新形勢下事業單位財務檔案管理的現狀與對策分析

文/中醫藥研究院 徐帥

我國經濟高速持續發展，并進入了一個嶄新的歷史時期，對于財務檔案管理工作也提出了新的要求和挑戰。事業單位是指由國家行政機關舉辦，沒有生產收入，沒有公共財政支出，也不進行經濟核算的社會公共組織機構，其主要為教育、科技、文化和衛生等活動提供非物質生產和勞務服務。如何使事業單位財務檔案管理效率提升，是提高公共機構管理效率的關鍵。做好公共機構財務檔案的管理，促進事業單位的進一步發展，首先就要明確其主要含義，所謂財務檔案就是指：會計賬簿、財務報告、會計原始憑證、財務軟件和財務數據存儲介質及其他會計核算專業所形成的資料，是一個單位收入、支出的重要憑證。事業單位內部有關財務收支情況的相關資料憑證、財務狀況的檔案信息等，是公共機構對自身的資金使用和財務活動狀況進行的原始記載，也是公共機構內部財務活動和資金使用的記錄。本文以公共機構的財務檔案管理工作為切入點，分析當前經濟高速發展新形勢下，事業單位在財務檔案管理工作的主要內容及存在的突出問題，并提出解決問題、提高財務檔案管理水平的有效對策。

一、事業單位財務檔案管理中存在的問題

（一）人員綜合素養不高，專業技能人才缺乏。事業單位作為我國社會公共組織機構主要組成，對其內部財務金融收支、利用等信息進行具體規范化的管理，需要有較高金融專業素質的財務檔案管理從業人員。目前從事財務檔案管理人員的專業水平和工作能力不足，是我國事業單位在財務檔案管理中的最常見問題之一，同時由于許多公共組織機構的相關負責人對財務檔案的重視程度不夠，導致金融檔案管理工作尚無法達到國家相應的法律法規要求，同時有些公共機構因為編制限制，尚未設立專門的財務檔案管理部門，很多單位采用兼職人員擔任檔案的整理工作，所履行的崗位職責也難以達到相應的要求。金融檔案管理工作需要從業人員具有廣泛綜合知識為基礎，不僅要求掌握金融財會、計算機、相關法律知識，而且還要掌握檔案管理方面的知識，可見只具備金融財會專業知識，是不能夠勝任財務檔案管理工作的，這就需要相關從事金融檔案管理人員不斷努力加強自身修學，增加綜合知識的運用能力，提高自身的金融財務檔案管理工作素養。尚有少部分財務檔案管理從業人員，既沒有接受過正規的金融財會專業知識教育，也沒有接受過系統的檔案管理專業知識培訓，他們對會計科目、分錄、賬簿、報表之間的相互對應與鉤稽關系沒能理清，容易造成工作中忽視金融檔案管理重要性，導致金融財務信息失真。一些金融檔案管理人員雖然具有會計和財務檔案管理的基本專業知識，但忽略了對金融知識和相關法律法規的深入研究和學習，對《會計檔案管理辦法》和《檔案法》兩部法律并不熟悉，造成了自身綜合專業知識更新停滯不前，沒有跟上經濟飛速發展步伐，容易導致檔案管理中的信息失真。還有部分金融財務檔案管理人員，對自身素質發展要求不高，認為檔案的管理工作繁瑣枯燥乏味，檔案管理重要性沒有引起足夠的重視，從而容易導致檔案管理工作失真。

（二）沒有足夠重視財務檔案管理，科學管理意識淡薄。財務檔案是重要的檔案資料，是事業單位要開展相關的工作和活動的基礎，也是以后出現和解決糾紛的主要憑證。一些財務人員特別注意會計憑證的登記和會計報表的發布，但忽視了財務檔案相關信息的整理、分析、歸檔和保存。由于單位領導對財務檔案管理的認識不足，致使他們無法正確理解財務檔案對現有財務工作的重要性，從而導致財務日常工作和財務檔案管理結合不密切。一些機構的財務管理部門負責人缺乏對財務檔案管理重要性的認識，對財務檔案管理的重視程度較低，他們認為財務檔案管理是可有可無的，大多數人認為財務信息是一個機密文件，需要密封賬簿和賬單，并應采取相關的保密措施。在金融檔案管理中，還存在一些問題，如范圍不清，管理粗淺，分類不合理等。認為檔案管理成效不影響企業發展。在這種思想觀念的認識下，領導對財務檔案管理工作所投入的人力、資金、設備十分有限，不利于提升財務檔案管理工作成效。

（三）信息化技術在財務檔案管理中占比不高。提升信息化技術在財務檔案管理中的比例是社會經濟發展的必然趨勢。在現代化信息技術飛速發展的今天，其手段在國民經濟各領域廣泛應用，目前許多事業單位不論是在檔案管理的設施建設，或是財務檔案管理的工具手段，都還處在一個相對落后的狀態，很多事業單位的金融檔案管理，仍然處在相當傳統的檔案管理的模式中。由于計算機技術在金融財務方面得以廣泛使用，如會計電算化下形成的電子化數據資料，對網絡安全防范措施要求較高，電算化會計運用在財務檔案中有著快捷、方便、直觀、存儲量大等優勢。但是，由于管理部門的網絡安全意識不強、防衛措施不當，使得以計算機技術手段為主的違法犯罪行為，具有更強的隱蔽性和更大的破壞性。

（四）相關法律條規的執行力度較弱。《會計檔案管理辦法》和《檔案法》已經頒布實施多年，但許多公共機構領導對其重要性和意義不夠了解，對法律法規的實施持消極態度，特別是他們對財務檔案管理工作的誤解，導致對相關法規條款執行力度不夠。同時，國家只在宏觀層面上建立財務檔案管理標準，微觀上對指導具體實施和運作要求尚不夠明確具體詳細，導致財務檔案管理標準不統一，影響了財務檔案管理工作的正常運行。

二、財務檔案管理規范化水平提升的對策

（一）提高財務檔案管理人員的從業素質。隨著科學技術的快速發展和世界經濟水平的普遍提高，信息化管理模式自然成為未來社會發展的必然趨勢。因此，金融財務檔案管理將不可避免地采用計算機技術條件下電子檔案的管理模式。為了適應基于信息化的檔案管理，公共機構需要提高從業員工的金融、財務、計算機、檔案管理等綜合素質，以滿足經濟發展的這一要求。鑒于公共機構從事財務檔案管理的人員專業化程度較低，首先，改善檔案管理人員的招聘條件，最大限度地提高金融隊伍的整體文化素質，確保財務檔案管理的標準化和水平。其次，加強對財務檔案管理人員財務檔案知識和法律知識的相應專業化培訓。最后，事業單位在明確財務檔案管理意義并重視財務檔案管理基礎上，應設立專職的金融財務檔案管理部門，突出金融財務檔案管理在公共機構行政管理中的重要地位，使員工充分認識到金融財務檔案管理的重要性，保證對事業單位財務往來原始資料應收盡收，認真做好財務檔案按時移交和入庫建檔工作，以確保各項管理規章和法規得以實施。

（二）加大資金投入，引入信息化管理手段。公共機構應加大對財務檔案管理基礎設施建設的投入，設計和開發適合自身使用的檔案管理軟件，這樣既大大減輕了檔案管理人員的工作量，又提高了檔案管理的信息化技術水平。定期安排財務人員參加專業培訓，通過提高他們的專業知識和管理水平，掌握現代信息知識和技能，可以更好地管理和使用金融財務檔案。在以財務檔案管理為核心內容的信息化建設過程中，財務檔案在傳輸、存儲和利用方面更加以依賴信息化技術手段，金融電子檔案信息的分類管理是通過計算機設備實現的，這可以顯著提高公共機構財務檔案管理的有效性，這不僅是為了應對國家的低碳辦公，也是為了促進事業單位內部財務檔案管理的提質增效高速發展。在財務檔案管理邁向信息化技術和現代化建設的過程中，我們不能簡單將財務檔案管理理解為利用現代辦公和操作，而是同時需要每個檔案管理者的積極參與。在金融財務檔案的使用上，利用計算機技術手段對會計原始資料進行數字化加工，通過互聯網還可以實施在線查詢、光盤遠程檢索等服務，也可通過電子郵件方式進行金融財務檔案信息咨詢，從而使財務檔案信息的利用空間不斷擴延。

（三）健全完善的事業單位財務檔案管理制度。嚴格制定和實施財務檔案管理崗位責任制和工作流程，是確保財務檔案管理高效、有序的重要環節。在實際工作中，公共機構應重視財務檔案管理工作的崗位責任制和工作流程等相關的制度建設，如對財務檔案的歸檔、立卷、保存、查閱、嚴防毀損和丟失等。建立健全財務檔案管理體制和各項規章制度，落實崗位責任制，進一步提高財務檔案管理人員自覺遵守法律法規和會計工作原則的意識，必須堅持有規可依、有規必依、執規必嚴、違規必究的管理原則。2016年1月《會計檔案管理辦法》的實施，對財務檔案管理的要求更加規范、嚴格、細致。同時，應加強對金融檔案管理信息失真的處罰力度，提高因金融檔案管理信息失真造成的違法成本，對那些在財務檔案管理過程中，沒有嚴格遵守管理流程和相關制度，導致財務信息失真而造成損失，追究當事人的法律責任，杜絕財務檔案管理信息失真問題，保護會計信息相關使用者的利益。

三、結語

綜上所述，新形勢下事業單位財務檔案管理工作的重要性不言而喻，財務檔案規范化管理和水平的提升，應從檔案管理人員、管理模式、信息化平臺建設及安全性等方面入手，充分利用網絡信息化的科學技術，促進財務檔案管理的升級優化。建立健全的財務檔案管理制度，提升檔案管理人員的工作積極性和責任感，真正發揮財務檔案在事業單位行政管理、科研和后勤服務工作中的重要作用，為事業單位領導管理決策提供科學的依據，從而推動事業單位各項事業的可持續健康發展。