淺談綜合性醫院臨床科室秘書的角色定位和能力培養

文/華中科技大學同濟醫學院附屬同濟醫院風濕免疫科 陳子倩

黨的十九大報告明確提出“始終堅定地實施健康中國戰略，同時強調人民健康是民族昌盛和國家富強的重要標志”。綜合性醫院作為醫療服務的主體，是深化醫療改革的主戰場，也是醫藥衛生體制改革的“重頭戲”和難啃的“硬骨頭”。在醫院管理中，臨床科室秘書是連接醫院和科室的中樞，其崗位功能對調動廣大醫務人員積極性，提升醫療服務體系的整體質量和效率，發揮著不可或缺的作用。

一、設置臨床科室秘書的必要性

秘書工作在我國有著悠久的歷史，自從產生了完整的社會組織，就出現了與秘書工作有關的官職。從清末到民國，我國的秘書工作開始從古代向近代轉型。醫療秘書起步較晚，衛生機構和高校教學醫院從70年代開始探索和建立科室秘書制度。臨床科室秘書對內是科室運轉的中樞，負責綜合協調、日常管理和各項服務工作，對外是展示科室形象的推手，負責聯絡溝通、信息宣傳和各項接待工作。專職秘書的設置，能有效地擔負起臨床科室的“左右手”功能，分擔科室主任和護士長的事務性工作，減輕一線醫生的臨床、科研、教學任務，提高臨床科室行政事務的工作效率，使更多的時間有效用于醫療服務，促進科室的可持續發展。

二、臨床科室秘書的角色定位

秘書的角色定位是一個變化發展的過程，根據實際工作內容涉及不同方面。隨著公眾對醫療服務需求的不斷增加，醫院的業務不斷發展，規模日益擴大，由醫技人員兼職臨床科室秘書已跟不上現有醫療工作精細化和規范化的要求。進一步明確臨床科室秘書的角色定位，抓住該項工作的重點，對優質高效做好秘書工作顯得十分重要。

（一）行政事務。行政事務主要服務于科室主任。一方面是科室主任的參謀和助手，整合各方面信息，對工作決策提供具有建設性的意見。另一方面是執行主任的決策，加強與醫院各部門的聯系，做好工作部署安排，順利完成各項任務。主要內容含：（1）負責傳達、落實醫院行政部門的文件通知。（2）起草科室各類公文，做好科室會務工作。（3）負責科室各類資料的整理和歸檔。（4）協調科室內部醫護關系，處理科室外聯事務。（5）輔助完成相關醫療行政事務。（6）負責科室資產管理，做好日常辦公耗材登記。（7）維護更新科室新媒體內容，做好宣傳工作。（8）完成科室年終各類總結。（9）完成科室主任安排的其他臨時事務。

（二）教學事務。教學事務主要服務于科室教師和學生。高校附屬醫院學生種類繁多，含本科生、碩士生、博士生、規培學員、同等學力學員等，教學事務主要內容就是協助科室教學主任管理教學方面的日常事務，從而使教學秩序有條不紊，教學工作順利開展。教學秘書是聯系臨床科室和教務部門之間的橋梁，也是連接臨床科室和師生之間的紐帶。主要內容含：（1）負責傳達、落實醫院教務部門的文件通知。（2）協助做好本科生的臨床實習和住院醫師規培學員的臨床輪轉工作。（3）協助做好研究生推薦免試和招生復試工作。（4）協助做好研究生中期考核工作。（5）協助做好研究生答辯事宜。（6）協調科室內部師生關系。（7）完成安排的其他臨時事務。

（三）科研事務。科研事務主要服務于科室科研人員。筆者所在同濟醫院近兩年國家自然科學基金資助項目數量在全國醫療機構中排名分別為第一、第二。2018年，中國醫院各學科綜合指數排行，同濟醫院以綜合指數2145.62，位列全國第四。做好科研工作可有效提升醫院核心競爭力，促進醫院學術發展、人才培養及技術水平提高。主要內容含：（1）負責傳達、落實科研部門的文件通知。（2）協助各類科研項目的申報。（3）負責建立科室科研成果檔案。（4）做好科室學術活動的安排。（5）完成安排的其他臨時事務。

三、臨床科室秘書的能力培養

臨床科室秘書作為醫院管理過程中重要的一個環節，在新時代、新思想推動醫院發展的背景下，可以有效地推動醫院的長效建設和可持續發展。為適應新要求，需要不斷通過學習培訓、實踐應用和科學研究等形式，使工作能力更加專業化、規范化、標準化、流程化。

（一）思想政治素養和思想道德方面。中國特色社會主義進入了新時代，思想政治工作也進入了新時代。新形勢下的醫院思想政治工作，是醫院建設的首要方面，是醫院開展各項工作的前提條件。臨床科室秘書應積極主動學習黨和國家的醫療相關政策和會議精神，深入學習貫徹新時代中國特色社會主義思想，關心國家大事，牢固樹立科學的人生觀、世界觀、價值觀，全心全意為人民服務，為患者服務。注重理論聯系實際，不斷提高自身素質，適應當前新形勢下醫院思想政治工作的需要。在思想道德方面，要有強烈的事業心和責任感，對崗位要忠于職守，對領導要服從安排，對工作要兢兢業業，對患者要心懷仁愛，對學生要耐心包容，對涉密信息要做好安全防線。在工作中堅持客觀事實，不弄虛作假，具有甘于奉獻的敬業精神。

（二）科室業務能力方面。臨床科室秘書工作內容不同于一般秘書，專業性較強，不但要求要有較高的秘書專業水平,還要具備一定的臨床、教學、科研相關專業能力。在管理方面，需要關注國家醫療政策，學習醫院管理相關知識。筆者所在同濟醫院為亞洲首個通過德國醫療透明管理制度與標準委員會（簡稱KTQ）質量認證的醫院，科室管理在醫療、教學、科研、管理及后勤保障方面，均需按照相關標準執行。在臨床方面，熟悉本科室開展的醫療服務內容，主動學習相關的醫療專業知識，同時在醫務管理、門診管理、醫療質量管理、醫療安全管理等方面，了解相關領域工作流程。在教學方面，與教務部門加強溝通，協助導師，落實立德樹人根本任務，深化醫教協同，規范研究生從入學到畢業的業務流程。在科研方面，應了解科研管理、學科建設、外事工作、平臺管理流程及各類活動、項目的新進展，為本學科醫護人員做好科研工作服務。

（三）個人綜合素質能力方面。臨床科室秘書在醫院科室中擔負著助手、辦文、辦會、辦事等主要工作職能，是一項承上啟下、溝通協調、為領導者參謀服務的職務。需要具備較高的綜合素質，比如過硬的文字功底、超前的謀劃能力、良好的溝通能力和信息匯總傳達能力。同時應注重學習，全面提升各方面能力，比如辦公軟件、醫院管理、平面設計、攝影攝像、英語口語、數據分析、文檔速記、電腦工具和軟件培訓等。溝通是開展一切工作的前提，高校附屬醫院不同于普通醫院，科室需要聯系的部門不僅院內，還包括大學主管部門、衛生行政部門、醫學協會組織、涉外專家所在單位等。秘書在執行上行溝通、平行溝通、下行溝通的時候，都需要良好的溝通技巧來獲得理解與支持，從而提高執行力和工作績效。在實際工作中，充分運用PDCA（戴明循環）管理模式，提高自己的綜合素質。

四、結語

總之，醫院臨床科室秘書崗位的設置符合醫院現代化發展的需求，對科室的可持續發展是有利的、必要的、可取的，實現了醫院人力資源專業化的目的，把科室領導、專家教授從繁瑣的行政事務中解放出來，實現“人盡其才、才盡其用、專職專責”的效果。