聲像檔案管理編目問題研究

文/廣州市檔案發展中心（廣州市音像資料館） 陳健惠

習近平總書記在廣州永慶坊參觀時說道：“讓城市留下記憶，讓人們記住鄉愁。”我國已經進入了文化高速發展新時代，城市面貌、自然風光、人文民俗等無時無刻不在發生巨變，聲像檔案以其內容豐富、形象生動的特點，真實記錄著城市的歷史變遷，直觀展現了城市的歷史記憶和發展脈絡，對開展歷史研究提供了重要的史料依據，具有獨特的歷史文化價值。

一、面臨的難題

（一）缺少實用性強的參照標準。編目標準是開展編目工作的主要參考，在已經頒布的行業標準或國家標準中如《錄音錄像檔案數字化規范》（DA/T62-2017）、《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）、《錄音錄像類電子檔案元數據方案》（DA/T63-2017），均無涉及聲像檔案編目工作的相關內容。2017年開始實施的《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2016）新增了“業務系統與電子檔案管理系統”這一章，規定了電子檔案編目流程及檔號編制規范。標準過于簡單，并無規定編目層次和數據結構，若不進行有層次、有秩序的分類和著錄，會使描述信息雜亂無章，內容無法完全呈現，大量有價值的場景和鏡頭被淹沒在文件名中，降低檢索利用的準確率，延長找到準確信息的時間，加大鑒定和審查難度，在長期保存中轉換、備份、遷移的工作難以實現。

（二）聲像檔案數量龐大，編目系統不夠完善。聲像檔案的高速產出，生成了大量的原始素材，以廣州市檔案發展中心為例，自1988年成立以來，館內自行采集拍攝了大量的原始音像資料，其中有全市重要政務活動、重要會議、城市建設以及反映社會民風、民俗活動等音像資料，有在外購買、交換、捐贈的音像資料，總片目數2萬條以上，時長超過3萬小時。若不經過科學嚴謹的編目就進入媒資管理系統，其后果可能是需要利用某個場景或清理某些鏡頭時，耗費更多時間和資源去檢索，或再也找不到該資料，無法利用的檔案便失去了它的歷史研究價值。

（三）人員不足，缺乏專人專管機制。聲像檔案存在太多不同的載體形式，編目受上載時間、速度受限制，工序繁雜且工作強度大，參與編目的人員少且不固定；大多編目人員非檔案專業出身，沒有經過系統的檔案理論知識學習，檔案意識薄弱；絕大部分編目人員沒有受過專業訓練，專業性不強，導致著錄信息不完整、不規范、不詳細，需要利用時，難以檢索到相關片段和鏡頭；領導對編目重視程度不高，認為編目費力耗時，缺乏有效管理機制，許多編目人員身兼數職，需要整理同期聲、上載數據、管理片庫等，對編目工作要求不高，工作進展緩慢，效率低。

二、相關舉措

檔案發展中心聲像檔案編目工作所面臨的難題，需不斷創新舉措、多次試驗、交流討論，從編目細則、媒體資源管理、人才培養等方面入手，確保本中心的編目工作能夠順利開展，為今后檢索和利用提供便利。

（一）優化編目細則，制定適用的編目辦法。中華人民共和國廣播電影電視行業標準《廣播電視音像資料編目規范》（GY/T202.2-2007）確定了編目的基本元數據項、制定了統一廣播資料元數據的編目結構、層次及著錄項目，主要適用于廣播電視資料節目采編、制作、播出、存儲、交換、共享等環節的音像資料的編目?！吨醒腚娨暸_音像資料編目細則3.0版（試用稿）》結合了廣電行業節目制作播出的實際需要，從新聞、專題、影視劇、綜藝、體育、紀錄片、素材7個不同類型的音像資料編目出發，進行統一的規范化著錄，能夠直接應用于編目生產、數據審核、崗位培訓等各個環節。這是檔案發展中心目前參照的編目規范和細則，可以借鑒其中的編目數據層次、數據結構及其相互關系、編目原則、編目思路和流程，但不能生搬硬套，因為聲像檔案也具有檔案的性質，要保證檔案的客觀性、完整性和規范性。因此，在進行編目應遵循這幾個原則：1.客觀性原則。對聲像檔案數據文件的編目應科學、客觀，忠實紀錄數據文件中的音、視頻內容、字幕和各項其他信息，客觀準確反映主題內容、責任主體等，例如從基本的“關鍵詞”選詞上出發，如何標引“關鍵詞”是編目工作的一個重要環節，直接關系到后續檢索的便捷程度，選取“關鍵詞”要具有客觀性，應言簡意賅、詞義清晰，能表明主題內容的名詞術語，能反映主題內容的使用頻率高、為大眾熟知的詞語，不選取模棱兩可、抽象主觀的詞。2.完整性原則。聲像檔案數據的編目不僅要符合多角度、多層次檢索的實際需要，盡可能地從利用者的角度出發，充分考慮利用者的檢索特點，多增加交互渠道，為利用者提供多途徑的檢索方式，還應適應自身編目需求，制定完整、實用的編目細則，根據實際需求，本中心制定了一些細則作為補充，如讓編目人員設計相關元數據表格，采集人員需要在采訪完成后填寫著錄表，雙方及時進行查漏補缺，避免采集和編目之間脫節，確保著錄元數據的正確性和完整性。3.規范性原則。對聲像檔案數據文件的編目應嚴格按照編目層次劃分，確定編目層次結構的相互關系，在進行不同層次的編目時，應嚴格進行規范化操作，保持各層次數據之間邏輯關系的正確性，真實反映實際內容，不生編亂造。同時要對編目工作流程進行規范化管理，尤其是要建立“敏感事件”“敏感人物”資料庫，對出現的每個鏡頭都要做相應的標識，在需要采取相關處理時能夠第一時間發現某個敏感事件或人物的鏡頭，并做出相應處理，以免耗費更多的人力物力和時間再重新一一查找。

（二）建設媒資系統，完善編目子系統的應用。檔案發展中心的數字化信息管理系統是要建設成為一個媒體音像資料的內容管理平臺，實現資料上下載、素材挑選、編目、存儲管理、資料檢索的功能，以滿足對歷史及現實的具有保存價值的資料進行搜集、整理、存儲和再利用，編目是媒資系統的關鍵環節，它能夠將媒體資源依據其形式和內容分類、選擇和記錄，再按一定的方法及規則進行編制，提取、整理后形成目錄，方便后續利用。在上載數據信息后，要對如何著錄和分層做出判斷和規定。1.著錄信息。編目子系統應設置不同的工作崗位（一次編目、二次編目、編目審查等），按工作職責劃分，靈活方便地配置工作流程，方便管理，編目員領取工作任務后主要從以下五方面的內容進行著錄：（1）題名/主題。涉及視頻文件的正題名、并列正題名、副題名等。（2）描述。主要是關于視頻文件的內容描述、主題人物、事件發生日期等信息的介紹。（3）責任者。涉及視頻文件的責任者、聲道語種、字幕語種、節目類型等信息。（4）版權。視頻文件的版權問題。（5）碼流信息。視頻文件的詳細信息，如畫面寬高比、制式、字幕形式等。2.分層編目。按規定上載后的數據文件應分為四個層次：節目層、片段層、場景層、鏡頭層進行編目，節目層數據一般是一個完整的數據文件，是編目結構中最大的數據文件單元，一個節目層可以分解為若干個片段、場景、鏡頭等隸屬層次，從不同層次、多側面、多角度、全方位地著錄信息，根據聲像檔案不同的內容、形式和特點，采用規范化的編目標準，全面、深入和準確地揭示其內在的檢索信息，充分利用音像資料數據的四層結構特點，靈活切分數據層次，配置編目元素項，提煉主題信息。聲像檔案編目應從節目層開始著錄，根據實際需求按片段層、場景層、鏡頭層的層次隸屬關系逐層著錄，初級編目或以對編目數據的二次編目可跳過任意中間層次直接進行下一層的著錄。

（三）加強規范化管理，提高編目人員的專業素養。聲像檔案作為一種特殊的檔案載體，具有直觀、鮮活、生動和形象的特點，是檔案管理中的重要內容，具有藝術價值和參考憑證作用?？茖W有序的編目發展需要增強人員的檔案意識、建立一支專業人才隊伍和加強有效管理。1.增強編目人員的檔案意識，建立一支專業精干的編目人才隊伍。聲像檔案編目人員的工作要求更高一些，他們的綜合素質的高低直接影響到媒資編目的質量和檢索利用的效果，檔案意識薄弱和專業技術不過關都難以滿足當前聲像檔案編目的工作要求和標準。第一，應通過宣傳展覽、專題講座、職業崗位培訓等多種方式，加大檔案知識和法律法規的宣傳力度，學習《檔案概論》《檔案工作實務》等專業知識，了解檔案的基礎理論知識，提高編目人員對檔案的理解。第二，應加強對編目人員的技能性培養，系統地學習編目規范和細則，對各類專題、紀錄片、口述歷史等有一定的了解，要有一定的文字功底和文學素養，對提煉關鍵詞、描述內容、歸納總結等進行針對性培訓。第三，應將編目人員與采集人員進行整合，在采集的同時就要考慮到編目的需要，在編目時能及時補正缺漏信息，避免采集和編目之間的信息脫節，確保著錄元數據的齊全有效。2.加強有效管理，提高編目效率。面對日益嚴峻的編目問題，領導層需要增強意識，認識到編目的重要性，加強有效管理，提高編目效率，這就需要我們根據自身實際情況，制定與編目人員相關的規章制度，明確編目流程、工作范疇、工作量等，設定考核指標，并將考核結果作為個人評優評先的主要依據；配備專職人才，除了配有專職編目人員，還需要專職的聲像檔案編目的管理人員，指導和督促編目工作有序進行；給予編目人員充足的學習時間和空間，采取“走出去”模式，定期安排專業培訓，選派編目人員到專業的編目公司學習媒資編目，提高編目工作的效率和質量。

三、結語

要想實現“媒資”資源共享，服務社會，則聲像檔案編目尤為重要。收而不編資源無法得到有效利用和研究，資源的浪費不利于今后研究城市文化傳承和根脈延續。身為聲像檔案工作者的我們肩負著“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”的重要使命，我們要以高度的歷史責任感來保護和應用好它們。