高校檔案管理網絡化建設分析

文/青海大學 郭倩

隨著信息技術的發展，“互聯網+”趨勢已經成為社會各行業創新發展模式的重要嘗試。高校的檔案資料管理也同樣如此。當前只有充分利用檔案信息資料，挖掘其中所蘊含的信息數據情況，才能夠為高校實現可持續發展提供數據的支持，才能夠更好地構建其現代化的高校服務機制。因此實現高校檔案管理的網絡化建設具有必要性和可行性。

一、高校檔案管理網絡化建設的現狀

（一）高校檔案管理網絡化建設存在的問題。1.高校檔案管理網絡化建設缺少協調機制。不同地區的不同等級高校的內部管理制度不同，這促使高校檔案管理工作中形成不同的機制，如有的高校學生檔案管理分屬招生部，而高校一些行政管理檔案則分屬于學校的校長辦公室管理。這些分散化的管理體制，使得高校檔案管理即便實現了電子化、信息化管理，其資源的共享性發展也大大不足。而實現高校檔案管理網絡化建設的關鍵就在于檔案信息是否能夠實現高效、合作、共享化匯總管理，能夠擁有檔案數據庫，能夠實現檔案數據的信息化處理。由此可知高校檔案網絡化建設任重而道遠。2.高校檔案網絡化建設中缺少專業的人才隊伍。在高校檔案現代化建設中，人才是影響建設成效的關鍵因素，在高校檔案網絡化建設進程中，需要檔案人員發揮主觀創新性，實現對各種軟件、各種系統的優化升級。但是事實上當前在高校檔案管理工作中，其管理人員的整體素質不高，其不能夠適應網絡化建設要求下高校檔案管理工作，同時缺少對檔案管理、計算機網絡技術等技術的綜合應用能力，不能夠滿足高校檔案網絡化建設的各項需求。

（二）高校檔案管理網絡化建設的注意事項。針對當前的高校檔案管理網絡化建設的現狀可知，當前高校檔案管理網絡化進程的推進忽視了以下兩個重點，由此導致高校檔案管理網絡化建設的進度緩慢。1.忽視了高校檔案管理網絡化建設是一個由內而外的整體性過程。對于大多數高校檔案管理部門而言，其都錯誤認識了高校檔案網絡化建設工作，其認為借助計算機等網絡技術完成高校檔案管理就是實現了網絡化建設管理。而事實上，高校檔案管理網絡化建設是一個由內而外的全過程項目，其需要建立好檔案網絡化管理條例，確保能夠對于各種檔案數據展開數字化管理，還要求由此建立起一個數據庫，確保能夠增加數據庫中的檔案數據內容，實現檔案數據的共享發展；更重要的是要求能夠按照高標準，使得本校的檔案數據能夠為文化自信強國建設提供支持。2.高校檔案管理網絡化建設的關鍵在于檔案數據的網絡化應用而非是儲存。檔案管理的前提是對檔案數據進行收集，按照一定的標準進匯總。而其根本就在于檔案的應用。高校能夠借助網絡化的檔案數據指導自身的戰略發展目標設定，各行業技術創新能夠借助各大高校的專業科研成果作為理論基礎等等。因此在高校檔案管理的網絡化建設中更重要的是實現檔案數據的網絡化應用發展。針對于此可以發現高校檔案管理網絡化建設仍有漫長的道路要走。

二、高校檔案管理網絡化建設的措施

（一）正確認清高校檔案管理網絡化建設工作。正確認識高校檔案管理網絡化建設工作能夠為其提供一個完整的建設流程，能夠做好對高校檔案管理網絡化建設的精細化管理。1.能夠為網絡化建設提供必要的資源。在高校檔案管理網絡化建設中，其主要是依賴于計算機等現代化設備，并且擁有一個網絡數據庫，才能夠有序完成檔案數據的網絡化儲存、網絡化管理以及網絡化應用。當高校管理層認識到了檔案網絡化建設的重要性之后，其就能夠在高校的成本預算管理中，為檔案網絡化建設提供必要的資金支持，采購先進的計算機設備，滿足網絡化建設的硬件條件。2.能夠為高校檔案管理網絡化建設奠定基礎。在高校檔案網絡化建設中，其必須按照一定的流程秩序，完成數據庫建立，對于檔案資料進行補充完善，按照一定的分類標準完成檔案的歸納收集。若是能夠正確認識到網絡化建設的標準流程，則能夠讓高校檔案管理工作更加標準有序。如在檔案網絡管理中，學校實現投入展開檔案數據庫系統構建，發動整個高校內相關的人員對于科研材料等檔案數據進行數字化收集歸納，而非是有的是以電子形式儲存，而有的檔案數據是以紙質版的數據儲存。如此一來大大提高了檔案管理網絡化建設的效率。

（二）加強對高校檔案管理網絡化建設人員的培育。在高校檔案管理網絡化建設中，人才一直是關鍵因素。只有專業的人才隊伍才能夠及時完成對檔案數據庫的數據更新補充；也只有具有計算機專業知識的人才能夠發現檔案信息系統運行中所出現的故障，避免因為設備故障帶來整個檔案數據儲存數據的不安全。當前應加強對高校答案管理網絡化建設人才的培育。1.樹立起復合型人才培育目標，確保從事檔案管理的人才同時擁有檔案管理知識、計算機相關知識等等，還擁有創新創造精神，能夠展開對網絡化檔案系統的優化創新。2.檔案管理網絡化人才能夠實現對檔案網絡系統的優化建設。如其能夠以國家標準為依據，建立起具有較高的利用率的數據庫，并且能夠及時展開對數據庫的規范化、標準化改造，確保其能夠滿足不同時代高校檔案網絡化的應用需求。還要求能夠全面提高檔案管理人員的網絡化服務水平，即其能夠為高校的各項經營管理活動、科學研究活動提供數據基礎和依據，從技術層面提高檔案網絡化的應用率。

三、結語

綜上所述，在現代社會建設中，檔案管理已經逐漸成為一個專門的學科和領域，做好檔案的現代化、網絡化建設能夠構建一個完整的高校信息資源系統，構建起一個全社會的全方位信息資源庫，從根本上改善個人信息傳輸共享的安全性、時效性。更可以從根本上為高校的教育和科研事業的創新發展提供科研數據和相關文獻資料。由此可知實現高校檔案的網絡化建設管理成為高校行政管理的重要課題所在。通過分析當下的高校檔案管理的現狀可知，建立網絡化管理的高校檔案庫仍舊面臨著網絡化協調管理機制不全面、網絡標準化建設水平低以及檔案資料數據庫建設落后、檔案管理人才素質較低等情況。在現階段，高校檔案管理必須能夠從加強對檔案網絡化建設的意識入手，自上而下，充分發揮高校每一個人在檔案管理中的積極作用，展開對檔案文件資料的及時、高效轉移管理。還要求能夠加強對網絡中檔案信息的安全性的把控，為檔案網絡化建設發展提供規范性制度，提供可靠的設備技術。更重要的是要加強檔案管理機構隊伍建設，確保檔案網絡化建設過程中，所有的檔案工作人員都能夠各司其職，完成檔案數據庫建立，借助大數據技術手段完成檔案信息化建設。