檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理研究

文/北京市昌平區(qū)農(nóng)產(chǎn)品監(jiān)測(cè)檢測(cè)中心 李艷迎

現(xiàn)代社會(huì)，人們的生活水平質(zhì)量正在一步一步不斷提高。人們對(duì)物質(zhì)生活的追求已經(jīng)不僅僅是停留在吃飽喝足就可以的階段了，現(xiàn)在人們對(duì)于產(chǎn)品的質(zhì)量水平和產(chǎn)品的功效作用也愈發(fā)重視起來。所以為了能夠進(jìn)一步滿足當(dāng)代人們的物質(zhì)生活水平需求，更好地保證企業(yè)能夠生產(chǎn)出合格的符合人們要求的產(chǎn)品，就必須對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的檔案管理工作進(jìn)行更加嚴(yán)格的要求，對(duì)現(xiàn)在的檔案管理措施以及管理體系進(jìn)行改進(jìn)優(yōu)化，有效促進(jìn)資源的合理利用，保證人民的身體健康和企業(yè)的正常發(fā)展并促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。本文主要對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的檔案管理技術(shù)進(jìn)行研究，然后對(duì)現(xiàn)有檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作提出一點(diǎn)意見，旨在更好地保證檢測(cè)工作能夠高效進(jìn)行。

一、對(duì)目前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理技術(shù)進(jìn)行分析的必要性

依據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)來看，在實(shí)驗(yàn)室中進(jìn)行檢測(cè)工作的相關(guān)人員在保證專業(yè)知識(shí)豐富的基礎(chǔ)之上，同時(shí)需要擁有很好的檔案管理能力，這樣才能更好地保證檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理工作的正確運(yùn)行和實(shí)施，保障檔案存放的安全以及檔案資源的高效利用。在對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案進(jìn)行管理和改進(jìn)優(yōu)化之后，可以大幅度地降低檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)員工的勞動(dòng)強(qiáng)度和心理壓力，提高員工的工作質(zhì)量和工作效率，保證檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案資源更易于保存以及使用。為了能夠達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，就需要檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)的檢測(cè)人員自覺進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)現(xiàn)有的技術(shù)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在保障工作質(zhì)量的前提下盡量提高自己的工作效率，增加資源的使用效率，以保證檢測(cè)到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)可以得到更好地利用，使人民使用的產(chǎn)品質(zhì)量得到有效保證。另外，對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，必須要保證檢測(cè)得到的技術(shù)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。只有完整無(wú)誤的技術(shù)檔案才能顯示出產(chǎn)品準(zhǔn)確的質(zhì)量水平和性能狀況。這就要求檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的工作人員增強(qiáng)自己的責(zé)任心，并從檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況出發(fā)，保證自己檢測(cè)到的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在檢測(cè)以及記錄檔案過程中，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的工作人員需要按照國(guó)家規(guī)定的要求和制度辦事，嚴(yán)格按照檢測(cè)流程工作。對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，然后對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤管理。現(xiàn)階段我國(guó)的檢測(cè)技術(shù)相比于國(guó)外的先進(jìn)檢測(cè)技術(shù)還不太先進(jìn)，還有很大的上升空間，這不僅僅需要檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的領(lǐng)導(dǎo)能夠認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，在單位中大力推廣最新的檢測(cè)技術(shù)，也需要單位中的檢測(cè)人員對(duì)現(xiàn)有的檢測(cè)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新改進(jìn)，在現(xiàn)有技術(shù)水平之上推陳出新，進(jìn)一步提高檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和正確性，保證檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案能夠更易于管理，減輕工作人員的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

二、目前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理出現(xiàn)的缺陷

（一）檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理體系不合理。大多數(shù)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中都存在分工不清晰、任務(wù)不明確的現(xiàn)象。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的技術(shù)檔案管理工作本來就繁重復(fù)雜，很容易出現(xiàn)管理不善的情況。現(xiàn)在很多的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中，對(duì)于員工沒有明確的任務(wù)劃分，員工對(duì)于自己需要具體做什么工作都沒有清晰的認(rèn)識(shí)。并且由于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中檔案管理方法不得當(dāng)以及管理體系的問題，對(duì)于同一個(gè)任務(wù)，可能會(huì)由很多人重復(fù)完成，這樣既浪費(fèi)人力物力，降低機(jī)構(gòu)整體的工作效率，又在很大程度上增加員工的負(fù)擔(dān)和心理壓力，造成技術(shù)檔案管理工作質(zhì)量不高。

（二）檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中員工的職業(yè)素養(yǎng)偏低。一方面，很多在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中從事技術(shù)檔案管理工作的員工都還依賴于之前的檔案管理方式工作，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，如果不進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)習(xí)提高可能就會(huì)跟不上時(shí)代的步伐。另一方面，單位中也沒有對(duì)從事檢測(cè)工作的技術(shù)人員進(jìn)行任何培訓(xùn)以及檔案收集整理方面知識(shí)教育，也沒有對(duì)檢測(cè)技術(shù)人員提出必須規(guī)范記錄檔案的要求，導(dǎo)致他們?cè)谌粘５臋z測(cè)工作中對(duì)于需要填寫的原始記錄等文件草草了事，致使許多技術(shù)檔案字跡模糊不清，記錄不完整等。單位又沒有明確的責(zé)任制度，對(duì)于記錄出錯(cuò)發(fā)生問題之后也無(wú)法有效的落實(shí)到個(gè)人，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的檢測(cè)技術(shù)人員可能就會(huì)對(duì)檔案隨便對(duì)待，從而導(dǎo)致檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案管理難度越來越大，不利于檔案資源利用率的提升。

三、應(yīng)對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理存在問題的建議

（一）加強(qiáng)員工的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)。為了能夠顯著提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)工作人員的工作水平和工作效率，降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作壓力，同時(shí)保證工作質(zhì)量，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)需要提倡不斷學(xué)習(xí)不斷提升自身水平的良好風(fēng)氣。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者需要起到模范帶頭作用，加大對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理工作的重視程度，對(duì)技術(shù)檔案管理進(jìn)行更大的投入，保障技術(shù)檔案管理工作的有效運(yùn)行。在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的招聘階段中，需要對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行仔細(xì)詢問，并要求應(yīng)聘人員具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)和相應(yīng)的證書，保證員工良好的工作能力。在員工入職之后，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)更應(yīng)該定期對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，或者讓員工進(jìn)入高校的相關(guān)專業(yè)中進(jìn)行深造，大力提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)人員的職業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平，提高工作人員的工作效率。在對(duì)技術(shù)人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)之后，更需要對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢測(cè)，保證員工的培訓(xùn)都能夠發(fā)揮作用，防止有的員工只是應(yīng)付了事，存在對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容完全不在乎的現(xiàn)象。對(duì)于考核表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可以進(jìn)行大力表彰，并頒發(fā)獎(jiǎng)狀和獎(jiǎng)品來進(jìn)一步提高工作人員的學(xué)習(xí)積極性，提高工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。

（二）優(yōu)化檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)，明確技術(shù)檔案管理人員的任務(wù)。對(duì)于現(xiàn)在的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的檔案管理體系必須進(jìn)行合理的優(yōu)化改進(jìn)，這樣才能適應(yīng)目前檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展需求，保障技術(shù)檔案管理的質(zhì)量。對(duì)于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的工作人員應(yīng)當(dāng)建立“一個(gè)人一份檔案”的工作方式。采用這種方式之后，可以有效地增強(qiáng)檔案管理人員的工作效率，減少走動(dòng)路程和時(shí)間，有效防止檔案管理人員重復(fù)整理一份檔案的無(wú)用行為，明確每一個(gè)人的任務(wù)，從而提高技術(shù)檔案的管理水平。在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中舉行定期的思想總結(jié)匯報(bào)和工作報(bào)告，將檔案管理思想落實(shí)到每天的工作生活當(dāng)中。在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部建立完善的責(zé)任制度，對(duì)每一份檔案都需要相關(guān)技術(shù)人員簽上自己的名字，出現(xiàn)檔案錯(cuò)誤之后可以迅速找到責(zé)任人，找到出現(xiàn)問題的原因。這樣可以有效增強(qiáng)技術(shù)人員的責(zé)任意識(shí)，保證技術(shù)人員的工作質(zhì)量和工作效率。對(duì)檔案還需要進(jìn)行復(fù)印存檔，重要的文件還需要將復(fù)印檔案和原檔案進(jìn)行分開存放，防止放置在一起，出現(xiàn)事故時(shí)所有文件都?xì)摹?duì)于磁盤存放的檔案需要放置在防水、防曬、干燥的地方，保障檔案的完整安全和使用效率。

（三）同時(shí)進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的建設(shè)和技術(shù)檔案建設(shè)。依據(jù)國(guó)家的規(guī)章制度，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中相關(guān)人員的檢測(cè)工作分為兩個(gè)部分，這兩個(gè)部分包括計(jì)量認(rèn)證和審查認(rèn)可。國(guó)家還專門制定了相關(guān)規(guī)定用來促進(jìn)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的工作人員能夠更加用心更加負(fù)責(zé)任地工作。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的工作人員在自己的工作崗位上，需要嚴(yán)格遵守國(guó)家的規(guī)章制度以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部制定的管理措施，保證檔案管理工作的順利安全進(jìn)行。同時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)應(yīng)該依據(jù)單位的具體實(shí)際情況，制定出適合本單位的管理實(shí)施辦法，不能盲目隨從其他機(jī)構(gòu)的管理方案，從基礎(chǔ)的制度層面就對(duì)檢測(cè)數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格要求，增強(qiáng)資源的使用率。另外，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理人員在進(jìn)行檔案建設(shè)時(shí)，應(yīng)該將檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)和技術(shù)檔案的設(shè)計(jì)結(jié)合在一起，并定期進(jìn)行審核檢測(cè)，保證檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)檔案建設(shè)和管理工作能夠正常運(yùn)行，保障檢測(cè)數(shù)據(jù)的正確性和真實(shí)性。在搜集整理檔案的流程中，檔案管理人員更需要對(duì)相關(guān)的管理技術(shù)進(jìn)行改正優(yōu)化，保證檔案管理的高效實(shí)施。有數(shù)據(jù)顯示，將檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中的技術(shù)檔案劃分為以下六個(gè)部分內(nèi)容進(jìn)行分類管理能夠有效提高檔案管理的效率，這六個(gè)部分分別是：組織和評(píng)審、人員及培訓(xùn)考核、檢驗(yàn)報(bào)告管理、儀器設(shè)備管理、環(huán)境與設(shè)施管理以及檢測(cè)數(shù)據(jù)管理。

（四）提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案的管理水平。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員必須要意識(shí)到自身工作的重要意義，對(duì)自己的工作負(fù)起應(yīng)有的責(zé)任。通過對(duì)自己的嚴(yán)格要求，隨時(shí)仔細(xì)整理原始記錄，保證檔案的完整性和真實(shí)性。并且技術(shù)人員在檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中也需要追求上進(jìn)，以不斷增強(qiáng)自身的技術(shù)水平和工作能力為目標(biāo)，不斷利用一切可以利用的時(shí)間用來學(xué)習(xí)進(jìn)步，從而保障檢測(cè)技術(shù)檔案能夠得到更好的保管和利用。此外，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案室需要一個(gè)溫度濕度都合適的環(huán)境，這樣才能保障檔案資料不被一些意外的因素毀壞。檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)對(duì)儀器設(shè)備也有一定的要求，這就需要工作人員對(duì)實(shí)驗(yàn)室中的儀器設(shè)備進(jìn)行定期的檢測(cè)和維護(hù)，保障不耽誤檢測(cè)工作的正常進(jìn)行。除此之外，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中各個(gè)崗位的工作人員之間也需要進(jìn)行緊密的配合，共同協(xié)調(diào)工作，為以后的查找利用檔案資料和重新整理提供良好基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，對(duì)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中技術(shù)檔案管理進(jìn)行分析研究，有助于檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中為員工降低工作強(qiáng)度，提高工作效率。本文針對(duì)目前社會(huì)上一些檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)在技術(shù)檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行了簡(jiǎn)單分析，并提出了一些解決措施。在日常實(shí)際的工作中，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理人員肯定還會(huì)遇到各種各樣的問題，這就需要我們檔案管理人員不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)，持續(xù)對(duì)技術(shù)檔案管理知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，保障技術(shù)檔案管理的高效運(yùn)行。