數字化檔案管理系統在醫院中的應用探討

文/山西省腫瘤醫院 李國琳

近年來隨著電子信息行業的不斷發展，整個社會的數字化飛速發展，取得了驕人的成績，國內各大型醫療機構為了滿足自己內部的管理需求，提高醫院檔案管理的效率和準確性，開始逐漸加大自己醫院對數字化電子信息檔案管理系統的使用。使整個醫療衛生行業能夠和快速發展的現代化社會相接軌，達到同步發展。數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用相對來說比較廣泛，極其容易受到其他許多方面的外部因素的影響，進而會影響到整個醫院檔案管理的進度，乃至整個醫院的經濟效益和社會效益。數字化檔案管理系統逐步將高效的電子信息數字化管理方法和醫院檔案信息管理本身融為一體，技術集約化程度越來越高，擁有數字化管理系統的醫院檔案管理也越來越成為發展主流。所以相關檔案管理單位對于數字化管理的重視程度愈來愈多，對于在數字化檔案管理過程中的一些問題和不足，結合相關醫療信息環境情況進行相應的分析處理，找到合理的解決辦法。在實際醫療檔案管理的改進和實施中不斷地完善和發展數字化檔案管理系統的水平，促進整個檔案管理行業的快速發展，服務于飛速發展的經濟社會。

一、數字化檔案管理系統的概況

近些年來，國內電子信息技術在飛速發展，與現代化社會共同進步。電子信息數字化技術為過去的舊式檔案管理提供技術支持，使整個檔案管理模式由傳統的手工管理模式轉變為數字化檔案管理模式，數字化的管理模式能夠使檔案信息更加清晰可見，這對于檔案管理繁雜的醫院檔案管理系統來說是一個福音。它是對過去方法的一種挑戰，同時也是利用先進科學技術的一種機遇。我國的電子信息化比較晚，所以無法與發達國家的現代化檔案管理模式相提并論，國內的檔案管理方法相對來說比較落后，發展緩慢，在數字化檔案管理的道路上還需慢慢探索，不斷地對數字化檔案管理系統進行改進和完善，才能加快數字一體化建設和管理。數字化的優點十分顯著，不論是在檔案的收集、統計、查閱、保管和轉移方面，還是資源的有效利用方面，都完全優于傳統的檔案管理模式和方法，可以說數字化檔案管理系統正引領未來的檔案管理時代。

二、我國醫院檔案管理的現狀

由于國內的數字化程度還不高，所以并沒有達到醫療行業檔案管理的數字化普及，現階段國內各種醫院實際上還是以傳統的檔案管理模式來進行檔案管理的，而且每個醫院的現實狀況不同，所以檔案管理系統也是千差萬別，參差不齊，沒有形成一個統一的人員管理配置方式。醫院里相關管理人員的專業素質并不太高，缺乏專業素養以及該有的管理技術，所以導致在醫院檔案管理的過程中，各種檔案胡亂擺放，管理雜亂，沒有起到檔案管理的作用效果，使用的管理方式不具備完整性和合理性。其次，過去的醫院沒有統一的檔案管理制度，制度的不完善導致醫療機構內部的各個科室部門沒有形成良好的溝通合作，部門與部門之間相互獨立，各自為營，由此導致的醫療材料的處理指標也截然不同，在檔案信息管理調用的時候就會出現部門之間的管理沖突，檔案管理效率低，資源重復利用，造成不必要的浪費。再者，與數字化的信息管理相比，傳統的檔案管理方式大多使用紙質類文檔材料，其只能涉及自己本身的一些管理信息，但是數字化管理系統還可以將顯示內容不斷地豐富，達到相互之間的聯通互通，形成一個大的管理環境，更加有利于未來醫院對于檔案管理的期望。

三、醫院數字化檔案管理系統的應用優勢

醫院本身就是一個信息繁多，各種信息交匯管理的地方，它的檔案需要合理地管理才能建立起一個完善的醫院信息體系，數字化的檔案管理可以在保存原材料的同時，備份和上傳病人及職員的檔案信息，防止因檔案原材料的丟失導致的檔案永久性遺失。

它還可以減少醫院在檔案管理過程中不必要的浪費，例如人力資源的浪費以及物料資源的浪費等。解放管理人員的勞動力，避免錯誤的管理操作導致的牽一發而動全身的整體連鎖反應，提高了工作人員的檔案管理效率。同時也使得各大醫療機構的信息達到了資源共享，滿足醫院的需要和社會發展的方向，并服務于整個人類社會。

四、數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用

數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中應用廣泛，不僅在醫院職員的人事管理中起著重要的作用，而且在病人病例檔案的信息統計管理中運用眾多。尤其一些機密數據的保存也用到了數字化檔案管理技術。