事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑探析

張德華 陳維芳

摘 要：在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作屬于重要組成部分，給予檔案管理工作高度重視，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，有效應(yīng)用事業(yè)單位各類(lèi)檔案資源，提高事業(yè)單位決策的科學(xué)性。在當(dāng)前的大環(huán)境下，檔案并非簡(jiǎn)單的記錄與整理工作，記載著事業(yè)單位的各項(xiàng)大小事宜，對(duì)于優(yōu)化單位內(nèi)部管理具有重要意義。本文首先分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提出檔案管理工作的優(yōu)化策略，提高事業(yè)單位工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;優(yōu)化路徑

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善管理制度

在部分事業(yè)單位當(dāng)中，缺乏完善的檔案管理制度體系，使得檔案管理規(guī)范的覆蓋面有限，甚至在部分單位當(dāng)中，尚未建立檔案管理制度，相關(guān)工作人員在開(kāi)展檔案工作的過(guò)程中，缺乏執(zhí)行依據(jù)與參照標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)展日常工作時(shí)雜亂無(wú)章，若尚未確定檔案收存范圍、保管利用要求、立卷歸檔程序等，會(huì)直接影響這項(xiàng)工作的開(kāi)展效率。另外，建立完善的檔案管理制度后，單位在執(zhí)行的過(guò)程中受各項(xiàng)因素的影響，檔案管理制度缺乏權(quán)威性，所發(fā)揮的效果有限，出現(xiàn)不盡職等情況。

（二）檔案管理意識(shí)淡薄

相比較而言，檔案管理這項(xiàng)工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，對(duì)于事業(yè)單位重點(diǎn)業(yè)務(wù)相比較，極易被忽略。另外，部分事業(yè)單位并沒(méi)有給予檔案管理這項(xiàng)工作高度重視，工作人員檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，缺乏監(jiān)督管理力度，在開(kāi)展檔案管理這項(xiàng)工作時(shí)，并沒(méi)有給予人力、物力、財(cái)力等方面保障。在少數(shù)事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理尚未納入到難度目標(biāo)考核當(dāng)中，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，并沒(méi)有采取時(shí)效性解決措施進(jìn)行解決，直接影響檔案工作的開(kāi)展。

（三）檔案人員能力有限

檔案管理工作具有較強(qiáng)的政策性，技術(shù)性與專(zhuān)業(yè)性也很高。因此，相關(guān)工作人員在開(kāi)展工作時(shí)應(yīng)具備較高的思想道德修養(yǎng)，同時(shí)具備良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。部分事業(yè)單位尚未對(duì)檔案管理工作者的職責(zé)進(jìn)行明確劃分，甚至存在檔案人員一崗兼多職的情況，開(kāi)展檔案管理工作時(shí)缺乏足夠的時(shí)間與精力，直接影響檔案管理工作的開(kāi)展效率。另外，因事業(yè)單位的檔案管理人員的業(yè)務(wù)頻繁變動(dòng)，開(kāi)展這項(xiàng)工作只是為了應(yīng)付檢查，檔案難以及時(shí)立卷與歸檔等情況也時(shí)常發(fā)生。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)

事業(yè)單位還應(yīng)加快推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，合理利用網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)資源，將傳統(tǒng)的檔案資源向著電子化檔案資源轉(zhuǎn)變，促進(jìn)檔案管理工作的信息化發(fā)展。事業(yè)單位還應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際發(fā)展情況借助科學(xué)先進(jìn)的管理軟件，對(duì)電子文件進(jìn)行合理規(guī)劃，使檔案管理資源的瀏覽、提取、儲(chǔ)存等各環(huán)節(jié)向著一體化方向發(fā)展。另外，利用計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)介質(zhì)與設(shè)備，是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵性?xún)?nèi)容，將事業(yè)單位的檔案資源向整個(gè)社會(huì)共享，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)遠(yuǎn)程控制檔案資源，真正實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展。

（二）給予檔案管理重視

只有給予檔案管理這項(xiàng)工作高度重視，才能夠提高事業(yè)單位檔案管理水平。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確檔案管理這項(xiàng)工作的重要性，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定科學(xué)的決策，建立完善的人才選拔機(jī)制，有序開(kāi)展各項(xiàng)工作，保證檔案管理工作高效開(kāi)展。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者明確開(kāi)展檔案管理這項(xiàng)工作的意義，有針對(duì)性的采取措施調(diào)動(dòng)工作人員的主動(dòng)性與積極性，為開(kāi)展這項(xiàng)工作創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境。另外，根據(jù)本單位的實(shí)際特點(diǎn)，構(gòu)建全面且科學(xué)的檔案管理人員考核機(jī)制，使其明確自身工作任務(wù)以及檔案管理的作用，將國(guó)家檔案管理各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)體系作為基礎(chǔ)，積極落實(shí)于實(shí)踐當(dāng)中，保證這項(xiàng)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）完善檔案管理制度

為完善事業(yè)單位的檔案管理制度，首先，嚴(yán)格根據(jù)檔案管理制度的相關(guān)要求執(zhí)行，將其制約作用充分發(fā)揮出來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)與員工亦是如此，單位領(lǐng)導(dǎo)的行為與事業(yè)單位檔案管理制度的順利實(shí)施有著必然關(guān)聯(lián)，檔案管理制度的主要實(shí)施者就是員工。其次，事業(yè)單位在制定檔案管理制度的過(guò)程中，秉承著科學(xué)性與嚴(yán)肅性原則，同時(shí)提高其操作性，為后期使用提供便利，將檔案管理制度的規(guī)范性與指導(dǎo)性充現(xiàn)出來(lái)。最后，事業(yè)單位在構(gòu)建規(guī)章制度時(shí)，著重彰顯本單位的特點(diǎn)，符合開(kāi)展檔案管理工作的實(shí)際需求，保證各項(xiàng)工作的合理性。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，其中涉及眾多專(zhuān)業(yè)性?xún)?nèi)容，在實(shí)際的工作當(dāng)中，受各種因素的影響制約事業(yè)單位的發(fā)展。因此，相關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位發(fā)展的實(shí)際情況，給予檔案管理工作高度重視，積極完善檔案管理制度，合理使用與保管事業(yè)單位檔案資料，提高檔案管理的科學(xué)性，保證高檔案管理效率。

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