建設項目檔案精細化管理實踐探討

黃芹花

近年來我國經濟發展迅猛，大量基礎設施和技術改造項目相繼進行新建、擴建，在項目施工過程中，勢必會產生大量資料和檔案，這些檔案可以很好的將項目過程反應出來，也具有較高的保存價值，因此做好建設項目檔案精細化管理十分重要。本文根據某項目為例進行探討，并提出了建設項目檔案精細化管理的重要性和管理對策。

建設項目檔案管理在項目建設當中十分重要，也是為日后的資料查詢提供可靠依據，但項目檔案仍存在諸多問題，檔案的收集整理不完善，管理方式落后等問題。因此要明確項目建設內容，切實做好各項管理措施。

一、建設項目檔案精細化管理的必要性

關于建設項目檔案的精細化管理是一項必然舉措，在項目檔案的精細化管理下，可以不斷提高檔案管理的質量，也可以發揮檔案的最大價值，同時也可以保證檔案應用的專業水準。

以傳統經驗對建設項目檔案進行管理有著許多弊端：一是建設單位和參與單位眾多，對于單位的管理不能有效的執行國家檔案行政主管部制定的管理規范：二是由于建設項目檔案實行粗放型管理，個別單位對于檔案管理沒有相應的管理人與和崗位，且管理制度不健全，從而導致檔案管理進入惡性循環。

如何改變建設項目檔案的管理，則需從根本上改變管理模式從粗放型轉變為精細化，并且樹立精細化管理理念。“精細化是一種意識，是一種觀念，是一種認真的態度，是一種精益求精的文化”。

二、開展建設項目精細化管理意義

所謂精細化管理則是堅持每一次把事情做對，以此保證建設項目檔案的質量。精細化管理更注重的是每一個過程的準確和完美，而不是事后的返修和整改而達到管理要求。

建設項目檔案的文件來源廣泛、種類繁多、信息載體的形式多種多樣并且檔案收集整理的特點不一，從最初的文件到檔案，無論主觀還是客觀上都存在著很多影響因素。文件從生成到后期的收集、整理、移交、歸檔，檔案收集過程十分復雜，所以要求我們一次把事情做好，一次把事情做到位，避免后續的返工現象發生，一旦出錯返工則是巨大工程，所以更應避免這樣無意義勞動。

精細化管理是當前較為先進的管理理念，在普遍管理的基礎上進行了進一步細化，這種模式更加強調責任的落實，將責任細化落實到部門及個人，在執行過程中管理者應盡職盡責，出現任何問題責任人第一時間進行解決，立刻糾正。這樣的管理方式將流程變得簡單，并且可以定性結合定量的方式評價工作。

建設項目檔案管理的主要目的是為準確的記錄項目設計、施工過程等明細，從而規范項目管理工作，為項目建設及經營提供可靠的參考數據。項目細化管理結合檔案管理使工作更加規范化、流程化、制度化。對施工進行驗收前，結合施工過程中的現實因素，在確保檔案合格后再進行施工驗收。

檔案的精細化管理使檔案更加工整、規范從而提升倉案價值，也有利于項目工程的審核;從長遠角度來看，檔案反映整個施工過程為建設單位提供終身資料服務。

三、建設項目檔案精細化管理對策

建設項目檔案存在鮮明特點：成套性、專業性、現實性，這些特點可以將各個環節進行銜接，并形成完整體系，且在工程的各個環節投入使用，所以在管理方面更加優化嚴謹。

（一）提高對建設項目檔案的重視程度

在項目竣工驗收時，應結合《重大建設項目檔案驗收辦法》的相關條例對項目檔案進行驗收，若在建設項目檔案驗收不合格則不能展開對項目的竣工驗收。因此，項目檔案對工程施工驗收持有強有力決定權，所以項目檔案在項目竣工驗收時尤為重要。

項目建設后的管理、使用、維護、擴建等過程中，項目檔案也發揮著重要作用，所以必須及時做好項目檔案的建設、收集及保管工作，才能保證項目的最大利益，所以應提高對項目建設檔案的重視程度，且在工作中安排專職人員對相關資料進行收集并進行統一管理。

通過對項目檔案的精細化管理，讓資源在施工過程中有效流通，提高項目檔案價值，從而提升檔案的完整性，以至于滿足管理的各項需求，提升管理效果。

（二）結合實際情況完善管理制度

為做好建設項目檔案管理的領導工作，需結合建設項目的實際規模，特色與要求，安排專業的檔案管理員對檔案進行建設以及日常管理工作。除人員的管理外，對于管理制度也應不斷完善，結合實際情況不斷健全建設項目檔案管理規章制度，并對工作流程進行優化。對個人崗位職責進行明確，加大考核力度，實行有效的獎懲制度。

建設項目一般規模較大、工期較長且施工過程中會產生大量文件，同時涉及的公司及人員過多，所以提高建設項目檔案的管理，可以更好地實現規范化及標準化，從而使各部門協助檔案的建設，提高工作效率。

工作過程中應實現四同步，保持項目計劃的下達與產生的文件資料同時歸檔;保證項目檢查計劃進度與檢查資料結果同步;保持項目驗收與檔案驗收同步進行;保證項目總結和項目文件材料歸檔保持同步，四個同步的實現可以減少項目出現紕漏。

（三）合理收集建設項目檔案

對項目檔案進行科學、規范的收集整理，才能促進工程建設水平，在檔案收集過程中，為保持檔案的完整性需堅持全程跟蹤管理原則。因此在設計、勘察、施工等有關的施工單位應簽訂相關合同，或在工程招標條款中明確相關款項，使后面相關工作增加便利。

檔案人員要對提交檔案進行審核預驗收，滿足條件的信息才能進行歸檔，工程建設期間的開工儀式、竣工儀式、施工圖紙等紙質錄像資料也應統一進行歸檔。強化信息收集工作，是基礎工作的保障也是項目檔案管理的重要管理環節。

（四）嚴格控制驗收環節

在保證項目檔案的完整性及準確性的請胯下結合《重大建設項目檔案驗收辦法》對工程進行驗收。項目驗收時首先有項目管理方自查，對項目內容進行審閱，審核完成后由專業部門進行二次審核，若發現問題及時向相關部門提出，需高要求高標準進行驗收。

（五）結合計算機技術實現建設項目檔案的精細化管理

建設項目檔案的精細化管理是一個漫長的過程，資料的收集、積累都是人為進行，從而導致效率低、錯誤率高。當應用計算機技術開發檔案管理系統時，可以實現對建設項目檔案的全面管理。

1.對工程建設進行全面監控。對于建設項目的設計、施工、初步驗收、后期的工程試運行、結算、初步決算以及工程最后的驗收、工程轉固都將實現全程監控，從而實現對于單項工程建設過程中的所有項目檔案信息的精細記錄及管理，包括施工過程中責任人的工作日志及項目各階段出現的問題，從而實現檔案資料的集成化管理。

2.對建設項目各階段信息進行自動集成。計算機不斷的對建設項目不同階段的信息、結構、背景進行及時、全面的收集和整理，并且以電子文件的形式與相關檔案形成整體結構，從而保證電子檔案的完整性。項目檔案管理充分利用現代化技術，不斷改進項目檔案管理的工作流程，建立建設項目檔案信息資源的與施工勘察、監理等公祖單位相連接實現共享體系，實現對于各環節管理自動化整合檔案信息資源共享的電子化。

四、結語

隨著時代的進步、管理的創新、流程的規范，建設項目檔案管理工作會逐漸規范化、科學化，但在這個過程中仍然存在很多問題需要我們去解決。但在工作中我們要保證項目檔案的完整性、準確性、系統性、高效性及安全性，這是檔案管理的責任和義務。同時我們還要在項目檔案管理過程中主動查找問題所在，積極借鑒其他單位優秀成功的做法，并結合自身情況進行完善，這樣建設項目管理精細化管理才具有科學、合理性。（作者單位：福建福能紅炭山置業有限公司）