辦公室檔案管理規(guī)范化分析

文/河北體育學(xué)院 李唐華

對于一個(gè)單位而言，辦公室檔案管理規(guī)范化程度的高低直接影響著單位整體發(fā)展的穩(wěn)定性與長久性。檔案是一個(gè)單位從誕生到成長再到發(fā)展的重要見證者，也是單位重大歷史事件的重要承載者，因此，必須要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并認(rèn)識到檔案內(nèi)容的重要價(jià)值。

一、辦公室檔案管理工作的具體內(nèi)容

（一）立卷歸檔是辦公室檔案管理工作的核心任務(wù)。在實(shí)際檔案管理工作當(dāng)中，檔案的立卷歸檔是最為核心和基礎(chǔ)的任務(wù)之一。如果一個(gè)單位的辦公室檔案歸檔毫無章法，必然會影響到辦公室檔案的實(shí)用價(jià)值，而且也會對檔案的檢索工作造成非常大的困難。關(guān)于辦公室檔案管理工作中的立卷歸檔任務(wù)，筆者建議相關(guān)工作人員必須要處理好以下幾點(diǎn)具體內(nèi)容：（1）在立卷歸檔時(shí)，必須要明確重點(diǎn)，要進(jìn)行科學(xué)合理的分工。此外，一定要標(biāo)識清楚具體資料和文件的區(qū)別，要堅(jiān)持具體問題具體分析的原則。（2）檔案工作人員要做到清楚掌握立卷歸檔文件的時(shí)間性，確保所有立卷歸檔的文件都是已經(jīng)達(dá)成現(xiàn)階段任務(wù)的文件。（3）檔案工作人員必須要做好立卷歸檔的整體維護(hù)工作。在實(shí)際工作當(dāng)中，不僅僅要清楚掌握文件的主次性，更要嚴(yán)格做好立卷歸檔的把控工作，明確禁止不符合歸檔標(biāo)準(zhǔn)的文件歸檔。

（二）做好制發(fā)公文的前提準(zhǔn)備工作。眾所周知，絕大多數(shù)辦公室檔案前身都是公文，因此，只有做好制發(fā)公文這一準(zhǔn)備工作，才能夠有效確保檔案管理工作的高質(zhì)量。關(guān)于制發(fā)公文，筆者建議工作人員必須要做好以下幾點(diǎn)內(nèi)容：（1）工作人員必須要時(shí)刻保持規(guī)范意識，嚴(yán)格按照國家和單位的具體規(guī)定來進(jìn)行制發(fā)，進(jìn)而提高公文的質(zhì)量。（2）工作人員必須要嚴(yán)格簽發(fā)手續(xù)，全面提高公文的準(zhǔn)確性。諸如，關(guān)于制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)、主送單位等等。（3）工作人員在制發(fā)公文時(shí)，一定要確保文字的清晰度，提高公文的保存價(jià)值。

二、提高辦公室檔案管理工作規(guī)范性的重要價(jià)值分析

關(guān)于提高辦公室檔案管理工作規(guī)范性的重要價(jià)值，其具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）提高辦公室檔案管理工作的規(guī)范性，也是提高單位工作的整體品質(zhì)與效率，辦公室檔案管理工作規(guī)范性的提升是單位整體工作規(guī)范性高低的重要體現(xiàn)。（2）檔案是保存歷史和還原真相的最重要載體，辦公室檔案管理工作規(guī)范性得到提高，檔案便可以得到更長久的保存，單位的成長歷史和發(fā)展成就會具有更高的價(jià)值與意義。（3）檔案是單位領(lǐng)導(dǎo)掌握整體發(fā)展情況的重要憑證，辦公室檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范性，有助于領(lǐng)導(dǎo)作出更正確的決策。（4）很長時(shí)間以來，辦公室檔案管理工作并未得到足夠的重視，在實(shí)際管理工作中更是暴露出工作人員責(zé)任感低的問題。提高辦公室檔案管理工作的規(guī)范化也對工作人員提出更高的要求，讓他們的工作得到更多的認(rèn)可與肯定。

三、辦公室檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢分析

（一）依法治檔是辦公室檔案管理工作必須堅(jiān)持的重要原則。眾所周知，伴隨著先進(jìn)技術(shù)的不斷引進(jìn)與應(yīng)用，當(dāng)前辦公室檔案管理工作設(shè)備都實(shí)現(xiàn)了升級換代，隨之而來的必然是檔案管理工作方式的變化。辦公室檔案管理工作必須要將依法治檔作為最重要的原則，積極順應(yīng)全新的發(fā)展形勢，嘗試不同的辦公室檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的靈活性。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用的高效統(tǒng)一。作為辦公室檔案管理人員，必須要認(rèn)識到提高辦公室檔案管理規(guī)范化的最終目的是要更高效地運(yùn)用辦公室檔案。辦公室檔案只有得到應(yīng)用才能夠證明其存在的價(jià)值和意義。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用的高效統(tǒng)一是辦公室檔案管理工作未來發(fā)展的主流方向之一。辦公室檔案管理工作人員不僅僅需要做好檔案資源的搜集、整理與評定工作，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享，更要緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，讓封存在辦公室的檔案資料實(shí)現(xiàn)其本來的價(jià)值與作用，讓檔案內(nèi)容更好地服務(wù)于每一個(gè)人。

四、結(jié)束語

綜上所述，提高辦公室檔案管理工作的規(guī)范化是確保單位可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)與保障。作為辦公室檔案管理人員，必須要高度重視檔案資料的重要價(jià)值，不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理工作的方式，確保辦公室檔案管理工作能夠朝著更良性的方向發(fā)展。