對原始憑證和會計科目有哪些規(guī)范要求

郜建琴

隨著農村集體經(jīng)濟組織財務管理不斷規(guī)范，對會計憑證的要求越來越細。編制記賬憑證時，應附哪些原始憑證和怎樣使用會計科目呢？

一、外購非固定資產(chǎn)的實物商品時需附的原始憑證和使用的會計科目

1.隨用隨買無需入庫的，附以下原始憑證：

（1）購物完稅發(fā)票，發(fā)票中一定寫明商品的具體名稱、單價、數(shù)量、金額；

（2）超市購物或刷卡的還要附電子收款單；

（3）郵寄電匯、網(wǎng)銀轉賬購買商品的還要附電匯單或銀行轉賬電子回單。

借：經(jīng)營支出（管理費用）

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

2.需驗收入庫的，除附上述原始憑證外，還要附以下原始憑證：

（1）保管員簽收的入庫單；

（2）需要質量檢測的重要物資，還需要附專業(yè)技術人員的質量檢測驗收報告。

借：庫存物資—某物資

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

3.領用時，附保管員、領用人雙方簽字出庫單。

借：經(jīng)營支出（管理費用）

貸：庫存物資

二、發(fā)包工程項目需附的原始憑證和使用的會計科目

1.預付工程款時，附預付的工程款收款收據(jù)、招投標書、合同書、有關工程項目的會議記錄。

借：應收款（預付款）

—某發(fā)包工程

貸：銀行存款

2.完工結算時，附正規(guī)完稅發(fā)票、合同書復印件、完工驗收證明書（含完工驗收圖片的原件或復印件）。

借：在建工程—某工程

（工程全款）

貸：應收款（預付款）

—某發(fā)包工程款

銀行存款

（未付清工程款）

3.交付使用時，附自制的某工程交付使用說明書，說明書中寫明該工程的名稱、交付使用時間、建筑面積、坐落位置、建筑結構、原值、預計使用年限等。

借：固定資產(chǎn)—某大樓

貸：在建工程—某工程

4.對內發(fā)包的工程項目，承包人不能出具完稅發(fā)票的，可以按照自建工程項目處理，也就是以用工形式支付工程款的人工費用。承包人要填寫用工表。使用耗材的，提供耗材明細表，外購耗材必須提供完稅發(fā)票，購買合作經(jīng)濟組織內部材料的可以用內部的收款收據(jù)。

三、村集體舉債需附的原始憑證和使用的會計科目

村集體經(jīng)濟組織有重大事項需要舉債時，應附原始憑證和使用的會計科目是：

1.收到借款時：

（1）收款收據(jù)（一定是統(tǒng)一格式連續(xù)編號的）；

（2）借款合同，借款合同一定要書明借款事由、本金、利息、歸還時間、違約責任；

（3）直接存入指定銀行的要有存款憑單或轉存手續(xù)；

（4）該舉債事由的村委會會議記錄及村民代表大會通過的會議記錄。

借：現(xiàn)金（銀行存款）

貸：長（短）期借款

2.歸還借款時，盡量避免使用現(xiàn)金支付，最好用銀行轉賬處理。需附的原始憑證有還款明細表、銀行轉款的電子回單。必須使用現(xiàn)金時附有支款人簽字的還款明細表。

借：長（短）期借款

貸：經(jīng)營支出（管理費用）

—利息支出

現(xiàn)金（銀行存款）

四、固定資產(chǎn)改擴建、重大維修工程需附的原始憑證和使用的會計科目

1.車輛機器設備的維修，需附以下原始憑證：

（1）維修單位開具的維修費完稅發(fā)票；

（2）維修人簽字并加蓋維修廠公章的維修費用及所用零配件的費用明細單，必須注明維修部位，配件名稱、數(shù)量、單價、金額，維修時間及所修車輛的車牌號或所修機器的名稱型號。

借：經(jīng)營支出（管理費用）

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

2.大修的固定資產(chǎn)價值有增減變化的，固定資產(chǎn)該核銷的核銷，該增加的增加。

（1）核銷拆除固定資產(chǎn)時，附村集體經(jīng)濟組織相應會議記錄，并附所核銷固定資產(chǎn)的名稱、原值、累計折舊、坐落、已使用年限。

①核銷拆除的固定資產(chǎn)

借：固定資產(chǎn)清理

累計折舊

貸：固定資產(chǎn)—××固定資產(chǎn)

②結轉固定資產(chǎn)清理

借：其他支出

貸：固定資產(chǎn)清理

（2）完工驗收支付維修款后，需附維修單位開具的維修工程的完稅發(fā)票、維修協(xié)議或維修合同及完工驗收證明，最好附上維修前后的照片。

借：固定資產(chǎn)—××固定資產(chǎn)

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

五、報銷差旅費需附的原始憑證和使用的會計科目

1.外出銷售貨物、購買商品時發(fā)生的車、船、飛機、住宿費，填寫差旅費報銷單，以差旅費形式報賬，并注明出差地點、事由、天數(shù)、補助標準。把車票、船票、飛機票及住宿費完稅發(fā)票附在差旅報銷單后面。必須一事一次一填單，既不能一事多次填一個單報賬，也不能多事多次填一個單報賬，以防假公濟私，營私舞弊。

2.去外地開會或培訓回來報差旅費時，需附以下原始憑證：

（1）開會（培訓）通知書；

（2）往返的車船飛機票費用、往返期間的伙食補助及市內交通補貼，伙食補助和交通補貼天數(shù)按自然天數(shù)計算。往返沒有車船飛機票的不能報銷市內交通補助，按攜帶交通工具處理。

借：經(jīng)營支出（管理費用）

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

六、發(fā)慰問品或慰問金需附的原始憑證和使用的會計科目

慰問品的購買和發(fā)放是兩個會計事項：

1.購買慰問品并入庫時，附銷貨方的完稅票據(jù)及入庫單，票據(jù)中必須明細記載所購商品的名稱、單價、數(shù)量、金額。

借：庫存物資—慰問品

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

2.發(fā)放慰問品時，附慰問品出庫單及慰問品發(fā)放明細表，發(fā)慰問金時附慰問金發(fā)放明細表。無論慰問品還是慰問金發(fā)放明細表，領取人簽字列是被慰問人或其直系親屬的簽字或簽印，不允許村干部代領。

借：應付福利費

貸：庫存物資—慰問品

現(xiàn)金

3.即買即發(fā)、買多少發(fā)多少的，附完稅發(fā)票和發(fā)放明細單，可簡化記賬。

借：應付福利費

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

七、臨時用工、值班費、安保費、接訪費需附的原始憑證和使用的會計科目

1.臨時用工要登記統(tǒng)一格式的用工表，注明時間、事項、事項安排人、經(jīng)辦人、支款人、審批人。月末無論能否付款，都要編制記賬憑證登記入賬。用工次數(shù)較多、人數(shù)較多且不能按時完全付款的還要編制臨時用工匯總表。

2.召開村民或村民代表大會，附參會人員的誤工補助發(fā)放明細表，既不能以吃飯方式替代，也不能只發(fā)錢而無領款人簽字。中午連續(xù)開會不休會，購買的快餐費參照外購商品處理。

借：管理費用

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

3.發(fā)生值班費、巡邏費、安保費時，要編制發(fā)放補助明細表。

借：管理費用

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

4.發(fā)生上訪人員接訪費用時，要附上級通知或函件。委派非村干部和長期工外出接上訪人員按臨時用工處理，到外地接上訪人發(fā)生的車、船、住宿費用填寫差旅報銷單以差旅費形式報銷費用。絕對不能用白紙籠統(tǒng)寫上接訪××花費總計××元，這種白條既不真實也無效力。

八、村干部及長期工工資需附的原始憑證和使用的會計科目

按照權責發(fā)生制原則，村干部及長期工工資無論能否按月及時發(fā)放，都要按月編制工資發(fā)放明細表并登記入賬。

1.能按月發(fā)放工資的，附完整的工資發(fā)放明細表。

借：管理費用

貸：現(xiàn)金（銀行存款）

2.完全不能按月發(fā)工資的，附?jīng)]有領取人簽字的工資發(fā)放明細表。

借：管理費用

貸：應付工資

—按姓名明細登記

3.發(fā)放應付工資時，編制應付工資明細表，把此表及前欠工資表的復印件作為原始憑證。

借：應付工資—按姓名明細登記

貸：現(xiàn)金（銀行存款）