信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創新

文/吉林省第五地質調查所 趙曉敏 徐國棟 都蕾

隨著我國信息科技的不斷發展，辦公室檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會出現管理工作不明確、檔案信息無法提供依據等問題，產生問題的主要原因就在于對檔案管理工作不重視，管理人員沒有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負面的影響。本文主要針對產生的問題進行探究，并且提出了相應的解決措施。

一、目前辦公室檔案管理中存在的問題

信息時代給檔案管理工作帶來了影響，使其不斷地在改革、創新，影響最大的就是能夠借助信息網絡技術對檔案管理工作進行統一化的管理，對傳統的管理模式及理念都進行了創新，提高了檔案管理工作的效率。但是，在實際的發展過程中，還存在著一些問題，在信息時代的影響下，大多數單位在對其進行改革時，總是無法靈活地運用信息技術進行管理，對于管理模式只知道傳統的形式，毫無創新的理念，如果一直以這樣的形式進行檔案管理，在一些建筑類的單位中，就無法滿足單位的發展，對于檔案資源的管理，就只是單一化的管理，無法提供應用與價值。與此同時，還有一些單位對檔案管理工作不夠重視，在單位的發展中沒有對檔案管理工作進行有效的宣傳，無法為其提供有效的依據，在信息化時代的發展中，逐漸地被淘汰。檔案管理人員具有重要的作用，是檔案管理工作中首要的人員，由于檔案管理人員對信息化技術的了解與掌握的知識片面性，仍然習慣性地采用傳統的方法進行管理，管理理念陳舊，最終導致檔案管理不能發揮出作用與價值，效果不夠理想。

二、辦公室檔案管理的改革與創新

（一）創新管理理念。在信息時代的影響下，要想促進檔案管理工作的開展，首先，要對檔案管理理念進行創新，重點培養管理人員，要求管理人員以自身進行創新，促進檔案管理工作的開展。其次，要求檔案管理人員要對檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內容與職責，利用信息技術對檔案管理模式進行優化。最后，在對管理人員進行招聘時，主要以年輕的人員為主，年輕人對信息網絡的了解，對管理理念的掌握，起點比較高，更加有利于日后的培養工作。因此，在信息時代的影響下，需要促進檔案管理工作的開展，對管理理念進行不斷的創新。

（二）創新服務平臺。檔案管理工作在各個領域的發展中都存在著自身的價值，在信息時代的發展中，要與信息技術相結合，能夠為檔案管理工作創建服務平臺，以往的網絡平臺所提供的服務受到了限制，但是在現代化的信息技術發展中對服務平臺進行創新，更加有利于檔案管理工作的開展，能夠對信息資源進行整合，統一化地進行管理。通過對服務平臺進行不斷的創新，更加有利于對檔案信息資源的獲取，可以根據發展的需求結合檔案信息，設計科學合理的方案，提高整體的工作效率。為了使檔案管理工作進一步的發展，可以設置自動化的管理系統，讓辦公室檔案管理工作逐漸發展為智能化、信息化、現代化，促進檔案管理工作的開展，為單位發展提高有效的依據。

（三）提高檔案信息的私密性。在檔案管理工作發展中，促進其智能化、信息化、現代化的形式，也對檔案管理工作進行了優化與創新，但是在實施的過程中，還存在著一些風險，主要是由于信息化的管理是把檔案信息資源存放在了一個虛擬的網絡空間內，如果硬件發生了問題，就會導致資源的丟失。對此，要針對存在的風險問題采取解決的措施，為檔案信息資源提高私密性與安全性。要對檔案管理工作高度重視，加強管理工作，在實際的操作與管理過程中，避免信息遭到破壞或泄露，要提高檔案信息的私密性，做好備份工作，為隱患問題做好防護措施，提高檔案信息的安全性。從而促進檔案管理工作的開展，使其發揮出重要的價值。

三、結語

信息時代，為了對辦公室檔案管理工作進行改革與創新，要對檔案管理工作高度重視，對管理模式與理念進行不斷的創新，使檔案管理工作逐漸地發展為智能化、信息化、現代化，在網絡的管理工作中，要做好防范措施，及時地做好備份工作，避免檔案信息損壞、泄露的現象，為檔案信息管理工作提供安全、私密保障。從而促進各單位辦公室檔案管理工作的開展。