淺談信息時代檔案管理工作面臨 的問題及對策

張代娟

摘要：隨著時代的發展和社會的進步，在當前的環境下，有必要增強對人力資源和社會保障檔案的管控，改變傳統繁瑣的檔案管控和監督方式，運用先進的信息技術對人力資源和社會保障檔案進行管控。充分施展檔案的作用，經過對人力資源和社會保障的監測和管控，提升檔案質量，促進人力資源開發和社會保障監督。在當今信息時代，人力資源和社會保障部檔案管控必要經過信息化建設來提升辦公效率和質量。充分了解信息技術時代帶來的變革和社會需求，全盤開展信息化建設，優化信息管控，優化社會個人以及企事業單元和國度防汛檔案管控服務體系。管控質量正文的主要目的是研究信息時代檔案管控面對的困難，并提出有效的解決策略，為中國檔案信息管控提供有意義的參考和鑒戒，進而推動中國檔案管控的信息化進程。

關鍵詞：信息時代? ?檔案管控? ?問題? ?對策

檔案包括國家機關、社會機構和社會活動。傳統的檔案材料基本上是由文字、圖片和視聽材料組成的。隨著中國信息時代的持續到來，信息技術的逐步更新和發展，以及信息資源的深度開發和遍及操縱，逐漸變成鞭策全球化和當代化的重要途徑。隨著社會的持續發展，信息技術在中國各行各業得到了遍及的應用。在人力資源檔案管控和社會保障監督中，信息技術的發展更為普遍。文件信息化是指將檔案管控模式由以文檔實體為中心轉變為以文檔信息為中心的過程。這是一個長期的發展過程。在這一過程中，應持續操縱當代信息技術設備和檔案部門，大大提升檔案管控和操縱的當代化水準。經過信息管控，不僅可以提升管控效率，而且可以保證檔案管控的質量。在信息時代，為了減少傳統檔案管控模式的弊端，必須重視信息技術在具體管控辦公中的應用，以更好地達到降低成本、提升效率的目的。

一、信息化時代人力資源和社會保障檔案管控的作用

（一）有效減少檔案損毀

對于人力資源和社會保障管控職員來說，檔案管控信息中包含著大量的信息以及數據，非常重要。傳統的文檔管控方法增加了辦公量，不能有效地提升辦公效率。此外，由于傳統的檔案管控通常是基于紙張的，在管控過程中可能會出現文件丟失或損壞。經過信息管控模式，在文件輸入后，操縱計算機技術對文件進行永久保存，從而減少了文件損壞的現象。

（二）提升部門辦公效率

隨著互聯網的出現，我們深刻地感受到檔案管控的社會環境出現了深刻的變革。傳統的檔案管控模式過程復雜、效率低、成本高，已不能滿足互聯網時代的所需。操縱信息技術改進檔案管控方法，更新檔案管控流程勢在必行。信息管控提升了辦公效率，徹底改變了以往的檔案管控辦公，改變了傳統繁瑣的辦公，大大提升了檔案管控的效率，提升了辦公質量。信息時代，新的檔案管理，制定了標準化和正規化的電子文件格式[1]。正是因為這些文件的格式、大小和類型已經標準化，管控職員可以查詢信息狀態，隨時能夠進行操作，例如智能查詢、跟蹤預約，以及查看流程等。

（三）檔案管理的未來趨勢

信息化是高度應用信息技術和深入共享信息資源的理想狀態。它充分利用人的智力潛能以及社會物質資源的潛力，使個體行為、機構決策和社會運作趨向于合理化。隨著大數據社會的持續發展，運用信息模型進行檔案管控是未來檔案管控的發展趨勢。

二、信息時代檔案管控辦公面對的困難

（一）管理者思想意識淡薄

為了更好地監測信息時代的檔案管控，管理人員必要對檔案管控的發展給予足夠的重視。然而，檔案管控現狀監測中出現的主要困難是辦公職員對檔案信息化管理理念的重視不夠。一些辦公職員甚至領導對信息檔案的管控只有一些基本的常識，但在實際辦公中，往往出現信息不能更好地運用的現象[2]。一些監管機構沒有跟蹤輔助軟硬件設施。缺乏對監測檔案信息管控的重視，可能導致檔案信息化建設進展緩慢，制約了信息管控的發展和檔案監督管控的效率。

（二）信息化模式較為單一

在具體的動工過程中，許多部門都出現信息管控和運行不到位的困難。它們還沒有建立一個比較完整的管控和運行體系，它們的具體應用缺乏有效性。例如，目前縣級安全監管文件大多是記錄、監控文件，但沒有有效的檔案應用監控管控系統。具體應用往往只是具有“查詢”功能，如監控分析和決策功能沒有得到有效的開發和運用。

（三）正規人才性對缺乏

隨著信息時代的到來，信息技術在檔案管控中的應用改變了傳統的檔案管控模式。這就要求檔案管控職員跟上時代的步伐，擁有蘇聯的計算機操作能力，并具有處置和解決一些技術困難的能力。檔案管理人員在檔案管控中具有異常重要作用。選擇優秀的檔案管控職員可以使檔案管控的效果得到提升。目前，中國正處于由傳統檔案管控模式向信息檔案管控模式轉變的時期。然而，事實上，很多員工并不具備這些技能，他們的自主學習意識薄弱，自主學習熱情不高[3]。同時，還有一些“老人”，即在檔案管理的崗位上工作很久的人，他們熟悉當時的檔案管控規則和程序。然而，由于時代的限制，他們沒有掌握計算機技術和網絡技能。在信息素質方面，他們雖然具有檔案管控的正規常識，但他們的綜合素質與當今時代的要求不符合。事實上，這不利于檔案管控的發展，這是造成檔案管控信息管控中出現的一些困難的主要因素之一。

三、信息時代檔案管控辦公的優化對策

（一）增強管理人員重視力度

人力資源和社會保障部檔案管控辦公，只有相關領導加強重視力度，才能有效地實施信息化建設，為人力資源、資金、物資和信息化建設支應更多的支撐。人力資源和社會保障部信息化建設的有關規劃和管控體系的建立以及軟硬件條件的改善，將使信息化建設的順利進行和應用，充分施展信息管控的實際作用。檔案管控信息化時代的發展趨勢，全盤信息化建設給管控和辦公帶來的便利，以及外部社會對信息化建設的要求，都是引起領導注重的主要因素。

（二）健全檔案信息化制度

在當前發展的時代，人力資源和社會保障部檔案信息管控的規范化發展，必須以完善檔案管控制度為重點，確保檔案管控符合制度要求，規避風險。其次，要重視信息平臺系統的應用安全，幸免文件信息的丟失和損壞，做好安全管控辦公。檔案管控體系的建立還必須從培養正規人才的角度來考慮，以保證檔案信息管控職員能夠滿足實際應用的必要。隨著中國信息時代的逐步加速，數據信息逐漸變成中國檔案的基本形式。數據信息主要經過計算機網絡的數字傳輸平臺傳輸，逐步落實文件信息的高速處置。數據庫是用來存儲數據信息的特殊區域。它的質量是數據安全的重要保證和保證檔案管控效率的關鍵[4]。在中國現階段，檔案資源的有效共享也是檔案信息管控的首要目標。因此，必須充分施展檔案的價值和作用。為了盡快落實這一目標，我們必須逐步提升檔案資源的信息化建設水準。

（三）增強人才培養與引進

在信息時代，信息技術和網絡技術持續發展，在檔案管控中的應用也越來越遍及。檔案管控過程中出現一些非常重要的困難，例如檔案管控職員對自己的辦公了解不夠，無法及時完成歸檔辦公，影響了檔案的及時使用。這種辦公環境不能滿足當今社會的發展必要，導致在某些情況下無法披露有效的信息。因此，檔案并沒有施展實際作用。為了提升檔案管控的效率，檔案管理人員必須持續豐富文化常識，積淀實踐經歷，自主學習先進的信息技術和網絡技術。因此，有必要增強職員檔案質量管控的培訓，使他們熟悉計算機的基本操作、了解數據庫管控、網絡管控等常識，培養開發檔案信息資源的能力，最終落實檔案管控的當代化，以保證檔案的有效利用[5]。同時，作為檔案管控的領導者，應該持續充實自己，提升自己，在培訓內部人才的同時，積極引進外部的優秀人才。為了防止檔案信息資源的人為破壞，確保檔案管控的順利發展，必須具備較高的職業素質和責任感。

四、結語

在信息時代，檔案管控必須經過計算機設備從傳統的管控模式向信息管控模式轉變。一個簡單、恰當、功能強大的人力資源和社會保障監測信息系統，對于人力資源和社會保障的監測，增強人力資源和社會保障檔案的管控具有重要意義。希望本研究能夠對人力資源和社會保障監控信息軟件的開發起到一定的參考，對中國的檔案管理事業提供一定的借鑒，進而提升中國檔案管理的水平。

參考文獻：

[1]謝達輝.探討信息化時代人力資源和社會保障監察檔案管控[J].辦公室業務，2017，（13）：85-85.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管控辦公面對的困難及對策[J].中國集體經濟，2017，（12）：31-32.

[3]楊琳.淺議信息時代檔案管控辦公面對的困難及對策[J].辦公室業務，2018，（08）：102-102.

[4]李愛英.信息時代下檔案管控辦公面對的困難及對策[J].城建檔案，2017，（06）：67-68.

[5]韓曉維.信息時代檔案管控辦公出現的困難及對策[J].綠色環保建材，2017，（01）：253-253.

（作者單位：濟寧市嘉祥縣人力資源和社會保障局）