淺談留學生電子檔案建立的重要性

郄雪蓮 德宏師范高等專科學校 云南芒市 678400

在留學生管理過程中，檔案的建立是一個很關鍵的環節。隨著科技的發展，之前的書面檔案存在的各種弊端逐漸凸顯，電子檔案建立的必要性和重要性就顯得尤為重要。當然最優的一種模式是紙質檔案盒電子檔案共存。本文選取留學生電子檔案應包含的內容，電子檔案建立的重要性及電子檔案建立過程中應該注意的問題及小結等幾個方面來論述。不當之處，還請各位專家學者批評指正。

一、留學生電子檔案內容

留學生電子檔案最早要求是紙質材料，裝檔案袋留存，裝袋材料相對而言比較簡單，如護照首頁的復印件，202表的復印聯、學生證復印件、獲獎復印件等各種復印材料。實踐中發現紙質檔案有很多弊端，如急需查找某個范圍內的幾項資料時要逐一翻閱紙質檔案材料，很難在短時間內完成，于是電子檔案的建立就提上了日程，現在一般要求紙質檔案與電子檔案共存。一般說來，留學生電子檔案的基本信息應含有：學號、護照姓名、漢語姓名、性別、年齡、語種、婚否、國籍、宗教信仰、護照號碼（邊境證號）、銀行卡姓名及卡號、電子照片、生日、血型、身高、體重、出生地、家庭地址、父母或監護人姓名及電話、最高學歷、最高學歷畢業學校、畢業時間、電話號碼、qq或微信號碼、電子郵箱、所在班級、所學專業、班級人數、班主任姓名及電話、宿舍、興趣愛好、保險單號碼、是否有漢語學習經歷、HSK成績、是否享有獎學金、緊急情況聯系人及電話、簽證期限及其它需要備注事項等。

以上內容可以建立在一個表格中，以備檢索與查詢。其他留學生相關資料建議單獨建檔，如：留學生考勤檔案、留學生病情檔案、留學生宿管（含衛生檢查）檔案、留學生成績及課表檔案、留學生心理輔導檔案、留學生班主任談心檔案、各種上報材料、留學生相關新聞稿件檔案、留學生班會記錄檔案、留學生活動檔案、留學生HSK過級情況檔案、留學生畢業信息檔案及留學生個人發展跟蹤檔案等。有時有些突發事件也最好單建檔，如留學生尿檢信息，留學生疫苗注射情況等最好獨立建檔。

二、留學生電子檔案建立的重要性

1、電子檔案方便快捷，便于數據查詢、檢索、匯總和上報。

如電子檔案的相關內容是每年年底來華留學生數據上報的重要依據材料，可在有限的時間內快速準確上報。還比如學校緊急要求上報留學生宗教信仰情況適也可以在短時間內提取檔案信息的相關內容制表上報。

2、 電子檔案便于保存資料，彌補了紙質檔案材料的缺陷。

學校從最早招收留學生開始，歷年的留學生相關資料都有資料可查，可最早的是紙質材料，查找起來不是很方便，這就要求根據當年的紙質材料制作出相應的電子檔案，查詢起來會比較方便和高效。

3、電子檔案的參考價值極其重要。

如學校在指定下一年度留學年招生規模時就可參考往年的數據及其宣傳冊和宣傳光盤等相關檔案資料，以便做出適當的招生計劃，合理控制招生質量，實現本校留學生招生最優化。

4、減少一遍遍要求學生填寫各種表格的麻煩。

留學生尤其是留學新生入學時就會要求填寫各種表格，需要用到的很多資料都是重復收集。我們如果在新生入學伊始就把各種資料收集完整，一次性制作成電子檔案，那么以后會減少很多次問詢學生的機會，也避免給各國留學生“這個問題你問過我了”的不好印象。建立起電子檔案后，新生從入學到最后的畢業過程中各種表格的填寫都省卻了很多不必要的麻煩。

三、建立留學生電子檔案應注意的問題

1、電子檔案一旦建立，將具有歷史意義。所以在立檔的過程中要多次仔細核對檢查，有條件的要留存原始資料，并在此基礎上建立與之匹配的電子檔案，以備查詢，盡可能避免錯誤。

如留學生考勤檔案應包括留學生請假信息，請假條可以統一模板，一式兩份，經班主任和主要負責人簽字后生效，一份做為檔案留存，一份交由宿管中心留存。班內考勤表可由班內指定同學（最好兩名）打考勤，但要注意公平公正，任課教師的考勤紙質材料也是重要參考要注意留存，可作為獎助學金的考評、各種推優的參考資料，各種外出活動申請的參考資料，請假信息等在保留原始請假條的基礎上要制作電子檔案留存備查。

留學生病情檔案的建立要注意保存原始資料，尤其是體檢、住院等大病信息做要好詳細登記，為報銷保險及日后查詢等做好資料準備。

留學生活動檔案要有留學生課堂活動、校園活動、系部內外活動、各種聯誼活動、春游秋游信息、冬夏令營信息等。每次參與活動或演出的人員、班級、節目、獲得獎項、照片及所發新聞稿件等都是珍貴的資料，要注意單獨建檔保存。

此外，筆者個人還建議，留學生任課教師的教授課程及時間、教學計劃進度表、授課計劃、電子課件、聽課記錄表格等也可收集整理建檔，為后來的任課教師提供對比和參考資料。

2、為各項工作中用到某一項電子檔案中的內容，為方便起見，要有統一名稱來命名。如2016級緬甸漢語班電子檔案信息等，方便查詢。

如某次活動結束后，要發放各班獲獎同學的獎金，學校規定必須打到該生的銀行卡內，這樣檔案信息中的留學生銀行卡姓名及卡號、班級信息等直接調出制表上報即可，免卻很多不必要逐一問詢學生再次統計資料的麻煩，負責該工作的老師也減少了工作量，一舉多得到。

再比如留學生需要參加HSK考試報名時，最基本的信息如姓名、國籍、護照號碼、所學專業、電子照片（統一為：姓名加學號模式）等，無需再次問詢留學生個人，減少信息重復收集的麻煩，在新生入學伊始就一次性做好檔案資料是很有必要的。

四、小結

總之，留學生電子檔案是必不可少的，其重要性在實踐中日漸凸顯。在今后的工作中，我們要注意繼續不斷總結留學生電子檔案建立的相關注意問題，使之越來越完善，以更好地為留學生工作服務。