新形態(tài)下做好事業(yè)單位文書檔案管理工作研究

文/廣東省海洋發(fā)展規(guī)劃研究中心 徐春紅

在社會不斷發(fā)展進步中，事業(yè)單位的影響力得以擴大，而事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)揮不可替代的作用，備受行業(yè)矚目。從內容上分析，文書檔案對事業(yè)單位日常工作情況進行了全面的收錄，為管理人員制定決策提供可靠性依據(jù)。文書檔案是事業(yè)單位無形資產，其管理工作需要以時代為方向，增強規(guī)范性，以便有效改善事業(yè)單位管理效果，促進資源合理配置，更加有效地發(fā)揮事業(yè)單位服務社會發(fā)展的功能。

一、正確認識文書檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)實價值

在事業(yè)單位管理工作中，文書檔案占據(jù)基礎性地位，是不容忽視與不可或缺的內容，強化整個單位各項事務的全面記錄，也是獲取單位信息的主要渠道，對管理層制定發(fā)展策略影響深遠。文書檔案為管理者制定科學合理的工作方案提供價值性信息，有利于工作效率的提高以及工作質量的增強。除此之外，從國家及檔案事業(yè)整體發(fā)展角度分析，文書檔案收錄的信息極具全面性與廣泛性，涉獵領域較多，強化對國家檔案的補充，為各行各業(yè)發(fā)展提供更加豐富與多元化的信息服務。

二、深入剖析新形態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作中的不足

（一）文書檔案管理工作尚未在全員范圍內引起重視，制約檔案價值的有效發(fā)揮。對于文書檔案管理工作而言，其很難在短時間內獲取經濟效益，即便成績突出，也無法以效益形式進行體現(xiàn)，這是造成文書檔案管理工作長期不受重視的根本原因。在事業(yè)單位管理層，文書檔案管理工作長期不受重視，很少給予關注，對檔案管理人員的培訓工作置之不理，整體管理模式處于滯后狀態(tài)。正是這種落后的思想使得文書檔案管理工作無法有序開展，很難得到相關部門的支持與配合，阻礙檔案資料的及時收集與歸檔，在根本上影響文書檔案對決策的支持作用，檔案價值無法發(fā)揮。

（二）文書檔案管理人員專業(yè)能力有限，綜合素養(yǎng)亟待提升。鑒于文書檔案管理工作被長期忽視，文書檔案管理人員管理水平較為落后，人員結構不合理，流動性較大，穩(wěn)定性不強，無法形成對本職工作的責任感，制約檔案管理的專業(yè)性。另外，文書檔案管理人員忽視自身素質的培養(yǎng)，專業(yè)能力停滯不前，尤其是面對全行業(yè)信息化建設，整體素養(yǎng)更顯不適合性，管理理念落后，對檔案信息化認識不到位，尚未掌握信息化管理手段，無法適應檔案管理發(fā)展的新形勢。

三、新形態(tài)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

（一）重視文書檔案管理人員的培訓與教育，提升整體管理水平。在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，管理人員處于主導地位，高素質的管理人員成為制約檔案管理工作的重要因素。因此，要重視提升管理人員自身素質，制定科學的選拔制度。另外，要積極開展繼續(xù)教育，組織專業(yè)化培訓，尤其重視電子檔案管理方面的教育，加快思維轉變，拓展與更新知識結構，積極學習先進信息技術，掌握操作技巧，更快適應信息時代檔案管理新模式，滿足時代新需求，堅持與時俱進。

（二）構建科學高效的文書檔案管理制度，提升管理的規(guī)范性。對于文書檔案管理工作，完善的管理制度是根本，是影響管理效果的重要因素，強化制度性保障作用的發(fā)揮。因此，要以事業(yè)單位發(fā)展實際為基礎，積極建立健全的檔案管理機制，力求高效性與合理性，增強檔案管理人員對文書檔案規(guī)范化管理的認識，保證責任劃分明確，職責清晰。另外，要重視激勵機制的構建，以便有效提升管理人員工作積極性與熱情，端正工作態(tài)度，以飽滿的激情投入新時期檔案管理實踐之中。

（三）加快文書檔案信息化建設，積極構建檔案信息管理平臺。在信息技術的影響下，事業(yè)單位文書檔案管理工作也積極參與其中，信息技術的優(yōu)勢滲透在管理行為中，以信息化建設為方向，加快檔案管理現(xiàn)代化進程。為此，要將計算機網絡技術的優(yōu)勢充分發(fā)揮在文書檔案管理實踐中。首先，以電子檔案為主導，加快紙質檔案向數(shù)字化檔案的轉變，結合實際，構建信息數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的完整性與可靠性。其次，以計算機技術為依托，提高檔案收集與整理的效率全面提升整體自動化應用水平。除此之外，要加快構建檔案信息網絡平臺，吸納更多檔案信息，為檔案利用與開發(fā)創(chuàng)造有利條件。

四、結束語

綜上，在信息飛速發(fā)展的時代，事業(yè)單位文書檔案管理工作與行業(yè)發(fā)展息息相關，事關整體管理水平的高低。新時代，文書檔案管理工作不同以往，面臨新背景，遇到新問題，對行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展影響巨大。因此，要以信息發(fā)展為依托，對文書檔案管理工作的現(xiàn)實意義進行深入分析，對面臨的新問題進行探討，形成有效應對策略，積極組建高素質管理團隊，依托科學管理制度，全面滲透信息技術優(yōu)勢，切實提升文書檔案管理水平，為事業(yè)單位長遠發(fā)展提供堅實的保障。