淺談科研單位文書檔案信息資源的收集與開發

文/核工業西南物理研究院 程婷

文書檔案是行政管理事務活動中產生的，由文書轉化而來的那一部分檔案。對于科研院所而言，在科研工作當中會產生大量有關科研生產經營內容的文件，本文且將這一部分文件歸檔后形成的檔案定義為科研文書檔案。文書檔案主要起到信息上傳下達、歷史憑證、“資政”管理等作用，在檔案管理中，科研文書檔案往往被認為信息含量少、信息碎片化，其內部隱性價值往往被檔案人員忽略，具利用性的信息被淹沒掉，若對這一部分科研檔案加以收集整理，對潛在內容深入挖掘，將會大大豐富單位的科研檔案資源，為科研生產經營實踐提供參考和服務。

一、文書檔案科研類信息資源收集與開發的重要意義

科研檔案信息資源收集與開發就是對科研實驗及工程等方面的信息集中進行整理、加工，將其中有價值、適應本單位發展需要的信息最大限度地挖掘出來，為科研生產服務。隨著科研院所承擔項目的增多，生產經營的多元化，科研文書檔案的種類和數量也日益龐雜起來，如何有效開發利用這些文檔信息，直接服務于實踐，是值得探討的一個重要研究方向。

（一）收集開發科研類文書檔案資源，有利于轉化為新的生產力。由于文書檔案具有即時性、事務性等特點，梳理及開發科研文書檔案能夠客觀反映一段時期內該單位重點項目的啟動、進程和完結完整的生命周期，生產經營情況，科研成果形成，新技術、新的研究經驗和方法記錄。作為科學技術信息的一種存在形式，科研檔案信息能為科研工作者提供參考，直接轉化為生產力。同時科研項目大事記、科研類會議紀要等也作為一種歷史憑證，豐富了單位的信息資源。

（二）收集開發科研類文書檔案資源，有利于實現科技信息的傳播，實現科研資源共享。由于科研院所的科技文書檔案源頭多、數量大、比較分散，檔案人員如根據用戶需要，對此類文件分門別類進行收集整理，把文書檔案形式轉化為另一種新的載體形式加以存儲，使檔案內容信息更為濃縮優質，具有體系（如編研成科研項目大事記、科研信息摘要、科研成果匯編等），這樣既方便了用戶查閱，同時又有利于科研知識及經驗成果的傳播，展示了單位整體科研實力。

（三）收集開發科研類文書檔案資源，有利于增強科技競爭力。科研院所要謀求發展和科技進步，在競爭激烈的今天，擁有信息資源的多少一定程度上決定了該單位的競爭力。充分利用科技信息資源，并使其盡快轉化為科研生產力應用于研究及生產中，科研檔案的開發實際上就是對已有的生產技術和生產知識的轉化與應用，更有力地促進科技創新、科研交流。

二、實際工作中存在的共性問題

（一）實際工作中的文書檔案來源大致以上級部門下發、單位內部制發的文件為主。對科研單位而言，科研文書檔案呈數量大、源頭多，保管較分散等特點。在信息化辦公環境下，電子檔案和紙質檔案的“雙套制”管理，又不免出現遺漏、雜亂問題。普遍意義上來講，大多數單位的檔案工作還處于管理較粗放的狀態，在文件形成至移交檔案的進程中收集范圍被泛化，歸檔時間長，致使收集往往處于無序狀態，沒有經過初次的提煉篩選。文檔的重復性、無序性，無法保證科研信息的系統和準確。未充分考慮到使用者對檔案的實際需求，直接造成檔案收集與利用的脫節。科研檔案收集歸類缺少針對性，一定程度上影響了對檔案的利用價值。

（二）缺乏成熟規范的檔案收集開發流程。大多數科研單位在檔案管理業務上，對文件歸檔、整理、查閱利用環節有較完善的管理制度，但專門針對科研檔案文件的制度還比較欠缺，特別是大量電子文件的出現，檔案內容形式增多，載體變化，對它的來源、分類、歸檔方式缺乏統一規范的管理，只有疏通了科研類文件的收集渠道，才能從源頭上確保歸檔科研文件的質量。

（三）對科研檔案信息開發量小，形式較單一，缺乏系統性和針對性。在文書檔案工作中，對其中科研項目類的檔案開發還處于初級階段，基本上以紙質檔案為載體，以主要承擔科研項目的部門文件為對象，對科研材料進行歸納整理，往往都是內容簡單，事件或數據的簡單羅列，大多停留在集中材料層面上。編研后的成品缺乏實用性和針對性，對科研文書檔案深層次信息挖掘不足。隨著信息化的快速發展，檔案信息系統開發跟不上實際需要，現代化信息資源庫的建設不夠，管理分散，信息時代信息資源共享開發不足。現在檔案信息管理系統大多以檔案統計，查詢為出發點，提供給科研工作者服務，而很少考慮到這些信息的真正價值，缺乏對企業內部需求的調研。信息量的增大導致信息混雜，影響到信息質量，科研人員面對這龐大的信息，無所適從，效率降低，難以快速獲取想要的有用信息。

（四）對文書檔案的編研意識不夠，編研工作滯后，編研產品較少，內容形式單一。檔案人員對文書類檔案編研重視不夠，認為把檔案保管好、收集好，用的時候能查閱到就是完成了任務，不愿再去多花精力進行再創造、再加工。檔案業務受管理、人員配備等因素局限，能直接參與的科研生產活動較少，未能在實踐中對科研檔案的收集進行及時的干預和熟知，絕大部分收集開發工作都是在項目研制、生產結束，所有文件歸檔后進行的，加之與科研人員交流較少，深入挖掘檔案信息的內在價值和潛在作用能力不夠。檔案服務意識較薄弱，大多數時候處于被動服務，且服務的手段單一。科研部門和科研人員的配合不夠，缺乏檔案意識，在形成科研文書檔案的時候移交材料信息存在不完整、不準確現象，直接影響科研檔案的最終質量。

三、實現科研類文書檔案信息收集開發的有效途徑

對于文書檔案管理人員來說，針對科研主題的文書，既要在大量的檔案資料中過濾出有價值的信息，同時又要降低獲取相應信息的成本，才能使文書檔案的信息資源真正為我院科研管理經營所用，也為檔案服務帶來新的角度和技術。筆者認為可以從檔案前端控制、檔案編研體系建設、檔案服務形式轉變、技術手段創新四個方面去完善科研類文書檔案的收集與綜合開發利用。

（一）抓好檔案前端控制，豐富內容提供源頭。在傳統的檔案工作中，檔案部門對科研檔案收集歸檔大多停留在“后科研”“后生產”階段，未能在第一時間即時參與檔案材料的收集，致使后續檔案編研缺乏針對性與實踐性。在檔案形成階段，檔案人員根據科研生產的進度和具體情況，與科研人員和文書人員積極配合交流，保證歸檔材料內容準確，格式統一，附件完整；除了科研文書檔案最終定本，形成過程中的相關審核、領導批示、數次稿件修改都應一并歸檔，這是對文檔信息的重要補充和完善，也是信息開發提煉的重要來源之一。對文件的管理轉向對文件形成過程的環節嚴格把控，形成一個有機的整體系統。

（二）優化編研體系，重視科研類文書檔案的再加工。科研檔案中所包含的信息可分為“現實信息”和“潛在信息”，已形成的正式文件及所含主題內容為現實信息，而對科研信息的開發是對其潛在信息加以挖掘、加工，形成新的信息產品。將科研文書檔案作為項目開發中重要的信息資源，才引起對這一部分檔案編研的重視。因此，檔案人員應有意識地引導科研人員對檔案信息的興趣和關注，針對性地發布檔案信息。通過深入對這一部分科研檔案的分類整理，按時間節點、項目發展、部門類別分類，可以清楚反映某一段時期，某一科研項目的側重點。

（三）在服務形式上從被動管理向主動開發轉變。檔案部門不僅是檔案材料保管中心，更應該成為信息服務中心、成果交流中心。開展有針對性的檔案咨詢服務。在調研分析本單位科研主流趨勢和利用者需求的基礎上，主動提供檔案信息，通過推廣、咨詢等活動幫助科研工作者解決實際問題，引導、激發利用者對檔案信息的需求。如在項目立項時，及時提供與項目研制相關的資料（對該項目的要求、相關政策等）；項目研制過程中，開發相關的科研檔案信息；投產后，對相關質量控制，產品經營類的管理性文件進行梳理；遇到技術問題時候，可以在已形成的科研檔案中理清思路，找到合適的解決辦法和方案。開發信息再生產品，需要發揮檔案編研人員敏銳的眼光，創新性思維。根據社會發展趨勢和本單位科技工作現狀，有效預測用戶的需求。

（四）加大設備投入是科研類檔案信息收集開發的技術基礎。隨著信息技術的發展，電子文件逐漸成為檔案管理的主要載體，實現檔案管理的提前介入成為現實，對檔案信息的收集開發也從實體文件逐漸前移到文件準備、形成、流轉過程中去，將電子文件整個生命周期合成一個系統的有機整體。加強信息交流的平臺建設，在網絡環境下，科研企業信息化平臺呈現多樣化態勢，檔案部門可以建立以項目或課題為中心的技術、政策、經驗實時交流平臺，檔案管理者向科研工作者提供更新所需科研檔案信息；反之，一線科研生產者及時將科研工作中的補充信息、技術解決方案，政策解讀分享交流，這樣兩方的互動有利于促進科研檔案的開發力度。

（五）在收集開發科研檔案信息的同時妥善處理好知識產權和信息保密工作。收集開發科研檔案的目的就是為了信息共享，實現檔案信息資源的廣泛利用，而知識產權保護和信息保密與資源共享又存在一定的矛盾。由于科研文書檔案專業性強、涉及范圍廣，特別是軍工企業，多數文書檔案具有內部性，某些特殊的文件更需要嚴格保密。在編研工作中，如何合理界定和使用科研文書檔案是檔案編研人員需要思考的問題。這要求在保證收集的文檔材料可公開的條件下，一方面要采取對內對外有所區別的編研方式，正確劃分檔案開放與利用的范圍，積極主動地開發科研信息資源。另一方面必須妥善處理好知識產權歸屬，尊重信息成果持有者的使用權、處理權和所有權；準確鑒定檔案的保密程度和保密期限，做好文件解密脫密等工作，最大限度地進行信息的開發，充分發揮科技檔案的作用。