新時代加強醫院檔案管理研究

文/濟南市第一人民醫院 王茜

現代社會不斷發展的過程中，檔案管理工作也受到越來越多的重視，醫院作為重要的公共醫療衛生服務單位，對于工作實踐中產生的大量檔案文件，均需要采用合理、高效的方法管理。但是在實踐調查研究中發現，醫院的檔案管理工作中存在多種問題，嚴重降低檔案管理的效率，因而關于醫院檔案管理問題及其解決對策等均需要結合實際情況展開分析。

一、醫院檔案管理實踐中存在的相關問題

（一）管理機制不完善。檔案管理工作的實施主要是為了對醫院各項工作實踐中所產生的各種資料進行整理，使檔案得到合理的保管，為后續應用奠定基礎。但是醫院內部對于檔案管理工作沒有足夠的重視，對檔案管理的重要性也不了解，沒有針對檔案管理工作制定相關的管理體制，這就導致整個檔案管理工作的制度不完善，崗位劃分不明確，相關人員在檔案管理中的主要職責和任務也不夠明確，嚴重影響工作效率。

（二）管理方法落后。不同類型的檔案文件在實際的保管中，需要采用不同的管理方法，包括在管理實踐中要對各種類型文件合理的歸類和分管，但是在檔案管理中所應用的方法過于傳統、落后，也會大大降低檔案管理的質量。檔案管理人員使用單一化的落后管理方法，將檔案文件收集后，沒有核對內容信息，直接裝袋封存，對各個類型檔案文件也沒有分類整理，隨意歸置，不利于后面的資料查找。

（三）人員素質問題。醫院在檔案管理工作，沒有設置專門的檔案管理部門，也沒有任用專業的檔案管理人員對檔案資料進行保管，這就導致檔案管理工作難以高效、有序地開展下去。在一些醫院內部，檔案管理工作直接交給行政后勤部門的人員處理，這些工作人員沒有接觸過檔案管理工作，對檔案管理的專業知識和技術均不夠了解，因而在整理檔案的過程中，職業素養不夠，隨意性過大，甚至還可能造成檔案的丟失和損毀等。

二、醫院加強檔案管理的有效對策

（一）完善管理制度。現代醫院在經營管理的過程中，要重視內部管理工作，檔案管理是醫院管理實踐中的重要組成部分，通過檔案管理能夠保證重要資料不丟失，同時也能夠有效保存資料，為后續應用提供便利。為了促使醫院檔案管理工作得到有效的實施，醫院需要對檔案管理的相關制度予以完善和健全。在檔案管理制度中，要求相關人員要及時收集檔案資料，并對其分類整理，各個科室和檔案管理部門要隨時保持溝通、合理的關系，方便檔案管理人員核查檔案內容的正確性和完整性。在檔案管理制度中，要求對資料整理、內容核查、信息備注和質量驗收等流程合理安排，做到權責一致。

（二）開發升級軟件設備。醫院的檔案管理工作在具體的實施過程中，需要專業的檔案管理人員對各種文件資料進行收集和審查，在確認內容完整和真實的情況下，對其進行分類、歸檔，由此可見，檔案管理工作的流程較多，并且在不同的工作環節都會接觸大量的信息內容，工作繁瑣，完全的人工操作可能會產生信息差錯。為了提高檔案管理的高效性和準確性，醫院需要增加對檔案管理的資金和人力投入，購置先進的設備，開發并升級相關的軟件系統，在檔案管理工作中大力提倡使用信息技術，對原始的檔案信息進行備注，并將其掃描、錄入到檔案數據庫系統中。這種信息化的管理方式解放了人力，也提高了工作效率。

（三）加強人員培訓。檔案管理工作對于相關從業人員的專業素質和崗位水平方面等均有著較高的要求，在這種情況下，就需要醫院在人才聘用上，加大考核，對檔案管理人員的工作經歷和專業技術進行考察。聘用專業的檔案管理人員后，對其進行合理的崗位劃分和科學的工作安排，使其能夠提高自己的工作積極性和責任心。除此之外，為了保證檔案管理工作質量合格，醫院還要組織各種專業培訓活動，使檔案管理人員能夠掌握信息化的操作技術，熟悉計算機管理檔案的方法，另外，對于檔案管理人員還要進行必要的思想政治教育，使其能夠強化管理意識，在檔案管理的工作實踐中不斷約束和規范自身的言行舉止。

三、結束語

醫院在運營發展的過程中，日常事務較多，在教學、科研和診療等工作實踐中產生大量的檔案資料，將這些檔案資料有效地保管起來，能夠為后期的資料調查提供可靠依據。要想真正有效地提高醫院檔案管理的水平和質量，就要對檔案管理工作流程予以合理的規劃，建立并健全相關的管理制度，強化對檔案管理人員的專業培訓，使其在信息技術的輔助下，不斷改進檔案管理模式，全面提高檔案管理工作的有效性。