淺析秘書哲學對秘書事務處理的影響

文/暨南大學 包湘東

一、秘書哲學

（一）工作哲學。前國家主席楊尚昆曾指出：“秘書工作是一門綜合性學問，它的內涵很寬，包括了許多內容，需要總結和開拓。”作為領導的助手，秘書人員的工作情況會對于部門乃至整個組織工作的開展產生重要影響。因此，在工作中既要具備必要技能，如寫作技能、辦會技能等等，又要在工作當中多加思考，在遇到困難時運用一定的技巧或方法解決問題。一般來說，秘書的工作哲學在于既要用全面的眼光看問題，又要注重細節。前者指的是視野的高度與思維的廣度。秘書人員需要為領導的決策做輔助工作，那么在提供建議或開展工作中，就不能僅僅局限于自身，而是應當站在領導的角度看待問題，對組織的運轉情況做出整體思考并落實在行動上。而后者是因為秘書人員的工作內容繁雜，經常需要同時處理多項瑣碎事務。然而瑣碎并不意味著不重要，辦公室內無小事，任何一件小事的疏漏都有可能對工作的圓滿完成造成不良影響。因此，秘書人員對于工作哲學的把握至關重要。例如在大型會議的籌辦過程中，總體設計和細節確認都是必不可少的。只有深刻地把握秘書工作中的哲學，才能夠對工作的圓滿完成起到保障作用。

（二）處世哲學。辦公室作為承上啟下、連接內外、協調四方的樞紐，自然要與多方產生交集。秘書人員容易被視為領導的化身或組織的門面，因此在與人交往、溝通的過程中，只有展現出高素質高水準，才有利于領導乃至整個組織良好形象的樹立。如案例與他人溝通的準則。孔子曰：“君子有九思：視思明，聽思聰，色思溫，貌思恭，言思忠，事思敬，疑思問，忿思難，見得思義。”這對秘書當好參謀助手很有借鑒價值。“色思溫，貌思恭”，做到態度溫和、謙虛謹慎。良好的修養有助于秘書進行順暢的人際溝通和高質量的服務。秘書要服從領導的安排，尊重領導的意圖，維護領導權威，梳理領導形象。要注意自己的儀表舉止，給他人以良好形象。要堅持做到尊重他人、熱情親切，誠懇友善、辦事耐心。上述案例對于秘書的修養提出了總體要求，并指出秘書人員在人際溝通中能夠像《論語》中的君子一樣，從視、聽、色、貌、言、事、疑、忿、見九個方面注意個人言行，展現出良好的道德水平，可謂是秘書人員的處世哲學。

（三）修身哲學。《禮記·大學》中提到，若要有齊家、治國、平天下之才，一定要先修身。同樣地，秘書人員若要做好基本工作，為領導決策提供建議或數據情況支持，首先要修身。年輕干部人員的“窘境”：家庭與工作的平衡難題。在“無法無天”“無視勞動法，沒有星期天”的辦公室工作中，總有突發情況需要秘書人員立刻出馬解決。當家庭生活與辦公室工作出現沖突時，秘書人員“既要有修身齊家的情感，也要有治國平天下的志向”掌握平衡技巧，實現家庭與工作的雙贏。

二、秘書哲學的形成

秘書哲學的形成并不僅僅受單一要素的影響，而是由社會文化和工作要求兩個方面共同作用產生的。下面將對這兩方面展開論述，詳細分析秘書工作、處事、修身三方面哲學的形成過程。

（一）社會文化影響。在秘書哲學的形成過程中，來自外界的影響占據了十分重要的部分。此處的影響既指傳統文化和社會風氣對秘書行業的定義，也包括非秘書人士對秘書一職的固有觀念。前者是社會因素，后者是人文因素。因兩者內容和作用影響相似，故此處統稱為社會文化影響。社會和人文因素在無形之中都向秘書人員提出了一定要求，也促進了秘書在事務處理中哲學理念的形成。從傳統文化的角度而言，秘書相當于古代的“謀士”，即為領導決策提供輔助工作的人員。傳統文化對這一職位提出了很多要求，其中最深入人心的一點就是“忠君”，即“君要臣死，臣不得不死。”但這無疑是一種愚忠。秘書人員的處世哲學要求要向領導看齊，遵循秘書與領導的“雙線規律說”，在工作中貫徹領導的思維方式，學習領導的優點長處，為領導做好保密工作。但對于領導做出的錯誤判斷或決定，秘書人員也應當在了解具體情況的基礎之上，向領導提出有依據的建議，不能一味地聽從領導，應當適當貫徹主動性。秘書哲學還在一定程度上受到外界刻板印象的影響。對于秘書工作沒有深刻了解的人，往往將秘書人員定義為“花瓶”“傳聲筒”或“二把手”。有些人會將秘書的行為解讀為領導的行為，也有些人認為秘書缺乏必要的工作能力，只是裝點門面的花瓶而已，秘書的修身哲學也正是因為受到了刻板印象的影響。該影響要求秘書在待人接物中時刻注意自己的言行。個人的一舉一動都有可能會影響到外界對組織的印象，只有謹言慎行，提升個人素質和工作技能，才可以勝任這一職位。

（二）秘書工作內在要求。秘書工作內容包括“書、辦、謀、管”四個方面，這四方面內容從內在部分對于秘書哲學產生了深刻的影響。首先，“書”是秘書人員的基本技能。秘書人員只有具備過硬的文字功底，才可以有效地完成在秘書工作中占比很高的公文事務。“辦”包括辦文、辦會、辦事，要求秘書人員面對繁瑣的辦公室事務能夠分清輕重緩急，按順序妥帖完成。“謀”指的是參謀輔助工作，“管”包括時間管理、事務管理等等。上述工作要求秘書人員既要具備大局觀，又要注重細節；既要被動聽從領導安排，也要發揮主觀能動性。這些要求對于秘書提出了很高的要求，也在一定程度上形成了秘書事務處理的哲學。

三、秘書哲學對秘書事務處理的要求

在分析了秘書哲學形成的基礎之上，本章試圖從秘書必備素質——“同、中、時、效”四個方面，對秘書事務處理中應當貫徹的哲學理念進行論述。

（一）同步同頻，追靠領導是基礎。秘書應當在思維方式、價值觀念、行動方向等多個方面追靠領導，只有這樣，才能夠在工作中勝任領導助手這一職位，處理好各項秘書實務。1.秘書應當和領導站在同一行動方向。當領導指派任務時，秘書人員首先要明確領導的意圖，這是一項工作圓滿完成的良好開端。如果領導在交代工作時說得比較清晰，那么只要確認后進行開展即可；若領導并沒有詳細說明工作內容，只是受環境因素或個人習慣等影響說得較為簡單，那么秘書人員一方面應當根據領導的日常習慣或目前組織的運轉情況作出判斷，另一方面若無法確定時也應當與領導及時溝通，爭取在完全明確工作方向的基礎上做出行動。2.秘書應當與領導保持同一頻率。在工作當中，要將進度和成果及時匯報給領導，與領導保持溝通聯系。在思維方式和價值判斷中，也應當向領導看齊，多學習領導身上的閃光點，以求真正站在領導的視角思考問題，為領導決策提供有依據的建議。

（二）折中致和，溝通協調不主觀。中庸之道不僅僅是君子的智慧，也是秘書人員在工作過程中應當秉承的哲學理念。辦公室處在組織的樞紐位置，在上下級、部門之間的溝通中經常扮演著重要角色。在面對協調工作時，秘書應當遵循“中道”。秘書人員在溝通協調中的哲學在于從客觀角度出發，認真思考問題出現的原因或結點，進而采取行動。避免僅靠主觀判斷而從錯誤的出發點進行調節，使得矛盾越來越大。

（三）與時偕行，看準時機再行動。當時機來臨前，秘書要不斷努力，提升個人素質與能力；當時機來臨時，秘書人員要準確判斷，采取行動。機遇是留給有準備的人的，因此，對時機的正確把握尤為重要。與時偕行和與時俱進不同，后者要求要隨著時間的推移而前進，但前者是指隨著時機的變化采取行動，不僅僅是一直向前的，有時也要停滯甚至后退。歸結到秘書工作時，面對領導交辦的工作，秘書應當了解行動的時間，確定是立刻行動還是靜待時機。除此之外，還要對工作進度做出預計，在工作開展之時及時調整。這便是與時偕行之道。

（四）效率至上，工作質量是保障。效有許多含義，包括效果、效能、效率等等。對于秘書人員來說，“件件有回音，事事有結果”是工作中應當貫徹的宗旨。辦公室工作千頭萬緒，經常會有許多瑣碎的事情需要及時處理。這些事項往往不那么重要，但如果被忽略了，就會對部門甚至整個組織的運轉造成影響。因此，在處理繁復瑣碎的辦公室工作時，秘書人員要對于各項事務的輕重緩急程度做出判斷，要按照先后順序一件一件踏實完成。學會抓住主要矛盾，是秘書事務的哲學之一。對于重要或緊急的事項，或是領導十分重視的事項，秘書在處理之后一定要向領導匯報。倘若沒有回音，那么領導會視這項工作沒有完成，進而可能會影響到組織的其他安排或相關工作的開展。

四、結語

哲學是一門深奧且重要的學科。但對于秘書事務處理來說，具備必要的哲學素養是十分重要的。這不僅關系到工作的開展，也關系到秘書與外界交往是否順利。因此，本文對秘書事務處理中蘊含的哲學進行分析，在探討了其含義、形成過程之后，對于秘書工作也提出了“同步同頻，追靠領導是基礎；折中致和，溝通協調不主觀；與時偕行，看準時機再行動；效率至上，工作質量是保障”四點建議，希望秘書在哲學的幫助之下，能夠圓滿完成工作，做到“長袖善舞”。