針對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的建議

當(dāng)今時代，信息化建設(shè)飛速發(fā)展，方方面面的社會生活都無法離開信息技術(shù)而進(jìn)行，教育領(lǐng)域也逐漸采用一些信息技術(shù)來輔助工作的開展，其中就包括公眾熟知的引入電腦投影等各種多媒體教學(xué)設(shè)備、應(yīng)用云數(shù)據(jù)、在線課程資源等信息化教學(xué)模式等。

一、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容

學(xué)校學(xué)籍管理信息化通常指在發(fā)揮檔案基本憑證作用的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮其自身的信息功能，以推動實現(xiàn)檔案內(nèi)容的數(shù)字化，促進(jìn)檔案傳遞工作的信息化。本文認(rèn)為，學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)主要包括以下三個方面的內(nèi)容：第一是檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。這主要是指基于當(dāng)前掃描技術(shù)及數(shù)據(jù)庫技術(shù)，在確保安全性、規(guī)范性和效益性的原則下，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子形式的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行保存，從而將學(xué)校檔案信息構(gòu)建成為一個有秩序、有結(jié)構(gòu)的信息數(shù)據(jù)庫。第二是檔案網(wǎng)站的建設(shè)。檔案網(wǎng)站建設(shè)主要是指學(xué)校檔案管理部門通過建立公共信息網(wǎng)站平臺，利用網(wǎng)頁的方式實現(xiàn)對學(xué)校檔案工作的宣傳，并提供其他相關(guān)檔案服務(wù)的服務(wù)型網(wǎng)站。第三是數(shù)字檔案館的建設(shè)。建設(shè)完成的數(shù)字檔案館能夠借助信息網(wǎng)絡(luò)，遠(yuǎn)程獲得自己所需的檔案信息，方便用戶更快捷、準(zhǔn)確地找到信息，提高工作效率。

二、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

由于開展學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的時間比較短，故目前在推進(jìn)其建設(shè)過程中還存在一些問題。第一，各學(xué)校重視程度較低。眾所周知，檔案管理工作在學(xué)校的各項管理工作中，本身就處于不太受重視的地位，再加上學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可能對信息化建設(shè)的作用和重要性認(rèn)識不夠，最終導(dǎo)致學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)的忽視，帶來對于檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費投入不足，無法采購檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)配套基礎(chǔ)設(shè)施，使得檔案信息化建設(shè)難以開展。第二，信息化人才隊伍不健全。長久以來，由于學(xué)校檔案管理人員一直使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，在工作上已經(jīng)形成了一定的思維定式，尤其一些年紀(jì)較大的工作人員，對于信息化新型檔案管理方式接受比較慢，甚至存在抵觸心理。第三，檔案管理制度不健全。其實一直以來，各學(xué)校的檔案管理工作并不在政府工作體系之內(nèi)，缺乏統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，再加上各學(xué)校間沒有默認(rèn)的“規(guī)則”，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理長期處于“無序”狀態(tài)，傳統(tǒng)檔案管理的不規(guī)范，阻礙了檔案管理信息化的建設(shè)。

三、學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的建議

針對前文提到的問題，本文對學(xué)校檔案管理工作的信息化建設(shè)提出以下三點建議：

第一，提高重視程度。學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展有賴于教育主管部門及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的重視，建議由教育主管部門牽頭，各校主要領(lǐng)導(dǎo)參與，召開學(xué)校檔案管理信息化專題會議，提高整個教育系統(tǒng)對于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。由于檔案管理的信息化建設(shè)對于硬件設(shè)備的依賴性較大，所以要加大在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入，保障檔案管理信息化建設(shè)的硬件設(shè)備，逐步引進(jìn)管理的新技術(shù)新手段，完善硬件設(shè)備的配置。最終達(dá)到檔案信息管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。

第二，充實人才隊伍。檔案管理信息化建設(shè)對檔案管理員提出了新的要求，檔案管理人員需要懂得適時抓住機(jī)遇、及時調(diào)整思維方式、增強(qiáng)自身創(chuàng)新意識。為了達(dá)到這樣的要求，檔案管理員要積極主動學(xué)習(xí)，嘗試與圖書館、博物館及其他部門等合作，向其學(xué)習(xí)檔案信息的不同載體利用；建立數(shù)字化存儲區(qū)域，對重要資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理，逐步實現(xiàn)信息共享。同時，學(xué)校及相關(guān)部門要定期對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，并做好培訓(xùn)考核工作，制訂定期考核計劃，對于未能通過考核的檔案管理員對其采取相應(yīng)措施。學(xué)校要積極引進(jìn)專職檔案管理人才，通過“以點帶面”的方式促進(jìn)全體檔案管理人員信息化建設(shè)素養(yǎng)的提升，建設(shè)一支高素養(yǎng)的信息化建設(shè)人才隊伍，為檔案管理工作的信息化建設(shè)提供人才保障。

第三，完善管理制度。不規(guī)范的工作制度是學(xué)校檔案管理工作信息化建設(shè)過程中亟需解決的問題。建設(shè)規(guī)范的制度，要同時兼顧標(biāo)準(zhǔn)化制度和規(guī)范化制度的要求，促使二者相互協(xié)調(diào)。建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)可以有效地對不同檔案進(jìn)行歸類整理，便于后期工作過程中有效地篩選、獲得信息資料。為了實現(xiàn)檔案信息的規(guī)范化管理，學(xué)校需要建立一套完善的管理制度，學(xué)校檔案管理部門可以和學(xué)校其他部門進(jìn)行合作，形成檔案管理的聯(lián)合目錄，制作全校范圍的完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的一體化管理，便于各部門間信息的共享和流通。

四、結(jié)語

隨著教育改革進(jìn)程的推進(jìn)，以及信息技術(shù)的飛速發(fā)展，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理模式不再適用于當(dāng)下的學(xué)校管理，并在工作過程中表現(xiàn)出了種種弊端，故加速建立信息化學(xué)校檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。本文認(rèn)為，目前的檔案管理信息化建設(shè)還存在如學(xué)校重視程度低、信息化人才隊伍不健全、檔案管理制度不健全等問題。針對這些問題，本文提出了提高重視程度、充實人才隊伍、完善管理制度等三方面的建議，以期能夠推動學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的有效進(jìn)行。