高校大型活動策劃與組織路徑

文/北京舞蹈學院黨院辦公室 呂明輝

高校是集中開展學習教育活動的重要場所，在日常工作中為配合好教育教學工作的扎實有序開展，圍繞教育教學工作所開展的各類大型活動也成為高校必不可少的工作內容。借助策劃和組織各類大型活動，激發全校教職員工的干事創業熱情，形成合力，發揮社會主義大學的優越性，為學校各項事業的發展提供保障。

一、高校大型活動概述

高校大型活動主要是指那些以學校的名義或學校內部各單位的名義在校內外舉辦或參與的，以師生為主要參與者且參加人數較多的活動。依據大型活動的主題和內容，可將其分為：服務于國家和首都的重大政治活動類，如服務于國家和首都的重要國事活動等；工作調研檢查類，如上級單位對學校工作進行實地調研或入校檢查等活動；教育教學工作會議類，如學校組織開展的黨員代表大會、教職工代表大會、學生代表大會等；學術交流研討類，如學校舉辦或承辦的學術研討交流活動；校內文體活動類，如學校組織開展的迎新晚會、校園歌手大賽、各類文體賽事等；其他類別的大型活動。依據活動的開展時間可分為：長期活動（一個月以上）、中期活動（約為2-3周）、短期活動（約一周）。依據活動開展的地點可分為：校內大型活動、校外大型活動。活動因分類標準不同而有所差異。高校所開展的各類大型活動，因參與的師生人數多，涉及的工作內容廣，成為高校日常工作中的重要方面，而在高校開展的活動的場所，也是學校需著重加強意識形態陣地管理的重要內容，開展好各類大型活動事關學校各項事業的有序發展，事關學校安全穩定，事關學校師生的根本利益，因此，高校策劃與組織各類大型活動要遵循工作原則，不斷優化工作機制，確保大型活動的有序開展。

（一）健全組織領導機制。有效的組織領導是確保高校大型活動有序開展的重要前提，是推動大型活動及時與恰當開展的重要決策力量。高校大型活動的策劃與組織要健全組織領導機制，要建立工作領導小組或專項工作指揮部，必要時可由校領導作為工作領導小組的組長，以確保活動的高效開展。根據領導小組的工作部署，集中好人力、物力、財力，全力以赴完成大型活動的組織實施。

（二）發揮協調聯動機制。高校策劃與組織的各類大型活動要始終做好服務于學校的中心工作，要把握好正確的活動主題和價值導向，更要在領導小組的部署安排下發揮出協作部門的重要作用。任何活動的有效策劃和組織都不是單一部門能獨立完成的，這需要多個部門的協作，需要不同崗位的聯動，更需要參與活動的人員在充分發揮協調聯動機制的同時，始終做好人身安全和活動秩序安全工作，確保活動的開展和實施，更要確保參與活動的師生的人身安全。

（三）優化服務保障機制。在策劃與組織各類大型活動中，服務保障往往是最先要著手進行的工作，包括活動所需物品的準備、場地的布置、服務崗位的確定等等，活動中的服務保障工作是對領導小組工作部署和安排的落實，也是在活動結束后的收尾和恢復。此外，服務保障工作更為重要的是伴隨活動進行所開展的，如對活動中意外情況的緊急協調解決，對活動準備工作欠缺的補充等等，因此，要著力做好服務保障機制的優化，做好環節間的銜接，做好信息的溝通等。

高校大型活動的策劃與組織因院校的不同而有著不同的開展特點，在做好大型活動策劃與組織工作機制的優化工作的同時，更要依據不同主題和內容選取恰當的、適宜的組織路徑，以真正做好大型活動的組織和實施。

二、高校大型活動策劃與組織的路徑選擇

高校辦公室（黨委辦公室、行政辦公室）作為日常開展教育教學及教育管理工作的中樞機構，通常是各類大型活動的組織與協調部門，并承擔各類活動的前期籌劃、過程服務和后續的管理等工作，因此，為確保各類活動的有序開展，恰當組織路徑的確定是重要前提。以時間為維度，高校大型活動的策劃與組織根據時間順序可分為：活動前期的策劃、活動實施的保障和活動后期的管理等方面。

（一）活動前期的策劃。高校以立德樹人為根本任務，其所組織開展的各類大型活動，也應服務于這一中心任務，積極引導活動的開展與育人相結合。在策劃期間，要充分利用好活動決策日與開展日的時間差，認真謀劃，提前申請、報備，待審批后實施。具體內容有：1.確定活動主題。活動的開展是在主題的指導下進行的，主題的確定可以是專門的、綜合的，可以依據活動的內容，可以根據上級單位的指示，也可以根據工作計劃安排和法定程序。主題的確定要清晰明了，要突出核心內容，要符合規定，要契合學校發展需要。2.策劃活動方案。活動方案是活動開展的重要指南，其主要內容是：時間、地點、主辦單位、活動簡介、參加人員、擬請領導、擬請媒體、活動議程、經費預算、組織結構等。如要根據客觀情況確定活動的舉辦時間和規模，要根據學校的特色和宣傳需要設計活動的內容和亮點。方案的策劃要新穎、精準、全面，以時間倒推的方式依次設定步驟和關鍵點。3.方案的實施。主要是對活動場地的選取與布置，根據活動的規模和主題對活動現場進行相應的布置，特別是對桌簽、議程、文具、茶水、電子設備等提前擺放、檢查，確保無誤。并要根據實際情況的需要，對方案的策劃進行調整。4.文稿的準備。提前對活動中需要的報告、文件、議程等文件資料進行審閱、修訂、打印、擺放，對活動中領導的講話材料要提前進行草擬，并在爭取領導意見的基礎上，及時修訂，做好全部文件資料的備份。5.通知參加活動的人員。以確定參加活動的人員名單為依據，將活動的主題、時間、地點及簡要內容擬好通知，在活動開始前幾天進行通知，匯總回執（是否參加，隨行人數，是否住宿，是否開車，有無飲食要求等），在活動開始前一天再次通知確認，統計實際參加人員數，以此對活動場地進行相應的調整。6.活動前的預演和預案。在活動開展前要進行多次預演，按照活動當天的要求進行，在過程中查擺問題，及時進行調整、更改。充分考慮活動開展中的各項可能出現的問題和周圍的環境，制定切實可行的預案準備，并且確保預案所涉及的人員要充分了解，確保活動的有序開展。

（二）活動實施的保障。活動的實施是對活動前期策劃與組織的真正檢驗。各崗位要緊繃保障弦不放松，堅守崗位、熟悉流程、清楚預案、聯絡暢通。1.做好活動現場的服務工作。組織團隊要保持高度認真的心態及時做好活動過程中的服務。現場工作人員要多觀察、多留意，一旦發現問題，要做好會場突發問題的處理，要做好會場用品的備份，以便于及時替換或增補。要安排專人做好活動的文字記錄、錄音記錄和現場的攝影攝像等。2.做好活動外圍的保障工作。活動外圍的保障工作較靈活，要在做好活動現場所需各類服務保障工作的同時，更要注意不同環節間的銜接，活動現場內外要充分做好信息的及時溝通，各工作環節間要做到銜接順暢、流程精準。3.做好各分散崗位的服務保障工作。圍繞著活動的開展，往往會涉及校內多個不同的地點，需要設置多個不同的崗位，各崗位的工作人員要根據活動的任務分工，及時、高效地做好所負責區域的崗位服務保障工作，要做好各崗位的溝通，以確保活動有序開展。4.做好宣傳、保衛、后勤等全面的服務保障工作。在活動開展中，需要多個部門間的溝通與協調，需要更大范圍的服務保障，特別是對活動期間宣傳、校園環境的整潔與安全管理等。

（三）活動后期的管理。古語云：“善始者實繁，克終者蓋寡。”高校所舉辦的各類大型活動從開始到結束都會經歷多個不同的活動程序，活動結束后的總結工作也是非常必要和必需的。1.做好活動策劃與組織的總結。大型活動的組織是在前期的策劃指導和過程實施的保障下進行的，期間難免會發生一些與方案不一致的地方，因此要做好活動后期的總結，必要時可召開專題總結會，梳理不足、總結經驗，為今后再次策劃與組織大型活動提供借鑒參考。2.各崗位工作人員的總結和建議。依據活動分工和任務分解，不同崗位的人員最為熟悉所負責的工作內容和其中的關鍵點，對活動中突出的情況最為直接地了解，做好活動后續的總結和建議是最為直接的經驗提升方式。3.活動新聞稿件和會議記錄的整理。做好會議記錄的整理工作，可以為新聞報道提供充足的素材。大型活動新聞稿件及圖片資料的整理和對外發布，是對全校乃至全社會進行的宣傳和介紹，因此要重視新聞報道的時效性，力求快速、全面、細致地展示本次活動的內容。4.做好活動場所的恢復與清理。活動場所在活動結束后，務必在最短的時間內恢復到最初的狀態，如桌椅的擺放、會場橫幅的張貼等，以便于其他活動或會議召開的使用。會場辦公文具、桌簽、會議資料等要及時做好整理回收，無須留存的要及時銷毀，一應物品應按照活動開展前的狀態整理好。5.活動全部文檔資料的存檔。大型活動后的工作總結和文檔資料的整理歸檔都是必不可少的重要內容，活動全部資料是以紙質文件的形式再現活動的全貌，其留存和整理是日后進行查閱的根據，是活動的重要內容。

三、總結

高校的大型活動是一項系統性的工作，在策劃與組織中，詳細周到的活動方案、活動流程的預演、各環節的銜接及預案的準備等都是必不可少的重要方面。活動的策劃要嚴謹認真，活動的實施要細致入微，從策劃到保障到總結，必須涵蓋活動中的全部細節內容，必須要健全組織領導機制，統一部署、分步實施，必須要發揮協調聯動機制，環節順暢、節奏有序，必須要優化服務保障機制，信息暢通、恰當銜接，以此確保大型活動開展前期的策劃、實施的保障及后期的關聯等工作，而這也正是高校大型活動策劃與組織所選取的實施路徑。