加強辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路

文/秦皇島市廉政教育培訓(xùn)中心 孟洋

檔案管理信息化極大地提高了工作效率和查閱信息的準(zhǔn)確率，減免了因人為因素造成的誤差，因此它是非常值得推廣的工作辦法。然而，由于加入了信息技術(shù)，工作人員的專業(yè)素養(yǎng)也必須及時跟上，要熟練各種管理系統(tǒng)的操作，也要掌握有關(guān)檔案的多種電腦操作，在熟練的基礎(chǔ)上力求更快，以良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)面對工作挑戰(zhàn)。員工也要積極創(chuàng)新，管理部門更要帶頭創(chuàng)新，摒棄老舊條規(guī)。這樣部門的綜合能力會有顯著提高。

一、信息化時代檔案管理工作概述

（一）檔案管理信息化的概念。檔案管理信息化是指將信息技術(shù)應(yīng)用到接受、采集、保存檔案信息的管理過程中去，并提供檔案信息資源的利用服務(wù)。總的來說，就是從傳統(tǒng)的實物記錄存檔轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化和數(shù)字化管理。這種管理工作必須在檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一組織和規(guī)劃下進行。

（二）檔案管理信息化的特點。檔案管理信息化有三個主要特點：（1）它的工作步驟一定要遵守由上級部門和國家機構(gòu)建立的法律法規(guī)和各項條例。（2）檔案管理信息化的工作內(nèi)容主要是將傳統(tǒng)方式記載的文件存檔轉(zhuǎn)化成電子版的文件檔案，信息化時代，其明顯的特點就是各個政府機構(gòu)、學(xué)校和企業(yè)的實物存檔變成電子版檔案。（3）檔案管理信息化比傳統(tǒng)檔案管理模式更具強大優(yōu)勢，易于保存和調(diào)用，使工作更方便。

（三）檔案信息化管理建設(shè)的任務(wù)。檔案信息化建設(shè)的任務(wù)就是將現(xiàn)代信息技術(shù)作為主題方法，對信息資源進行管理和開發(fā)。信息化管理部門為工作人員規(guī)劃相關(guān)的信息管理工作，通過工作提高他們的信息處理技能，提高工作效率，這是管理信息檔案的必須載體。

（四）檔案信息化管理建設(shè)的內(nèi)容。1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。先進的軟件與硬件設(shè)備可以讓檔案信息化管理更完美地完成，減少了因為硬件和軟件本身問題給管理工作帶來的困擾，最終能完成建設(shè)國家級統(tǒng)一檔案管理信息平臺的終極目標(biāo)。要實現(xiàn)這個目標(biāo)，硬件和軟件的基礎(chǔ)設(shè)備必須兩手抓，同等重視。2.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。建設(shè)一個行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)對于行業(yè)發(fā)展是非常必要的。檔案信息化管理需要一個科學(xué)合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使工作遵守規(guī)范，這個標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)中國現(xiàn)在的行業(yè)實情和現(xiàn)有狀況來制定，所以每個部門都要努力調(diào)查自己的實際情況，將結(jié)果結(jié)合，最終制定出行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案信息資源建設(shè)。建立完全的檔案信息資源是完成檔案信息化管理的必要前提。這個資源來自于各個部門的數(shù)據(jù)庫、國家數(shù)字檔案庫和公共信息資源庫，這些資源必須結(jié)合統(tǒng)一，才能保證資源正確。從此而來的檔案信息資源會成為信息資源建設(shè)的強大基礎(chǔ)。4.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。檔案信息化管理的流程建設(shè)需要以專業(yè)技能為基礎(chǔ)，如果技術(shù)不過硬就不能很好地完成信息管理建設(shè)。而高端技術(shù)是由正確的應(yīng)用系統(tǒng)支持的，應(yīng)用系統(tǒng)要有簡潔的界面和強大的功能，并且能兼容多個電腦系統(tǒng)，滿足工作中的需求，盡量智能化。5.人才隊伍建設(shè)。檔案管理信息化需要大量專業(yè)現(xiàn)代信息技術(shù)人才，專業(yè)的人才對團隊任務(wù)的完成有顯著幫助，所以培訓(xùn)鍛煉一批專業(yè)技術(shù)人才是目前的當(dāng)務(wù)之急，一支具有優(yōu)秀能力和高度團隊配合的隊伍，會讓信息管理工作如虎添翼。培訓(xùn)人才，首先要有一個培訓(xùn)規(guī)劃，對每一個環(huán)節(jié)的工作人員進行特殊培訓(xùn)，還要對所有成員進行計算機相關(guān)的信息培訓(xùn)，因為掌握計算機技術(shù)是必需的。這樣，整個團隊的信息技術(shù)化水平會有所提高。

二、信息化時代檔案管理創(chuàng)新的對策

（一）創(chuàng)新思想觀念。傳統(tǒng)觀念總會有老舊的情況，會跟不上時代需求，因此及時創(chuàng)新檔案管理信息化的理念，會對工作產(chǎn)生積極的影響。我們需要以重視檔案的收集價值為基礎(chǔ)，提高實用的價值，在現(xiàn)在這個信息高速發(fā)展的社會，檔案管理人員必須擁有開放的思路和創(chuàng)新想法，時刻更新管理條例。

（二）創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)。建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺，摒棄手工編輯存檔不方便查閱調(diào)取的缺點，使查閱文件更加快捷，不必安排過多工作人員，節(jié)省了人才資源和大量財力物力，提高了工作效率。可以實現(xiàn)隨時隨地查閱文件、上傳文件。

（三）加強檔案資料的保密工作。由于檔案管理信息化運用了信息技術(shù)，不僅有信息技術(shù)帶來的便利，也帶來了現(xiàn)代信息技術(shù)的安全隱患，電子文檔很容易被黑客或病毒攻擊，造成數(shù)據(jù)丟失和泄露，所以要對保密工作加強重視。

三、結(jié)語

我國企業(yè)和事業(yè)單位都離不開檔案管理，因此檔案管理方法必須與時俱進，即將傳統(tǒng)紙質(zhì)記載檔案轉(zhuǎn)化成信息時代的電子版檔案，然后依照網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建全國一體化的檔案信息平臺，使得文檔的上傳、保存、查詢都更方便快捷。新時代的檔案管理工作需要創(chuàng)新精神，更需要專業(yè)技能和職業(yè)精神的支持。