財務檔案信息失真管理與控制要點研究

文/海南醫學院 林祝娥

在財務檔案管理過程中，會計信息失真也比較常見，究其原因主要表現在以下幾個方面：工作人員對財務工作的重要性認識不足，平時工作馬虎不注意財務檔案的細致收集和整理；從業人員的素質較低，不注重業務水平的學習和提高；主管部門的監察力度不夠。財務檔案的真實性十分重要，一份財務檔案是否具有科學性在一定程度上體現在檔案的真實性上，為預防財務檔案信息失真，一定要積極采取管理和控制。一份合理的財務檔案可以保證高校正常運營和接下來的良好發展，可以為工作提供重要信息以及材料基礎。而現如今很多事業單位的財務檔案存在失真現象，內容信息真實性不高，出現問題范圍較廣程度較深，嚴重影響工作進程，帶來很大危害造成嚴重后果，如何控制財務信息失真，提高財務檔案管理質量問題，直接關乎學校自身的發展。在高校財務檔案管理工程中，信息失真將誤導領導層決策和資源的有效合理配置，要及時加以管理分析信息失真原因和問題，制定控制方案并采取相應措施。

一、財務檔案管理信息失真的主要原因

（一）管理層認識不夠深刻。高校財務的整體運營離不開每一位在職員工，而在職員工的行為任務等全部來自于管理層下達，很多高校的管理層忽視財務檔案管理。沒有理解到財務檔案的重要作用和價值，在財務檔案管理方面投入過少資金以及人力，不對管理技術進行革新，疏于管理，導致財務工作質量降低，財務信息檔案質量失去保障，導致財務檔案管理信息失真。認為會計基礎工作就是做好收支賬本和憑證，不重視會計人員的繼續教育，專業知識也不能隨社會發展及時更新，導致單位會計人員不能真正了解會計基礎工作和基礎知識，會計核算的各個環節和會計制度之間存在矛盾。另外，高校管理層對財務檔案管理員工管理松懈，在聘用財務檔案管理人員時過于松懈，讓很多非專業人員擔任這一職位，而且任職期間沒有定時對員工進行培訓，導致財務檔案管理員工認識不到自己工作的重要性，嚴重影響財務檔案管理工作的進行，導致檔案失真。

（二）員工素質水平差異過大，專業素養不過關。企業中的財務檔案管理人員大多出身于會計，近幾年，會計上崗證被取消，考證環節的第一步變成了《會計師初級證書》，這一難度提升直接篩選掉很多專業水平不高的人。可社會對會計師需求量極大，很多企業缺少專業的會計出納人員，這一社會需求又拉動了社會人士考取會計初級證，很多大學專業不對口的學生考取會計證是為了畢業后可以快速找到一份工作，高校財務應聘時卻忽略了應聘人員的專業與高校財務所需職位的對接程度是否吻合的問題。這直接導致高校財務檔案管理人員的專業水平參差不齊，員工對崗位需求了解過少，對于相關專業知識和法律知識理解程度不夠，嚴重影響高校財務檔案管理工作。

（三）高校內部為了利益制造虛假財務信息。為了逃避國家的稅收虛報業績等目的，謀取自己的利益，違反財經制度將虛假的業績資料裝入財務檔案中，制造一個假的賬簿，出現財務數據假賬真算、真賬假算來逃避相關稅收，導致賬實不符。有些單位財務管理混亂，出現收支失控兩本賬等現象，甚至個別領導濫用職權以權謀私，不按照財務單位規定建賬或者財務賬目混亂根本不執行財務制度等，這都直接影響了財務檔案的真實性，也影響了高校財務的正常發展，賬目審核時對不上，高校財務收支不平衡，賬目外還存在一些外部賬款，這些原因都可能導致高校財務檔案失真。

（四）高校對財會工作管理力度不夠。我國對于會計出納工作有著很嚴格明確的法律規定，可很多高校置若罔聞，并不在內部進行監督管理。缺乏管理的工作部分如同敞開的大門，毫無保密性可言。管理層對員工的管理約束也不夠，比如專項檢查，有些領導走馬觀花應付了事并不能深入進去，沒有起到全面的監督檢查和指導的作用。另外有些會計從業員工紀律散漫，工作態度不端正，對財務信息的審核工作不夠重視，耽誤了工作的及時進行，很難保證財務檔案的真實性與科學性，更加影響檔案管理工作，加重問題的后果程度。

二、財務檔案信息的管理和控制要點

（一）提升員工整體素質。工作是由人去完成的，一份工作做得好壞完全取決于員工的工作水平和工作態度。高校財務檔案是由高校會計人員進行管理的，而員工素質和專業知識決定了工作質量，高校管理層應從多方面對員工進行培養，提升員工的專業素養，讓他們為工作盡最大力量，做到更專業地對待工作，完成工作的每一個細節，保證企業財務檔案信息的真實性，提高工作效率。同時加強教育宣傳，適當披露失信違法典型，起到警鐘長鳴，敲響警鐘樹立誠信制度，認識到誠實守信的重要性，認真做好每一份財務工作，建好每一份財務檔案，確保真實性。

（二）對高校內部嚴格管理分工明確，增強高校財務員工的法律意識。一個院校的發展并不全由管理者決定，每一位員工的力量都不容小覷，都會對學校發展帶來不同程度的影響。建立科學的財務管理模式，財務人員和檔案管理人員分工明確責任劃分到位，必須做到科學管理使從業人員具有強烈的責任感和遵守職業道德，使財務人員和檔案管理人員形成相互協作相互監督相互制約的運行機制，以此來保護單位資產的安全性和真實性，使財務檔案經得起歷史的考驗。對于個別高校偷稅漏稅的行為，要嚴格按照國家法律法規處理，加大糾察力度，為財務檔案管理工作排除一切阻礙，保證檔案真實性，時刻做好預防措施。不管是單位從業人員還是單位個別領導的原因導致各種原因造假而造成的損失，一經核實都應按照責任大小承擔相關的民事或者刑事責任，對于出現的違規違法行為要加以嚴厲的警告與懲罰，追究其相關負責人的法律責任，以此達到保護財務檔案的純潔性真實性。

（三）加強檔案管理技術，及時更新發展防控信息失真的方式方法。應用技術是如今企事業單位發展的一大重要突破，技術可以代替人進行工作。如今的科學技術有著更高效、更專業、更精準的特性，實現了機械化智能化電子化。由于高校管理層對財務檔案工作的忽視，導致技術滯留，長期得不到創新，工作進程越拖越慢，嚴重影響檔案管理工作的進行。為了加強財務檔案的管理，避免檔案失真問題愈演愈烈，高校應及時更新科學技術水平加強計算機軟件管理，尤其是軟件的正確使用管理和維護，及時創新工作技術，對于出現失真問題的檔案文件及時核對修補保障網絡安全，在出現更大的損失前用最高效的處理方案，保證好財務檔案信息的真實性。

三、結語

通過對財務檔案信息失真問題的分析，嚴格按照“對癥下藥”的原則，制定出合理的解決方案。加強高校財務檔案信息的管理是影響未來發展的關鍵，不論是從業人員，還是管理層領導，都應更加重視檔案信息失真問題，嚴格按照國家相關法律，對濫用職權謀取私利的行為嚴加處理，加大懲罰力度，保證高校財務檔案信息的真實性。高校財務信息真實可引導推動社會更好更快的向前發展，保證市場經濟健康穩定發展。