事業單位文書檔案管理信息電子化應用研究

文/廣州市道路養護中心南城養護所 張婧怡

一、事業單位文書檔案電子化的優勢

（一）有利于提高文書檔案管理效率。一般而言，事業單位目前實現了電子化的文書檔案管理方式，主要實現手段是：通過電子化手段如磁盤和硬盤等對文書檔案的相關信息進行收集，并將其磁盤化處理，后續可用電腦等直接對其進行閱覽、修改等各類操作，便于相關信息的快速分類和處理，同時方便相關人員對文書檔案的查找、查閱等。

（二）有利于提高文書檔案管理的安全性。在以前的傳統模式下，事業單位的文書檔案都是采用紙質材料保存的方式進行管理，而紙質材料極容易受到溫濕度等環境因素改變的影響，而導致質量受損。而使用電子化檔案管理模式，通過將紙質材料輸入到像磁盤或硬盤等電子化設備上，可以降低紙張的使用量，更重要的是可以更好地保證文書檔案的安全性。此外，傳統的紙質材料管理模式下，在檔案材料傳送過程中會經過多道手續，涉及多種人員，不但不利于其保存，更是加大了檔案信息泄露風險，造成檔案管理的不確定性。而電子化的文書檔案管理，避免了多余人員參與，并且檔案信息借助網絡技術及設備進行實時送達。

（三）網絡資源共享性。文書檔案從紙質化過渡到電子化管理的過程中，首先檔案管理者要運用計算機聯網技術創立一個單位內部的、具有資源共享功能的數據庫，并根據數據訪問權限分別創建公共和私密數據兩種數據訪問端口，然后根據文書檔案的具體屬性將其錄入到對應的數據終端，此后相關人員要對部門或其他關聯部門的文書檔案閱覽時，可直接通過計算機登錄審閱，同時，也可以通過數據庫進行傳輸文件，極大程度提高了事業單位文書檔案管理的效率。

二、事業單位文書檔案管理目前存在的問題

（一）檔案管理人員工作水平較低。從實踐看，事業單位所存的各類文書檔案對本單位的事業發展具有重要的參考價值，當領導層需要對某些情境進行決策判斷時，通常需要查閱以往的檔案記錄情況，以輔助其作出正確決策，最大化的降低決策風險。但實際情況是，檔案管理人員對于檔案管理的重要性缺乏認識，平時工作不夠主動，造成管理漏洞。

（二）檔案管理人員管理方式單一。現階段，大多數事業單位還是采用紙質化的文書檔案管理方式，而現實情況是，我國目前已全面步入互聯網大數據時代，事業單位隨著工作量的增加，日常工作中涉及的信息數據等日益增多，傳統模式下的檔案收集、歸檔等變得愈發困難，導致檔案管理人員工作量加大、出錯率增多。

（三）事業單位缺少完善的管理機制。檔案管理工作一直以來受重視程度不夠，大家的普遍印象是檔案管理就是一個收集資料、保存資料的枯燥、簡單工作，由于意識松懈，造成相關檔案數據難以及時歸集、保存，一些單位對檔案管理沒有明確的職責說明，經常導致檔案借閱中出現丟失等問題，導致檔案管理工作的隨意性很強。

三、事業單位文書檔案電子化未來的發展方向

（一）事業單位應加強文書檔案電子化的重視程度。事業單位從領導層到普通職員都應該意識到檔案管理工作的重要性，在這方面加大人力、資金等的投入，及時更新換代相關設備、技術等，積極推動檔案管理的電子化進程。

（二）加強檔案人員培訓力度。首先，增強檔案管理人員（主要是檔案室工作人員以及各部門負責檔案收集、整理的專業人員）專業技能，將檔案管理電子化所需要的專業技術、知識等宣貫給相關人員；通過培訓使得參與檔案管理的所有員工掌握必需的計算機操作技能、檔案電子化操作手法等等，提高其專業素養，加強其對檔案管理的重視。其次，明確崗位職責，建立電子化檔案管理模式下的員工考核機制。這是適應整個市場環境變化和檔案管理方式、方法創新要求的必備措施。最后，強化檔案管理人員樹立極強的安全意識。可以從三個方面入手：一是加強檔案數據庫的建設及專業分類，強調檔案訪問權限管理。二是對于一些過時的、陳舊的數據進行及時的清理、銷毀，保持檔案數據的權威性、實時性。三是注重文書檔案傳輸過程管理，在檔案傳輸前先通過病毒查殺等工具對個人電腦進行全力掃毒，保證文書檔案傳輸通道的安全，避免因惡意軟件或攻擊等造成檔案信息泄露或丟失。

（三）完善監督管理體制。首先，事業單位應重視檔案管理工作，將其列入單位年度工作目標責任中，同時注重檔案管理的規范性，可設立專門的監察小組監督日常的檔案管理工作。其次，監察小組明確責任，確保檔案管理的全流程均處于其監控之下。最后，提升檔案管理部門在事業單位中的地位，給予其所需的權力。這主要體現在：一是充分確保檔案管理部門向其他部門索要相關文書檔案進行核實、歸集、整理、錄入的權力。二是規范檔案借閱流程管理，相關部門要閱讀有關檔案文件，必須首先取得單位高層審批蓋章的申請文件，以提高檔案管理的安全性和規范化。三是相關部門借閱文件后，應按照要求及時歸還檔案文件，若逾期未還，檔案管理部門應及時追回，若檔案借閱過程中出現文件損毀、丟失或信息泄露等惡性事件，則有關借閱部門需承擔全責。