探討辦公自動化環境下如何進行醫院檔案管理工作

孫廣欣

摘 要：現階段醫院醫療水平的不斷上升使其各項工作都開始向著辦公自動化的方向發展，尤其是在檔案管理工作之中，自動化的發展有效地幫助了其管理質量的提升。基于此，本文就將重點分析自動化辦公下該項管理工作面臨的問題，并給出對應的解決措施，以供參考。

關鍵詞：醫院檔案管理;辦公自動化;管理策略

引言：

在醫院之中其檔案管理除了包含人事檔案管理之外，還包含醫療事件、就診記錄等內容，不管是哪種檔案，都是醫院未來發展的重要憑證和依據。現階段一些大型的綜合性醫院每一天都有成千上萬的工作量，如果依舊使用傳統的管理方式就勢必會影響到醫院的工作進度，所以運用信息技術達到檔案管理自動化就是醫院未來發展的必由之路。所以重點對其具體管理工作的開展進行分析是具有極大現實意義的。

一、管理問題

（一）檔案有泄密的可能性

在信息技術不斷應用和普及之下使得醫院的檔案管理工作現代化程度有所上升，但是這卻也面臨著非常嚴重的檔案資源泄露問題。在所有的檔案信息之中包含有患者就醫的一些隱私，還包含一些醫學研究的成果，所以只要受到不法分子的入侵之后就會出現信息泄露的情況，由此給醫院的信譽等帶來很大的損害，同時這也不利于醫院進行專利保護[1]。在醫院檔案管理的時候，因為自身缺乏檔案信息加密的基本意識，導致其信息就存在著被偷盜的風險，這就將網絡存儲檔案的不穩定性提升到了最大。電子文件通常體積比較小，存儲量非常大，保存的時間也都非常長，甚至能夠實現永久性的保存，但是如果沒有穩固系統的存儲方式就會被不法分子盜取，給其管理工作帶來非常大的安全隱患。因為醫院本身檔案涉及面非常廣泛，包含了醫院工作的各個方面，如果出現信息泄露就會直接引起相關的連鎖反應，最終出現不良后果，比如醫療糾紛等等。

（二）規范體系缺乏完善性

該項管理工作的自動化有效減少了相關人員的工作量，但是由于缺乏相應的規范體系，所以這就使得該項管理工作目前還沒有一種相對比較統一的標準，最終的管理質量也都參差不齊。絕大多數醫務工作者在打印患者的病歷時也常常出現重復打印或者是因為自身操作不正確導致紙質病歷的質量不佳等等，出現了嚴重的資源浪費現象，這些質量不過關的病歷在被隨意丟棄之后又有可能會導致出現患者個人隱私的泄露。除此以外，其管理者在運用現代化設備去備份檔案信息的時候，也都缺乏基本的保密意識，并未對其病歷底稿實施有效的銷毀，從而使得患者隱私被泄露的風險加大[2]。換句話來說，在實現其管理工作的自動化以后，沒有及時對其管理制度進行更新，就導致在實際工作的過程中缺乏相應的規范制度，也沒有統一的考核標準，繼而無法促進該項工作質量的提升。

（三）管理人員工作能力弱

在醫院大范圍實施電子化辦公的過程中，其檔案存在的方式也都從原先的紙質版存儲轉變成了電子存儲，其相關的存儲標準也都產生了非常大的變化，這與原先的管理方式就產生了非常大的差距。絕大多數的管理者其管理水平都還停留在原先的基礎上，缺乏相應的電子管理知識，信息技術水平也比較低，同時沒有廣泛知曉數據傳輸的其他知識，所以根本無法有效勝任目前的這項管理工作。

二、管理對策

（一）強化網絡監管，降低安全隱患

在辦公自動化的背景之喜愛，確保電子檔案信息的安全，排除各種安全隱患，提升檔案信息的真實性與客觀性是非常重要的。所以，這就要求院方必須要加強自身網絡安全體系的建設，構建一個安全完整的網絡系統。詳細來講，醫院可以運用防火墻、加密系統以及權限設置等方式降低安全問題的發生率，給檔案存儲提供一個良好的環境[3]。比如，在其管理工作之中，為了避免有人惡意修改而使檔案信息被破壞或者被盜用等情況，管理者就可以給其文檔實施加密處理，或者是直接設置權限，把不符合查閱的人群排除在外，由此降低安全隱患的發生。另外，院方還必須要加強網絡監督。一般網絡監督的形式非常多，醫院應該要選擇適合自己的方式去進行網絡監管，比如對其系統網絡去設置，如果不法分子要想訪問的網頁的時候可以直接將其攔截下來。

（二）強化制度統一，實現規范管理

為了將這一項管理工作的效率提升上去，其整體管理工作就必須要達到規范和標準。詳細來講需要達到這幾點：其一，電子檔案與文書的管理工作其標準必須要統一。這兩項管理工作是分屬不同的部門的，其中前者是檔案部門，主要負責進行檔案的接收、整理以及管理等后期性的工作;而后者的文書部門則是主要負責文檔的前期工作。這兩者在管理上其體制必須要規范，標準要統一，這樣一來才可以實現兩者的有效配合與協調，以此為醫院的管理工作進行服務。其二，編制出統一規范的業務流程標準。在目前的自動化背景之下，其管理工作的開展一定要有規范嚴格的管理標準和流程，從而指引工作者進一步規范，以此提升檔案管理效率[4]。其三，將具體的技術操作標準進行統一。電子檔案與紙質檔案的管理工作存在一定差異，所以這就需要有統一的技術操作標準。比如在進行流程設計的過程中，就需要運用性能比較好，兼容性比較強的系統，并將相應的技術標準予以規范，包含有數據安全、數據接口以及數據轉化等標準。

（三）強化人員培訓，提升管理水平

最近幾年我們國家整個醫療衛生行業發展迅速，在這一過程中，各種新內容和新技術都被運用到了其醫療檔案的管理工作之中，所以在這樣的基礎上就給管理者的工作能力提出了更高的要求與挑戰。所以根據當下管理者素質比較低下的情況，院方必須要進一步強化對工作人員的培訓，漸漸提升其綜合能力。一般需要院方做到這幾點：其一，將人才招聘關把握好。招聘是進行人才管理的第一步，招聘者必須要嚴格地以其招聘流程為準，選拔出來經驗豐富、理論基礎扎實以及信息化水平非常高的優秀人才去加入檔案管理工作之中。在招聘的過程中一定要嚴厲禁止出現裙帶關系，必須要以合格的人才為標準。其二，必須要強化對老人與新人培訓與教育。在新人入職之前需要進行入職培訓，使其能夠快速上手，以此更加輕松地投身到工作里面。在進行人員培訓的過程中必須要將對現代檔案管理內容的教育，比如包含有信息化的管理方式、在電子檔案管理過程中必須要嚴格注意的各種事項等等，從而有效地提升所有管理者的綜合能力，實現檔案管理的現代化。

三、結束語

通過上述分析能夠發現，在辦公自動化的背景之下實施醫院檔案管理工作是非常復雜且緩慢的系統性工程，因此決不能一蹴而就。對于院方一定要加強對其管理信息化的重視度，并給其加大成本投入，以此完善相關的硬件設施;另外還必須要構建一套相對比較完善統一的管理標準，給其工作提供更好的外在條件。同時，相關人員也都必須要加強自身素養的提升，運用扎實的理論技術與工作能力進行醫院檔案管理，以此提升檔案管理的質量和效率。

[參考文獻]

[1] 陳潔. 基于辦公自動化環境下醫院的檔案管理[J]. 中國衛生產業， 2017， 14（25）：57-58.

[2] 吳冬冬， 宋洪偉. 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性研究[J]. 中國衛生產業， 2017， 14（7）：95-96.

[3] 侯靜. 醫院辦公室檔案管理工作效率改善策略分析[J]. 辦公室業務， 2017（8）：145-145.

[4] 代安. 醫院檔案管理在辦公自動化環境下的探討[J]. 辦公室業務， 2017（2）：119-119.

（作者單位：煙臺市煙臺山醫院，山東 煙臺? 264008）