教室資源管理系統的設計與應用

郝 梅，劉 婧，黃 鋒，王天兵

(北京大學人民醫院，北京 100044)

目前,我國高等教育己進入大眾化發展階段,各高校的招生數量急劇增加,給高等教育帶來了深刻的變革。面對跨越式的發展速度和招生數量的大幅增加，不少高校教室資源短缺的問題逐漸凸現出來[1-2]。而教學醫院同時承擔醫療、教學、科研與管理功能，其教室資源往往要為上述功能同時服務，使用管理更為復雜，教室資源的短缺更為突出，如何科學、高效、合理地分配管理使用教室資源，保證學生正常的學習環境，是當前需要解決的迫切問題。

傳統的教室管理多采用手工記錄的方式。預定教室時，需本院人員前往教室管理部門在教室使用登記本上做紙質登記。傳統方法預定和使用教室存在如下幾個方面的問題[3]：(1)進行教室預定的時間和地點受限；(2)若登記本不慎丟失，則無法查詢已有的預定情況；(3)登記信息往往存在缺項漏項的問題，不利于信息的匯總，以及教室的協調；(4)一旦教室使用變更，無法及時通知相關人員；(5)無法實時、動態掌握教室的使用和變更情況；(6)缺乏有效的數據支撐，無法對資源的高效利用提出合理性建議。為改善目前教室管理處于手工狀態的落后局面，提高教室資源的管理水平和管理效率，實現教室的信息化管理。北京大學人民醫院自2015年起開始探索基于醫院資源管理系統(Hospital Resource Planning, HRP)的教室資源管理系統，本文就該系統的設計、實施與應用情況做一總結。

一、系統設計與功能模塊

1.系統設計目標。鑒于傳統方法的種種弊端，系統的設計目標為為大家提供更便捷、更安全的教室資源查詢和預定服務，同時也便于管理部門進行管理。

2.功能模塊。該系統采用B/S架構，.net技術開發，主要由教室信息、教室申請、我申請的教室、教室調劑、教室長期占用五大模塊構成。以下為五大子模塊的具體功能：(1)教室的信息。主要是對教室基本信息的管理，包括教室名稱、教室地點、容納人數、教室狀態、教室描述、開放時間等。通過該配置頁面，教學部門的教室管理員可維護教室的基本信息，根據需要隨時調整可申請的教室。(2)教室的申請。該圖形化界面為用戶申請界面(見圖1)，不同顏色代表教室的不同狀態：粉色為申請中，綠色代表已批準，橙色代表進行中，無色為已取消[4]。教室使用方法與注意事項在圖形化界面下方逐條列出，便于使用者參考。用戶點擊日歷按鈕—日期選擇教室的使用日期，當天的教室占用情況一目了然。用戶申請時，在教室右側黃色區域上按下鼠標，拖拽至結束時間，松開鼠標，然后在彈出窗口中輸入教室用途，點擊“發起教室申請”。教室申請表單自動帶出申請用途、申請地點、申請部門、申請時間、申請人、申請人手機號、申請人工號、使用開始時間、結束時間等信息，申請人僅需點選參加人員、填寫辦公電話、參加人數，勾選短信通知按鈕即可。根據教學部門對教室的管理要求，同時兼顧效率問題，設置差別化的審批流，教室預定≤11小時，系統默認審批通過；教室預定>11小時的，由教育處的教室管理員在系統進行審批方可生效。教室申請審批流程如下所示(見圖2)。(3)申請的教室。該菜單為列表清單形式，教室申請人可以在該菜單上，對已經申請的教室相關信息進行快速操作，包括查看、撤回、取消等。(4)教室的調劑。該功能主要由教室管理員使用。一方面，可以天、周、月為維度，查看教室使用情況，強化日常管理；另一方面，對于一些特殊情況或緊急情況，線下溝通達成一致后，可以通過調整功能，實現教室的調劑，這種情況下系統將自動發短信至相關人員，降低了溝通成本，提高了溝通效率。(5)教室的長期占用。對臨床醫學院而言，為了保證教學秩序穩定進行，教室需首先滿足教學功能。因此需要有教室長期占用的權限，以利于教學部門優先使用教室資源。而普通用戶僅可占用三個月內的教室資源。

二、應用效果

授權用戶只需有一臺聯網電腦，便可登錄系統實時、動態查看教室的預定情況，并可根據需要預定教室，突破了時空的限制，有效地利用了大家的碎片化時間。管理部門借助有效的信息化手段，解決教室資源的管理問題，規范教室申請的工作流程，減輕教室管理人員的工作負擔，大大提升了管理效率和管理水平。

圖1 教室申請界面

圖2 教室申請審批流程

系統以靈活便捷的操作，簡單友好的界面獲得用戶的好評。自系統2015年12月8日上線至2018年8月10日，共有5287條有效預定記錄，涉及71個申請部門，四個教室，教室使用用途具體如下(見附表)。其中，教室長期占用量為511，長期占有率為9.67%。

附表 教室使用情況統計

三、討 論

1.思路創新。綜合國內外文獻[5-10]，鮮見國外關于教室資源管理系統的報道，國內教室資源的管理主要集中在實時查詢、在線預約、預約審核、統計分析等幾個方面，最先進的教室管理功能可通過傳感器實現教室燈光亮度的自動調節。

2.成效凸顯。教室資源管理系統的設計與應用,為教學部門提供了便捷高效的教室資源管理平臺。該系統在我院已正常使用近三年,共有5287條有效預定記錄，運行穩定、界面友好、操作方便,受到用戶的一致好評,實現了預期的設計目標。

3.管理改善。傳統情況下，紙質登記本的記錄方式，統計分析需要二次錄入，準確性低，實時性差。而現在，可以準確掌握教室資源的基本情況和利用現狀，為醫院教室建設規劃提供基本數據支持。根據教室利用率信息，改進管理方法，建章立制，對教室資源進行充分利用。

4.改進展望。該系統仍存在較大的改進空間，如目前，教育處在日常排課的同時在系統中預定教室，剩下的再開放給大家預定使用。今后在教室數量增多的情況下，可探索根據課程教學對教室資源的要求和可安排課程的時間單元、課程權重的關系，制定科學合理的計算機算法，自動分配教室資源，提高教室資源的利用率。[5]