論高校檔案管理工作中的共同體構建

文/長安大學 藏萌

自從習近平主席在瑞士日內瓦提出了“構建人類命運共同體”的論述之后，“共同體”的概念就成為了一個流行跨界使用的概念。在檔案學術發展中，早早就有專家引入共同體的發展研究，進而探索檔案學的學術共同體。高校作為檔案工作一個主要的陣地，具有鮮明的共同體特征。高校存在較為穩定的群體（教師、學生、校友等等），和外界比相對獨立，管理方式自成體系。檔案管理工作作為高校基礎工作的一個分支，其過程則是一個動態的發展過程，需要多方參與，因此，檔案管理共同體有些類似于治理共同體，但卻未涉及治理共同體中的“權利歸屬”，共同體之間的關系更加平等，是一個協同參與共同體。高校用共同體的特點和方式來促進檔案工作發展具有得天獨厚的優勢。

一、高校檔案共同體

（一）共同體的定義。是指社會中存在的、基于主觀上和客觀上的共同特征（這些共同特征包括種族、觀念、地位、遭遇、任務、身份等）而組成的各種層次的團體、組織，既包括小規模的社區自發組織，也可指更高層次上的政治組織，還可指國家和民族這一最高層次的總體。筆者對之前檔案研究中所涉及的共同體進行了梳理，對檔案共同體作出如下定義：檔案共同體是指在檔案互動的基礎上，所有在檔案工作基礎上組織起來的群體，共同參與檔案工作，其成員之間具有共同的價值認同和處理方式，共同的利益和需求，以及強烈的認同意識。

（二）高校檔案共同體。高校檔案共同體具有以下幾個鮮明的特征：一是動態性。動態性體現在檔案的更新過程是一個動態的過程。首先每年一定數量的檔案收集、檔案入庫、檔案信息的添加，都體現了檔案的動態增補過程，因此牽涉的群體活動則體現為動態；其次檔案的挖掘、利用過程也是一個動態的過程，需要有查閱和提供查閱的完整互動才能實現，這種互動也是動態的；最后檔案管理的人員存在更迭和替換，也是一種動態發展的過程。二是協作性。高校檔案共同體是一個全員協同參與的管理體系。看似是高校檔案管理部門的單向工作，實際上是高校范圍內所有成員的集體參與，是一個復合的共同體。全校師生員工在檔案管理過程中是不同檔案角色、互相協作完成檔案工作。有的是主要參與群體，有的是邊緣參與群體，但需要共同協作，且不同成員的角色在特定情況下會實現身份轉變，比如所有成員都可以成為檔案利用者，也都可以成為檔案收集者。三是穩定性。體現在高校檔案共同體的成員組成的穩定性和工作內容的穩定性。成員的穩定性是指參與高校檔案工作的群體即為高校內部群體，具有共同的身份特質，工作內容的穩定性則是指高校檔案管理內容的穩定性。

二、高校檔案共同體的理念訴求

高校檔案共同體作為高校眾多共同體中的一個群體，其成員具有共同的“共同體意識”，這種意識帶有明顯的檔案色彩，其理念訴求體現在以下幾個方面：

（一）檔案意識和檔案觀念的統一性。高校檔案工作不同于其他組織群體的檔案工作，在整個黨的建設中具有特殊地位和作用。雖然高校檔案共同體的檔案意識和檔案觀念來源于組織本身和成員個人檔案的檔案需求，但是，高校地位的特殊性決定了其共同體的檔案意識和檔案觀念都是有鮮明的政治色彩的，要符合社會主義核心價值觀，符合黨與國家的根本利益，有明確的政治方向。可以將檔案意識理解為對檔案的認識和態度問題，區分什么可以稱之為檔案，同時將檔案觀念理解為處理檔案的方式和方法，怎樣付諸實踐。在高校共同體的理念訴求下，檔案意識和檔案觀念在政治方向上是牢固統一的，這為高校檔案工作的發展指明了正確的道路。

（二）校園文化和檔案文化的結合性。高校檔案資料和歷史發展的本身就具有鮮明的檔案文化，由于其是在高校特定的范圍內產生的，反映了高校教學科研、生產服務的各個方面，因此又浸透著濃厚的校園文化。一所高校的發展歷史越是源遠流長，其校園文化越是豐富多彩。而校園文化多年來的歷史積淀正是通過檔案資料的代代相傳才形成的。作為高校檔案共同體，不僅僅是參與檔案工作的復合共同體，更是校園文化的情感共同體和“身份意義”共同體。每個成員都是學校發展歷史的見證者，是檔案文化的傳播者，也都處在校園文化的熏陶之中，都被校園文化所感染，情感上具有共同的歸屬感。檔案文化和校園文化的結合性使每個成員處在這樣的共同體文化氛圍里面，可以培育出一種自然生長的“共享愿景”：愿學校發展更好，更團結，更溫暖的愿景。這樣的發展背景，可以變成助力高校檔案工作發展的文化軟實力。

（三）檔案服務的貫穿性。高校檔案共同體的各個成員間的有效互動和交流實際上是通過檔案服務進行的，檔案工作中最體現價值的環節就是檔案利用，檔案利用就是通過檔案服務來實現的。傳統的檔案服務是需要面對面的進行，使檔案利用者完成對檔案資料的獲取，而隨著信息技術的進一步發展，現代化的檔案服務從線下延伸到了線上，又演變成為了線上線下有機結合的服務模式。這使共同體各個成員都能夠更加有效的參與檔案活動，不僅僅服務效率得到提高，服務的精準度、精細度都得到了提升，空間上距離較遠的成員也能享受到便捷的檔案服務，將共同體成員分布的廣度大范圍拓展。同時，共同體成員通過高效的檔案服務，不僅能夠對自己的身份（教師、學生、校友等）更加認同，也體會到檔案的重要性。而不同成員的不同需求則會促使高校檔案服務朝個性化、多元化發展，極大地豐富了檔案工作的多樣性。檔案服務的貫穿始終，成為了共同體成員之間聯系交流的有效串聯。

三、構建高校檔案共同體的策略

（一）推進管理系統改革。構建高校檔案共同體，需要從管理層面來努力。檔案的管理系統決定了整個共同體成員能否有效參與。整體性思維要求各個共同體成員增強對常見問題的共同理解，跨越文化障礙，促進相互之間更有效合作，才能獲得整體利益最大化。缺乏有效的管理體系的制度，高校檔案工作就會變得散漫、無章法，每一個環節都無法高效完成，共同體成員也無法有效的獲得自身利益，其之間的服務交往也被割裂、破壞，無法形成統一的力量去參與檔案工作。而推動檔案工作不斷優化進步的力量正是來源于共同體成員的努力。共同體成員的利益訴求、檔案意識和觀念、文化認知則決定了檔案工作的方向。因此，構建高校檔案共同體，需要推進管理系統的改革，使之更加科學、完善、有效，能夠充分規范和引導共同體成員的行為，建立檔案工作的完整體系，實現檔案工作的正常運轉。

（二）搭建實踐平臺。檔案共同體是以檔案工作為核心形成的，而檔案工作種類多，共同體的有效參與需要特定的平臺和載體。在高校范圍內，平臺的搭建首先需要校級領導層的政策支持和資金導向，其次檔案管理部門需要創新檔案工作形式，提供多種的參與方式，讓共同體成員能夠或多或少、或深或淺接觸、參與檔案工作。要把優秀的檔案資源深度整合進行提煉加工，推出檔案編研的成果，加大宣傳力度，將檔案部門的資源優勢、專家學者的專業優勢和現代傳媒的傳播優勢結合起來，使共同體的實踐平臺更加多層次。例如在共同體成員中，大學生群體是整個檔案工作的邊緣性參與人群。可以和新媒體結合，在手機APP上發起各種檔案相關的參與性活動，競猜、比賽、展覽等，更新學生群體對傳統檔案的理解，變被動的信息接受者為主動的信息提供者、記錄者、傳播者，從而形成分工明確、有機統一的檔案共同體。

（三）運用大數據思維。現代互聯網科技的發展速度，能夠處理海量的信息數據，并能有效利用，這種大數據思維在構建檔案共同體中也是必不可少的。首先，大數據技術通過互聯網能夠對不同類型的檔案信息資源進行劃分、歸類，實現檔案資源本身的信息存儲，而類型越多的檔案資源，則構成了越來越豐富的檔案信息，使得參與檔案工作的群體和成員越來越多，這為構建檔案共同體提供了良好的基礎；其次，運用大數據技術本身也可以對共同體的成員進行數據記錄，分析其行為特點和感興趣的檔案信息，對其的檔案訴求進行總結和分析，更有效的提供檔案服務，使檔案共同體中出現若干個“小型共同體”，促進整個檔案共同體的協調發展，最終推動檔案工作的不斷進步。