“互聯網+”時代檔案管理工作的創新之道

文/陜西省水利電力勘測設計研究院 王娜娟

在互聯網信息化技術快速應用的背景下，“互聯網+”的相關理念也得到了各行各業的重視，其中在檔案管理中的應用效果也越來越顯著。在檔案管理體系充分應用“互聯網+”相關理念以后，整個檔案管理活動就可以依托于互聯網環境展開，顯著提高了各個工作模塊的最終成效。而對于水利電力設計院來說，雖然已經開始應用互聯網信息化技術展開檔案管理工作，但是想要充分發揮“互聯網+”相關理念的成效與價值，還需要針對當前檔案管理體系進行相應的創新。

一、“互聯網+”時代檔案管理工作發生變化

“互聯網+”時代，水利電力設計院的檔案管理工作發生了較大的變化，其主要體現在三個方面：1.在“互聯網+”時代，檔案管理工作也開始廣泛應用各類互聯網信息化技術，同時傳統的紙質檔案資料信息也轉化為電子版檔案信息，使得檔案數據的使用與保存都發生了較大的變化，需要進行檔案管理方式的創新。2.在“互聯網+”時代，各類檔案數據信息的使用也會直接通過互聯網渠道進行，整個檔案管理體系將會更加側重于服務性。這也要求各個檔案管理人員能夠轉變自身的服務理念和意識，才能夠保證檔案管理工作發揮較好的成效。3.在“互聯網+”的時代，檔案管理工作正常進行所涉及的內容也出現了顯著擴張，包含了計算機、局域網、信息學等各個學科的知識，最終使得檔案管理轉變成為一項統一綜合的工作。

二、“互聯網+”時代檔案管理工作存在的問題

通過上述分析可以發現，在“互聯網+”時代，水利電力設計院的檔案管理體系發生了較為顯著的轉變。對于水利電力設計院來說，如果不能針對這些變化來進行針對性的改善與創新，那么就很難保障檔案管理活動在“互聯網+”時代背景下發揮較好的成效。而結合當前多數水利電力設計院檔案管理工作的實際情況來看，多數設計院都還存在一些問題，筆者結合這些問題進行綜合的闡述。1.部分設計院雖然已經利用互聯網信息化技術構建了檔案數據管理系統平臺，但是整個平臺在運作過程中還存在數據滯后性、信息傳達不暢等各個方面的問題，使得檔案數據的電子檔信息很難發揮較好的成效，必須要在后續的建設中進行針對性的改善與創新。2.在“互聯網+”的時代，各個檔案管理工作人員也應該積極轉變自身參與工作的理念和意識。但是當前仍然有較多的檔案管理人員沒有明確自身的工作定位，最終使得檔案管理的具體活動很難具有較好的服務性，不利于檔案管理工作取得較好的價值與成效。3.互聯網背景下檔案數據逐步趨于電子化，但部分檔案數據還存在標準格式沖突等情況，給檔案數據的使用帶來了較為顯著的不足。除此之外，設計院雖然開始使用信息化檔案管理模式，但是并沒有及時更新信息化管理制度體系，使得各項信息化檔案管理方法沒有得到全方位的貫徹。4.在“互聯網+”的時代，水利電力設計院的檔案管理也需要各類新型創新型人才，并且還要具有較高的互聯網素養。但就當前設計院的多數檔案管理人員來說，在這方面的素質水平還存在較為顯著的差距與不足，需要在后續時間里進行相應的調整。

三、“互聯網+”時代檔案管理工作的創新發展路徑

（一）構建檔案數據管理的動態中心。水利電力設計院在展開檔案管理工作的時候，應該立足于當前“互聯網+”時代來逐步形成檔案數據管理的動態中心，同時還要兼顧針對各類檔案數據進行動態監控和綜合利用。對于檔案管理機構來說，則應該積極融入各類網絡信息化技術，明確檔案數據的類型與特點，展開綜合全面的檔案管理工作。在動態管理方面，需要檔案管理部門能夠第一時間歸納與整合各類檔案數據，并做好檔案數據的更新與分類儲存。在檔案數據信息輸出方面，也應該結合信息化檔案管理模式來進行相應的調整，最終也就能夠保證各類檔案數據信息能夠在設計院動態發展中得到充分的應用。

（二）轉變管理人員的服務理念。在“互聯網+”相關理念得到全方位鋪展開展的時候，水利電力設計院的所有檔案管理人員應該積極轉變自身的服務理念，能夠在當前時代樹立新的工作價值與服務觀念，最終形成契合于時代特征的服務模式。這需要各個檔案管理人員能夠充分貫徹以人為本的相關理念，同時還要使用人性化的服務方式，積極進行技術創新，真正明確自身的服務者角色形象。而為了實現這種效果，也需要設計院針對各個檔案管理人員進行服務意識的相關講座活動，同時還要積極引入各類新型的管理理念，結合信息化技術來改善檔案管理的方式，促使各個檔案管理人員能夠在后續的時間里著重提升自身的服務水平。

（三）貫徹檔案數據標準和規章制度。在當前互聯網信息化時代，想要保證檔案數據動態中心高效運作，還應該全方位貫徹檔案數據標準，并制定統一相應規章制度。首先，設計院應該先制定統一的系統標準。在這個過程中，設計院應該對各個電子數據進行整合和利用，同時還要規整檔案數據標準與規范，嚴格按照既定的技術標準來進行檔案數據的收集、歸檔和管理，保障電子檔案管理的規范性。而對于設計院檔案管理的管理人員來說，也應該立足于思想層面加強信息化檔案管理的重視程度，同時還要進行相關硬件與軟件的建設。除此之外，設計院還應該結合信息化管理模式來構建檔案管理監督制度體系，促進檔案管理模式的良性循環。

（四）積極進行現代化創新人才的培養。在“互聯網+檔案管理”的整體格局下，檔案管理人員自身素質水平在很大程度上決定了檔案管理的最終成效。因此水利電力設計院也應該積極進行現代化創新人才的培養。平時，設計院要針對檔案管理人員制定各類激勵制度，提高他們參與信息化檔案管理的積極性，并主動進行“互聯網+檔案管理”的知識與技能學習和掌握。對于各個檔案管理人才來說，也應該明確“互聯網+”時代自身成長與發展的迫切性，能夠在工作之余多元學習和多維互動，了解關于“互聯網+檔案管理”的新型思想與理念，促進設計院檔案管理水平的不斷提升。

四、結束語

綜合來看，在“互聯網+”時代，水利電力設計院檔案管理工作已經出現了較為顯著的變化，必須要在后續發展中進行相應的創新。對于各個水利電力設計院來說，在后續發展中應該逐步建成檔案數據管理的動態中心，可以針對各項數據信息進行動態管理，并逐步形成完善的信息化檔案管理制度體系。在檔案管理創新路徑實現的過程中，還應該加快創新型檔案管理人才的培養，使得各類基于互聯網的信息化檔案管理技術得到全方位的貫徹，提高檔案管理工作的最終成效。