“大數據”背景下檔案信息服務模式變革的思考

摘 要：大數據給檔案信息服務工作帶來機遇和挑戰，檔案部門應適應時代發展需求，準確解讀大數據概念，深刻認識大數據背景下檔案信息服務模式變更的必要性，從思想意識、制度建設、服務手段、隊伍建設等方面入手，創新檔案信息服務的手段和方式，實現檔案信息服務質的飛躍。

關鍵詞：大數據;檔案信息;服務;變革

大數據伴隨著物聯網、云計算等信息技術形成和發展，為檔案工作的發展開辟了一條全新的道路，同時也給檔案信息服務工作帶來新的挑戰。如何適應大數據時代的發展要求，在新一輪的信息技術革命浪潮中立于不敗之地，檔案部門應積極響應習近平總書記提出的“要把學習作為一種追求”，“一定要善于學習，善于重新學習，依靠學習走向未來”的號召，在學習和工作實踐中，針對大數據給檔案管理工作帶來巨大和深刻的影響，認真思考和探索信息服務模式變革的手段與方法，優化檔案信息服務，全面提升服務質量和水平，推進未來檔案事業持續、健康的發展。

一、大數據概念解讀和大數據背景下檔案信息服務模式變革的必要性

大數據又被人們稱為“巨量資料”，通常定義為記錄人類社會活動的、具有規模效應的信息數據的集合，是無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。麥肯錫公司認為，數據規模超出傳統數據庫管理軟件的獲取、存儲、管理以及分析能力的數據集就是大數據。維克托·邁爾-舍恩伯格及肯尼斯·庫克耶編寫的《大數據時代》中定義的大數據是基于海量數據分析從而產生巨大價值的產品和服務，大數據的核心就是預測。

大數據是信息技術深入發展的產物。它顛覆了人們的傳統思維和管理模式，大大加快了社會創新發展和現代化建設的進程。隨著大數據逐漸滲透到各行各業，其特性和優勢日益凸顯，檔案信息服務模式的變革勢在必行。

1.尋求和依托大數據智能化管理，是實現檔案信息服務能力跨越式拓展的需要

檔案信息服務水平取決于檔案信息管理的現代化程度，取決于檔案信息管理工作的水平和效率。在大數據的影響下，作為社會信息資源重要聚集地的檔案館，“檔案全數據”將取代傳統紙質檔案成為管理對象，并在數量、速率與種類上急劇且持續擴大，遠遠超出了傳統數據處理軟件和技術的能力范疇。大數據技術以其獨特的技術優勢，實現檔案全部業務的科學、高效、智能管理，使精準深入的數據處理成為檔案利用服務的重要內容。

大數據能有效確保資源最優化配置，并可輕松地實現檔案信息保存和利用的分離，減少重要的原始紙質材料的磨損，延長保存壽命;另一方面通過數據備份，使得重要的檔案信息得以安全和永久保存，大大降低系統的投資及維護成本。

大數據還可以利用當前的電子政務、新聞、活動的大數據環境，對“準檔案”進行智能分析，為其價值的“預鑒定”提供重要的參考，以最大可能完善歸檔范圍，保證未來檔案的完整有效。還可將檔案管理人員在長期工作過程中形成的檔案庫存以外的知識進行采集和積累，作為檔案資源的補充知識，為檔案信息提供必要的歷史背景，使其更真實地反映歷史史實，為后人的研究提供可靠的依據。

2.突破和變革傳統單一的服務模式，是實現檔案信息多元化、個性化服務的需要

傳統的檔案信息服務模式是基于紙質檔案考慮的，服務手段和對象都比較單一。偏向于“重藏輕用”“有求必應”“自給自足”的被動式服務，使檔案的價值無法充分挖掘和體現。隨著大數據時代網絡用戶的逐漸進入和增多，檔案用戶的涉及面越來越廣，檔案信息資源的重要性和蘊含的潛在價值受到越來越多人的關注。用戶最關心的不是可見信息量的多少，而是能否從這分散和無序的不確定性、龐大繁雜的信息數據中挖掘出真實的價值。因此，為滿足用戶多元化、個性化、精品化的需求，成為檔案信息服務的方向。這就要求檔案管理人員不僅要對用戶利用檔案數據，包括調卷數量、利用次數、復制數量、制發證明數量等進行深度挖掘，還要對用戶訪問記錄，包括網頁采用的關鍵字、檢索詞、下載記錄、利用網頁時間和頻度等信息進行深度挖掘。深度挖掘的信息十分繁雜，用傳統的處理方法難以完成，只有通過數據分析，才能快速“提純”出多元化、有針對性、有價值的數據集。比如，能順暢、準確地定位用戶習慣偏好、興趣關注點等需求，并預測其未來趨向，從而越來越廣泛地吸引用戶，提升用戶的滿意度和支持度。

3.推動和深化數據共享，是實現檔案利用效益最大化的需要

大數據是信息技術的高度發展，是社會創新進步的驅動力，這一切都取決于大數據的特性，即數據信息的廣泛集成和共享。大數據充分利用云計算、互聯網技術，使現代信息技術與檔案信息管理密切結合，實現檔案信息開放、傳輸、共享，實現數據信息資源的優化配置，使檔案數據利用效益最大化。大數據推進信息交換與共享，促使檔案館服務的范圍從傳統的檔案服務擴展到以檔案數據為核心、同時囊括行業相關的各種同構、異構數據的大數據中心，實現跨館檢索、精確檢索、全文檢索的“一站式”信息服務成為可能。

二、大數據背景下檔案信息服務模式變革的主要對策

國務院發布《關于促進大數據發展的行動綱要》（以下簡稱《行動綱要》）標志著大數據在我國的發展與應用已上升到國家戰略層面。為了適應大數據時代的特點，檔案管理部門要積極應對新時期的任務和挑戰，從思想意識、制度建設、服務手段、隊伍建設等方面入手，勇于創新，大膽嘗試，解決好存在的問題，實現檔案信息服務新的跨越。

1.轉變觀念，樹立大數據意識

伴隨大數據時代的到來，大數據已逐漸納入檔案管理理論和思維模式，賦予檔案信息服務全新的定義。圍繞大數據服務，必須樹立需求意識、創新和前瞻意識，將“死數據”通過龐大的檔案大數據庫快速轉化為“活服務”，變傳統的“被動服務”為“主動服務”，變“事后服務”為“事前服務”。

檔案部門應增強使命感，調整工作思路和工作重心，盡快完成檔案信息服務角色由傳統信息存儲者向大數據處理者轉變，由被動接受者向主動選擇者轉變，由因果關系型服務思維向相互關系型服務思維轉變，即由傳統的“出現問題——邏輯分析——找出因果關系——解決方案”這種逆向思維模式向“用戶提出要求——數據收集——量化分析——找出相互關系——提出優化方案”的正向思維模式轉變。

還應加強檔案工作的宣傳力度，讓更多的人了解大數據和大數據給檔案信息服務帶來的便捷性、共享性、智能性，讓更多的人參與到檔案信息的開發和利用中來，讓智能化檔案信息真正成為政府、企業等決策的主要依據，成為用戶所需的高價值信息產品。

2.統一標準，堅持走規范檔案數據信息管理之路

檔案數據信息的規范化管理是檔案信息服務的重要基礎。大數據具有的數量龐大、類型多樣、載體特殊、結構復雜等特性，在一定程度上增加了數據信息管理的難度和風險。因此，在大數據與檔案信息管理融合，推進檔案信息服務模式變革的過程中，需要構建完善的檔案信息化管理制度和標準化體系，從數據采集、管理、安全維護等方面予以約束和規制，這是檔案信息服務模式變革向縱深推進的基本保障和必需條件。

一是統一檔案信息資源管理技術標準。大數據時代，檔案數據信息資源充分體現海量、多樣、復雜的特性。如何科學統一管理各類異構的數據，是檔案數據有效整合、共享等的可靠保證。從宏觀上，國家應制定信息化發展戰略，特別是電子政務、電子商務及大數據、云計算、人工智能等發展規劃，建立健全大數據管理相關政策法規，通過科學的運作方式、有條不紊的推進各地區檔案數據信息資源的整合與共享工作。從微觀上，應建立檔案信息化管理統一機構，認真探討與之對接的法規政策、標準規范，構建統一的檔案資源整合標準體系。如，規范數字化檔案業務的術語標準、各類檔案資源單位的標識與識別、數字檔案存儲格式以及元數據格式。制定電子文件歸檔管理、元數據采集、業務系統的協議標準、各種數據的統一存儲格式、交換格式等標準和規范，將不同種類、不同格式、不同來源、不同形式的數據進行有效的融通整合和集成梳理。

二是樹立風險防控意識，構建檔案信息資源的安全防護體系。大數據不同于紙質材料的特性，極易產生管理方面的問題和信息安全漏洞，其涉及檔案的開放與不開放、公開與不公開，以及國家秘密、知識產權、商業秘密、個人隱私等問題。因此，有必要建立一套完整、可靠的大數據安全管理制度。明確數據開放規劃，適度適時開放數據。對于涉密的檔案數據，按照國家相關法律法規嚴格管理。在數據分析平臺中嵌入CA認證系統，對傳輸中的檔案數據信息進行加密，確保安全。明確用戶訪問權限，建立相關的數字資源組織、存儲、管理、發布的格式規范與標準。

3.充分利用大數據技術，搭建檔案數據共享服務平臺

大數據為創新檔案信息服務方式提供了重要的技術支持，利用大數據技術設計、構建統一的檔案信息資源管理平臺，要對各類檔案信息實施分類管理、綜合管理和層次管理，降低IT系統的存儲及維護成本，實現跨系統應用的快速支撐和豐富的數據服務。建設數據共享平臺應進行有效的總體規劃，避免重復建設。設置共享平臺交換接口，對內有效聯結、整合獨立、異構、涵蓋各自業務內容的信息處理系統，實現辦公系統與共享平臺之間的互聯互通。對外基于電子政務網絡，逐步實現由政務信息的互通到業務數據的互通，再到檔案數據的互通，實現對包括政務信息、業務數據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、分類處理、在線利用，完成以檔案館為中心，數據信息資源全覆蓋。

隨著信息化的推進，應探索和嘗試構建適應實際工作需求的新型檔案管理服務平臺模式。比如，建設智慧檔案館，通過物聯網、云計算和自動控制技術，采用射頻識別等設備，連接互聯網和實體檔案，以電子標簽化管理實體檔案，提供方便及時的檔案信息服務。還可將檔案信息服務領域延伸到手機及手持終端領域，利用手機應用App、微信、微博等新媒體手段構建移動式的智能服務系統，用戶可以通過客戶端與檔案館實現虛擬鏈接，實現需求定制服務與離線瀏覽個性化界面服務。據報道，國外一家自然歷史博物館就推出APP定制服務，依靠Personal GPS個人定位系統，用戶可自行預訂參觀行程。

4.加強素質建設，打造專業技術團隊

人才是發展的關鍵因素，大數據時代檔案信息服務的創新發展同樣需要人才的支持。大數據帶來了技術革新，對人員的綜合素質也提出了全新的要求。為適應新形勢，要下決心、花氣力打造一支秉持以人為本，堅持人性化、個性化創新服務理念，以扎實的的檔案專業理論知識和技能為支撐，熟練掌握一定的計算機和網絡、數據挖掘、數據安全維護等技術知識的復合型檔案人才隊伍。要加大對檔案管理人員多層次、多渠道的專業培訓和知識培訓的力度，不斷提升自身專業技能和綜合文化素質。檔案部門還應根據本單位實際，適時加強同兄弟單位及國內外檔案管理單位在大數據技術方面的交流與合作，爭取信息化專業技術人員支持，充實技術力量，全方位地提升檔案管理服務水平。

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作者簡介：陳穎（1976—），女，福建福州人，本科，研究方向：檔案管理。