新形勢下如何建立適合油田企業的電子檔案查詢系統

文/黑龍江省大慶市第七采油廠信息中心檔案室 趙妮娜

隨著油田企業信息化的不斷發展，辦公自動化、電子文件的出現，檔案信息的存貯、處理將以數字為主，檔案信息的收集和傳遞將以網絡為主，因此需要創建新型的檔案管理模式，即檔案信息化管理，合理開發利用檔案，為油田生產與管理提供準確信息。這就需要運用先進的計算機技術與網絡技術，將傳統的手工檔案管理模式全部應用信息化管理，提高檔案工作的信息化管理、電子檔案分類存儲、電子檔案的查閱功能，從而提高檔案的管理和查詢效率。

一、如何合理建立電子檔案查詢系統

以中國石油檔案管理系統框架為依托，以館藏檔案為基礎，通過建立電子檔案查詢系統，改變檔案傳統查、借閱模式，實現檔案數字化成果科學管理、高效利用、充分共享，為全廠員工提供優質高效檔案服務。

（一）創新檔案利用模式，方便員工網上查詢檔案信息。該系統為確保檔案信息的安全性，檔案服務器與遠程客戶端不是采用服務器共享文件的方式，而是采用流文件形式來傳送文件，在傳輸過程中，所有文件都3DES和RSA算法加密，在客戶端進行解密，有效防止了文件在傳輸中被竊聽、截取，保證檔案數據的安全。根據檔案類別及數字化成果特點，系統主要建立5個模塊：1.油田勘探開發檔案查閱模塊。整合了原有的前磁檔案查詢系統，并將完井數據、施工總結等單井數據導入數據庫，通過輸入標準井號，即可查詢相關信息。2.基建檔案查閱模塊。（1）實現了分級查詢功能。由管理員對不同的用戶進行權限分配，高級用戶可以通過檢索基建檔案名稱、存檔時間或是施工單位查詢到相關檔案，可以網上瀏覽基建圖紙，同時可以下載存儲；一般用戶僅可以進行查詢、閱覽，不支持下載服務。如一般用戶查詢到所需檔案，需下載，可提出借閱申請，填寫利用登記表，由檔案管理員審批同意后，方可網上下載。（2）實現了網上快速瀏覽大圖片功能。由于基建圖紙很大，因此每張掃描后的圖片都有上百兆，打開需要較長的時間。因此圖像壓縮格式采用TIFF CCITT_GROUP4(黑白二值)和LOSSLESS-JTIF格式，經過壓縮處理的圖片能極大減少存儲空間，大大減輕了遠程查詢對網絡帶寬的壓力，實現了圖片網上快速瀏覽功能。

（二）制定科學規范的管理制度，確保系統正常運行。建立應用效果良好的電子檔案查詢系統，必須要有科學、規范的管理制度作為保障，這樣才能確保檔案數據真實可靠，檔案查詢準確安全。檔案部門要根據實際情況建立一系列數字檔案建設制度，主要有6大類：一是電子文件的歸檔制度和管理制度，明確電子文件的歸檔范圍、格式、質量標準、責任制度等。二是檔案數字化掃描技術標準，確保其掃描后的電子件與原件一致。三是檔案數據的安全管理制度和保密制度，明確檔案數據的存儲方式、安全措施等。四是數字檔案的查詢制度及利用制度，明確檔案的借閱范圍和利用范圍等。五是數字檔案館的管理制度，明確檔案數據的入庫、監測、刪除等環節的操作制度。六是檔案數據網絡維護及硬件設備的維護制度。

（三）加強復合型知識培訓，為完善系統做好人力儲備。建立電子檔案查詢系統，不僅要熟悉檔案專業方面的知識、了解檔案管理工作流程，又要掌握計算機知識，對網絡技術有相關的認識，這就需要檔案部門從這兩方面不斷地發現、培養復合型的檔案人才，建立一個高素質能打硬仗的檔案專業團隊，為完善建立電子檔案查詢系統做好充足的人力資源儲備。

二、結論

通過建立適合油田企業發展的電子檔案查詢系統實現以下四方面內容：1.有效滿足用戶的各種需求。電子檔案查詢系統能夠給員工提供一個開放的信息環境，不僅包括傳統紙質檔案信息資源，還包括圖片、音頻、視頻等各類有價值的檔案信息，形成了一個豐富的多層面的綜合檔案信息資源庫，更有效的滿足廣大員工對檔案資源的需求。2.提高了檔案管理效率。信息化技術的應用使原來的檔案手工查找升級為計算機檢索，同時可以快速完成檔案數據分類、排序、統計等工作，極大提高了檔案管理效率。經過測試，查找一份油田開發類檔案由原來的18分鐘縮短為3分鐘，中心庫房盤點由原來的27天縮短為5天。3.實現了海量數據存儲。通過對紙質檔案進行數字化處理，實現了紙質檔案向電子檔案的轉變。隨著檔案數量逐年增多，對空間、環境的要求也越來越高，因此電子檔案的存儲優勢體現出來，只需極小空間即可存放大量的電子檔案數據。4.延長了紙質檔案壽命。傳統的紙質檔案對溫濕度要求很高，所以庫房管理一直是檔案管理的重要內容。檔案庫房溫濕度管理系統實現了對庫房溫濕度的實時監控，確保庫房溫濕度始終保持在最優區間，有效延長了紙質檔案的壽命。另外，紙質檔案的電子化變革，減少了紙質檔案的借閱，避免了由于大量借閱導致紙質檔案破損，從而也延長了紙質檔案壽命。