公開、公平、公正的原則面向整個學院秘書專業的學生及其他相關專業（如商務英語、市場營銷等） 學生進行招聘，還可以根據秘書事務所的業務范圍行程績效考核機制，完成對初級、中 級、高級秘書的工作評價。

（5）業務部。業務部門是整個秘書事務所的核心所在，其正是根據鐘點秘書事務所所承接的業務情況，按照事務所中的秘書人員工作能力情況，將秘書業務進行二級細分，如分為文字工作、會議會務工作、接待工作、商務談判工作、公關策劃工作、公關禮儀工作等，這些工作下面再劃分為高級、中級、初級秘書業務，分別由專業骨干教師和資深秘書帶領不同能力級別的學生去完成。

（二）業務分類

1、校園外的秘書事務所業務

高職校辦企業鐘點秘書事務所的校外業務工作總結概況為三大類辦文、辦會、辦事三大類。根據所承接的不同的企業項目，高職院校的文秘專業學生的秘書基本技能都能夠得到有效的實踐鍛煉。如辦文業務，主要是展開文字擬寫處理工作。包括一般性的領導講話稿，工作計劃、總結，市場調查以及文案策劃等文書工作。這類工作需要在掌握文秘理論知識的前提下進行多練多寫。另外還有秘書事務代理業務，即各類會議（會談）的會前的策劃、籌備，時間、場地的選擇安排，會中的服務工作和會后的信息收集、處理，總結報告等反饋工作。第三類是辦事，主要是指商務談判、公關禮儀、公關策劃、接待服務、翻譯等工作。一般情況下這類工作現如今同公關工作具有關聯性，一般情況下對于學生的對外公關以及人際交往能力具有較大程度的培育和提升。

2、校園內秘書事務所業務

高職校辦企業鐘點秘書事務所的業務還包括對學校內部的一些不以盈利為目的的，能夠實現秘書行業宣傳營銷的工作業務。如能夠展開完成校內各部門交辦的各類資料的收集、整理、加工以及檔案整理等任務；將高職院校當作是一個經營的企業，對學校內部所展開的各項培訓活動、教學考核活動、會議晚會等提供秘書事務服務。

（三）管理設計

一個完整的企業需要有系統的科學的管理制度和經營理念，對于高校校辦企業鐘點秘書事務所組建而言也同樣如此。高職院校校辦企業秘書事務所在組建中，要求能夠不斷的健全完善管理體制，確保事務所的管理方式“以工作目標管理，業務團隊受理”這種寬松的管理方式，實現對事務所各個部門員工的工作的有效監督考核。

（四）薪酬分配

薪酬分配是激勵秘書事務所人員參與到“兼職”工作中的最主要的動力。由于高職校辦企業鐘點秘書事務所具有雙重性質，因此其所構建的薪酬分配制度必須要能夠尊重秘書等級情況，尊重秘書工作內容。當前參考私有化的秘書事務所可知，其薪酬分配制度要根據行業、任務和要求的不同而定。小型的日常事務可以按鐘點計算，中型和大型的如商務談判、會議會談、活動策劃等則可按場次和天數計算，具體的給付標準也要根據實際情況來確定。在事務所的經營管理中，事務所作為法人需要一些資金維持日常運營。因此在個人以及事務所的薪酬分配中，主要是按照3：7 的比例，三成項目報酬作為提供秘書事務服務的員工薪酬，7 成作為事務所的日常人員的管理費用等。

（五）文化設計

企業文化是現代企業提供核心競爭力的重要內容。對于高職校辦企業鐘點秘書事務所而言，構建起符合社會主義核心價值觀的，符合秘書職業要求的企業文化，能夠確保高職校辦企業秘書事務所實現可持續發展。

四、結語

由于課堂理論教學的局限性，直接從理論教學課堂中走出來的學生在業務能力、應用能力等方面與一個真正的、能夠勝任秘書工作的職業秘書相比還有一定的距離。因此，我們有必要通過鐘點秘書事務所這個平臺來強化訓練，使其獲得這些必備的能力，并規范其行為，培養他們的職業意識和相應的法律法規意識，學生在秘書事務所實習間，每一個人都真正參與辦文、辦會和辦事，提前為進入職場做好充分準備，逐步實現其由學生到職業人的角色的轉換，這正是秘書事務所成立的意義所在。