新醫改背景下醫院檔案管理的改進措施與完善思路

文/秦皇島市婦幼保健院 郭攀

醫院檔案的科學性、可靠性、安全性，對醫院開展各項工作都具有重要的參考作用，不僅包含了患者的個人信息，還包含了醫院發展的各項記錄，因此保證檔案記錄的準確性和管理的規范性十分重要。新醫改背景下的醫院檔案管理朝著規范化、信息化和高效化方向發展，積極探索新醫改背景下醫院檔案管理的改進與完善思路，對檔案管理工作具有重大意義。

一、醫院檔案管理的意義

醫院的檔案管理不是獨立存在的，對醫院開展工作具有重要意義，醫療服務、后勤安排工作都具有重要參考價值。大數據技術發展下，電子信息大數據紙質化對照已經逐步代替醫院手工病例填制，醫療工作的開展擺脫了繁復的手寫報告，通過計算機對病人進行周期性觀察，節省了醫療工作人員的大量工作時間，加強了醫院以醫療為中心的工作重心。檔案管理提高了病人信息的傳輸速度，病人實時網上掛號提高了醫院的工作效率，醫院內部提高了病人信息傳播速度，實現了實時管理模式，推動了醫院內部的信息共享。通過建立檔案信息庫，實現了病人信息的無紙化管理，通過對病人信息的調查、采集、歸納、整理，提高了信息傳播效率，降低了運行成本。

二、醫院檔案管理的現狀

（一）缺乏完善的檔案管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是很多醫院檔案管理中存在的短板。查閱檔案沒有明確規定查閱手續，導致檔案管理中的監管缺位，泄露醫院管理信息和病人個人信息，造成醫院和患者的損失。還存在醫院檔案管理工作中職責分配不明確的現象，導致檔案管理主體缺位，很多醫院的檔案管理是由多個部門共同組成，部門之間缺乏整合協作，檔案歸檔不及時、檔案記錄不準確，導致檔案管理工作效率低下。部分醫院采取人工記錄方式進行檔案錄入工作，紙質的封存形式導致檔案保管難度加大，同時降低了檔案的查閱和利用效率。

（二）工作人員專業素質有待提高。很多醫院由于歷史原因造成檔案管理工作長期不規范的現象，在傳統管理理念的影響下，很多醫院缺乏專業的檔案管理人員，導致檔案管理工作具有一定漏洞。首先，對于目前在職的檔案管理工作人員而言，存在部分從事檔案工作之前就不具備相應專業知識的現象，在進行檔案管理工作的過程中，醫院缺乏對其系統的職業技能培訓，所以開展工作會遇到很多實際困難，嚴重影響了檔案信息采集工作的準確性，導致醫院檔案失去利用的可靠性。其次，還存在工作人員對于本職工作重要性認識不到位的現象，缺乏對于工作的責任心和使命感，沒有對本職工作的相應規劃，也缺乏提高工作技能的學習精神，做不到及時更新專業知識，與時俱進學習現代化技術。

（三）檔案管理資金投入不足。檔案管理要實現現代化、科學化的管理體系，需要一定資金支持，但是在醫院運行管理的過程中，對檔案管理工作投入的不足，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展和落實。首先，無法引進現代化的辦公設備，就無法實現建立在計算機技術基礎上的信息化處理，影響檔案工作落實的效率。其次，檔案管理工作對環境具有一定要求，紙質檔案的保存需要一定的物理空間進行存放，同時對于溫度、濕度、防水等都具有一定要求，所以構建完善的檔案管理環境對于檔案保存的完整性具有重要作用。最后，資金投入是人才引進的保障之一，沒有足夠的資金投入，無法建立完善的人才培養體系，缺乏專業人才就相當于缺乏發展的內在動力，不利于檔案管理工作的長遠發展。

三、新醫改背景下醫院檔案管理的改進與完善方向

新醫改背景下醫院檔案管理的改進與完善首先要堅持加強信息安全保障的原則，在檔案管理過程中要注意采取內網的形式保障檔案信息的保密性，借助無線網卡物理地址過濾等技術手段形成具有封閉性的檔案獨立系統，明確訪問權限，對未經授權用戶的介入進行阻止，保障檔案信息的不被泄露。其次要堅持檔案文檔一體化管理原則，加強內部檔案管理的控制，將主系統檔案管理改進思路和附加管理制度改善思路相結合，形成檔案文檔一體化管理。最后要堅持電子文檔和紙質文檔并存原則，傳統的檔案登記都是采取人工記錄的形式，為了保證檔案的原始性，在檔案管理信息化發展的過程中，要堅持數字檔案和紙質檔案并存的原則，以保證檔案管理忠實原始記錄，提高檔案利用的可靠性。

四、新醫改背景下醫院檔案管理的改進與完善思路

（一）完善檔案管理制度。新醫改背景下醫院檔案管理的改進與完善必須明確建立檔案管理制度，明確檔案管理的主體責任，設立檔案管理責任人，明確檔案歸檔范圍，規范檔案管理措施，做好檔案的收集和整理工作，通過電子備份、掃描錄入的方式形成圖文并存的完整檔案錄入內容，并根據科學、固定的編排原則編制目錄索引，充分利用聚類分析、數據挖掘等手段將檔案資源進行數據化管理，利用大數據信息技術構建檔案分揀系統，形成現代化管理的完整檔案管理鏈條，在完善責任主體的工作職責的前提下，做好檔案管理的監督工作，通過對責任主體的考核，加強檔案管理工作的責任意識，通過完善的檔案管理制度，推動新醫改背景下醫院檔案管理的改進和完善。

（二）加強管理部門交流。醫院檔案管理很多時候是由多個部門共同開展工作，例如病例檔案部門、設備檔案部門等，部門間缺乏合作會嚴重影響檔案管理工作的有效性，因此加強部門之間的溝通交流，可以及時解決檔案管理中出現的問題，是檔案管理工作正常運行的重要保障。部門之間要明確檔案采集、錄入、整理、歸檔的管理原則，積極執行醫院設立的檔案管理制度，通過相互積極配合，共同完成檔案管理工作。

（三）提高管理人員素質。檔案管理工作不僅涉及諸多專業的檔案知識，還要求檔案管理人員具備強烈的責任心和與時俱進的信息化管理技術，因此醫院在開展檔案管理工作中，要重視人才的培養，不斷加強檔案管理人員專業知識的培訓，還要結合職業道德培訓加強工作人員的責任意識，更重要的是對其進行現代化信息技術的培訓，為醫院檔案工作的現代化建設提供強大助力。

（四）加強信息化安全管理。檔案管理的操作不規范，會導致檔案的丟失、利用效率低等問題，因此在加強檔案管理工作改進和完善的過程中，要加強規范操作，制定科學合理的操作流程，加強信息化檔案管理的安全性。安裝專業的防黑防毒軟件，定期對管理系統進行升級，提高檔案系統穩定性，進行檔案異地備份，檔案管理、借閱設置訪問權限，通過多種技術手段，保障檔案信息化過程中的信息安全工作。

（五）加強雙向性約束。檔案管理作為醫院管理的基本內容之一，在進行改進完善的過程中要注意通過醫院員工工作內容及領導約束制度相結合的方式進行雙向性約束，將醫院員工作為檔案管理制度中的主要約束對象和執行者，領導作為管理工作中的引導者和管理者，通過雙向約束加強檔案管理執行效果的有效性。

（六）加大管理資金投入。醫院在綜合管理的過程中要重視檔案管理工作中的資金投入，對計算機等管理設備及時進行更新維護，為檔案管理工作提供基礎的硬件保證，同時對于管理軟件要及時更新，加強檔案管理系統的建設，完善檔案管理的軟件建設。還要加大人才培養的資金投入，完善人才培養機制，定期開展人才培訓工作，建立具有強烈責任意識、扎實技術水平的高素質檔案管理隊伍。

五、結語

檔案管理工作作為醫院管理工作中的基本內容，對醫院的長遠發展具有重要意義，因此為了更好地適應醫療改革的發展，促進醫院檔案管理的規范性、科學性迫在眉睫，明確檔案管理的重要意義，重視檔案管理工作，通過不斷完善管理制度、明確管理流程，提高管理人員的綜合素質，在保證檔案信息安全的前提下，加快醫院檔案管理工作的現代化建設，為醫院的發展提供重要保障。