高校檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

文/山東工商學(xué)院 張玉龍

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

高校檔案管理信息化建設(shè)有許多重要的意義，首先，信息化建設(shè)有助于促進(jìn)高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，目前我國大多高校的檔案管理工作仍然存在著許多問題。高校對(duì)于檔案管理工作沒有教育事業(yè)的重視程度大，導(dǎo)致現(xiàn)階段的檔案管理工作仍然不能滿足信息化建設(shè)的需要，但是檔案管理工作其實(shí)是一個(gè)關(guān)系到高校可持續(xù)性發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，優(yōu)化高校檔案管理工作對(duì)于高校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展有著促進(jìn)作用，并且還可以提高高校檔案管理的效率。應(yīng)用信息化技術(shù)一方面可以為高校檔案管理工作提供很多便利之處，同時(shí)避免了人力和財(cái)力的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。在信息化大背景下，有效利用信息化建設(shè)技術(shù)在促進(jìn)高校檔案管理的統(tǒng)一整理的同時(shí)也更好地促進(jìn)社會(huì)信息化潮流，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)代潮流相接軌。最后，應(yīng)用信息化建設(shè)注重對(duì)電子資料的收集管理，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版向電子版資料過度，實(shí)現(xiàn)了高校檔案管理的高效性，同時(shí)也減少了檔案的用地面積，不斷促進(jìn)信息化管理水平。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠佳。高校雖然強(qiáng)調(diào)對(duì)教職員工的素質(zhì)培養(yǎng)，但是對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)少之又少，再加上大多管理人員都不是對(duì)口大學(xué)畢業(yè)，導(dǎo)致其業(yè)務(wù)專業(yè)素質(zhì)本身就低。再者，許多高校的檔案管理人員屬于兼職，使得檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，就算學(xué)校組織培訓(xùn)，也是無濟(jì)于事。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力弱主要表現(xiàn)在其檔案管理知識(shí)水平較低，沒有經(jīng)過專門的人才培養(yǎng)，一部分原因是大學(xué)并非檔案管理專業(yè)，另一方面是由于高校的重視程度不夠，沒有給予管理人員進(jìn)修機(jī)會(huì)，導(dǎo)致在日后的工作中管理人員出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤，對(duì)有效的資料不能及時(shí)識(shí)別的現(xiàn)象，致使高校的檔案管理工作出現(xiàn)問題，不能滿足高校的發(fā)展需要。

（二）對(duì)于高校檔案信息化管理的重視程度不夠。現(xiàn)如今大多高校用地緊張，所以許多高校為了保證自身利益，縮減了檔案資料的用房面積，使得高校的數(shù)據(jù)資料不夠完善。另一方面，雖然有些高校已經(jīng)投入了電子檔案的使用，但對(duì)于軟件創(chuàng)新管理方面仍存在很大的漏洞，至今部分學(xué)校仍然停留在手工整理檢索資料的時(shí)候，這樣一方面使管理人員的專業(yè)能力不能有效地發(fā)揮，而且由于人工的限制，也會(huì)存在資料庫不夠完善內(nèi)容局限的問題。再者，隨著當(dāng)代經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術(shù)逐步融入人們的生活，大數(shù)據(jù)的處理全面并且便于成批管理，對(duì)二次檢索查閱縮短了很多時(shí)間。

（三）高校檔案信息化管理制度不夠完善。科學(xué)合理的檔案管理體制是學(xué)校順利開展工作的有效前提，現(xiàn)如今大多高校對(duì)于教學(xué)、學(xué)生管理方面的管理較強(qiáng)，而對(duì)于檔案的管理制度體系并沒有太多的重視，導(dǎo)致現(xiàn)在仍然存在著許多問題。首先，檔案管理結(jié)構(gòu)混亂，只是將檔案表面上整理然后入駐資料庫，而沒有根據(jù)其本質(zhì)將其分批次整理，這樣就會(huì)導(dǎo)致檔案二次調(diào)動(dòng)時(shí)即耗力又耗時(shí)，而且各部門管理人員不夠?qū)I(yè)化，職能多樣性。其次，高校的檔案考核制度過于形式化，大多高校對(duì)于整理后的考核沒有太多要求，管理人員敷衍了事，使檔案管理缺少了標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，加上后期形式上的考核制度，使得檔案管理失去了其自身的意義。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)途徑研究

（一）增強(qiáng)高校檔案信息化管理的重視程度。現(xiàn)在大多高校只重視學(xué)生教學(xué)、專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)方面，而對(duì)于高校的檔案管理并沒有太大的重視，這樣就會(huì)給檔案的二次查閱帶來很多不便的地方，并且如果將檔案按其特殊類型分別整理更會(huì)為學(xué)校管理提供很多便利的地方，所以，高校必須要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的重視程度，不僅僅對(duì)于學(xué)校的自身發(fā)展方面，更有利于整個(gè)教育行業(yè)的綜合發(fā)展。首先，要完善高校檔案管理的體系制度，并且加強(qiáng)對(duì)于管理人員的人才培養(yǎng)，陟罰臧否，明確獎(jiǎng)賞與懲罰制度，由于其利益不像其他行業(yè)那樣收益快，學(xué)校就相對(duì)不會(huì)太重視，但是，完整的檔案管理制度體系可以使高校教育方面事半功倍，而完整的檔案管理制度體系又依賴于高校的重視程度。明確信息化建設(shè)的目的，對(duì)高校檔案管理實(shí)行各部門提供資料登記，而管理部門的工作就是將大數(shù)據(jù)進(jìn)行分類管理，便于教師和學(xué)生的二次查閱，為學(xué)校的教育事業(yè)起到一個(gè)推動(dòng)作用。

（二）加大高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。管理人員的專業(yè)素質(zhì)決定了其業(yè)務(wù)能力，間接的影響著高校的發(fā)展前景。高校檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)是決定檔案管理工作高效性完善性的一個(gè)關(guān)鍵性因素，對(duì)原有的管理人員進(jìn)行培養(yǎng)和引進(jìn)新的人才相結(jié)合，才能使檔案管理工作有效銜接，另外，具有一定的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)十分重要，原有的管理人員可以將自己的經(jīng)驗(yàn)傳授給新的人才，而引進(jìn)的人員最好具有專業(yè)的信息化技術(shù)能力。提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)有很多途徑：一方面，各高等院校作為人才培養(yǎng)的主力軍需要加強(qiáng)對(duì)于人才培養(yǎng)的素質(zhì)質(zhì)量的教育，而不是將生源的多少作為首要目的。另一方面，高校要經(jīng)常開展對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)與進(jìn)修，設(shè)置完善的薪酬管理制度與績效考核制度，這樣才能增加人才的晉升主動(dòng)性與能動(dòng)性，也要考慮到團(tuán)隊(duì)的合作與分工明確這兩個(gè)因素，提高管理人員的協(xié)作能力，從而從根本上提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化，對(duì)于醫(yī)院檔案的二次查閱檢索提供了一個(gè)便利的途徑，并且同時(shí)也保證了高校檔案的安全性，有利于檔案的管理制度完善。

（三）完善高校檔案信息化管理制度。科學(xué)合理的檔案檔案管理體系可以有效地提高檔案管理的效率，所以，在實(shí)際的管理中更應(yīng)該完善檔案管理制度體系。首先，應(yīng)該先分析當(dāng)代社會(huì)背景對(duì)于醫(yī)院的基本需求以及檔案管理的情況，結(jié)合實(shí)際要求，制定出符合實(shí)際具有實(shí)踐意義的檔案管理體系制度，提高管理人員的綜合業(yè)務(wù)能力，緊跟時(shí)代步伐不斷優(yōu)化管理創(chuàng)新模式。其次，要制定一套完善的后期考核制度，最重要的是醫(yī)院的監(jiān)管力度必須做到高效以及切合實(shí)際，醫(yī)院不能只重視考核制度的形式化，而將其作為檔案管理準(zhǔn)確性的保障，實(shí)行各部門明確分工管理體制，完善檔案管理制度體系，在實(shí)現(xiàn)利益最大化基礎(chǔ)上并且使其更加規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，綜合提高檔案管理制度的高效性。

四、結(jié)語

高校檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)漫長的過程，需要各大高校在實(shí)踐的過程中不斷改進(jìn)。目前高校檔案管理工作仍然存在著許多問題，例如，高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠佳；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于高校檔案信息化管理的重視程度不夠；高校檔案信息化管理制度不夠完善。因此，本文提出了許多完善高校檔案管理信息化的建設(shè)途徑，例如，增強(qiáng)對(duì)于高校檔案信息化管理的重視程度使高校的教育事業(yè)事半功倍；加大高校檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)人力和財(cái)力的資源合理配置；完善高校檔案信息化管理制度實(shí)現(xiàn)利益的最大化的同時(shí)又使檔案管理更加規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化。